Menangani Masalah Konversi Data di Tabel MS Access

Jika, dengan berbagai macam pertimbangan, tipe data sebuah field yang telah berisi data di sebuah tabel database Access ingin dikonversi, maka kita akan menghadapi masalah berupa hilangnya sebagian atau seluruh data pada field itu, sebagai akibat konversi tipe data. Terlebih dahulu, kita harus memahami akibat dari konversi tipe data pada sebuah field yang telah berisi data:

• Konversi data ke AutoNumber: tidak bisa dilakukan Karena field dengan tipe data AutoNumber hanya bisa dibuat di sebuah field yang baru.
• Short Text ke Number, Currency, Date/Time, atau Yes/No: dalam banyak kasus, konversi dapat dilakukan tanpa merusak data yang ada. Nilai yang tidak sesuai akan dihilangkan secara otomatis. Sebagai contoh, sebuah field dengan tipe data Text berisi data “Jan 29, 2016” akan secara otomatis tersimpan saat dikonveris ke tipe data Date/Time. Jika field dengan tipe data Text berisi data “Jan 29, 2016” dikonversi ke tipe data Yes/No, nilainya akan dihapus.
• Long Text ke Short Text: konversi dapat dilakukan tanpa masalah. Jika data yang disimpan lebih panjang dari nilai yang ditentukan pada properti Field Size, maka data itu akan terpotong. Selanjutnya, data yang disimpan hanya sepanjang ukuran field size.
• Number ke Short Text: tidak ada masalah, nilai data yang berupa angka dikonversi ke tipe data Text dengan format General.
• Number ke Currency: angka hasil konversi mungkin tidak terlalu akurat, karena tipe data Currency menggunakan angka desimal yang telah diatur terlebih dulu.
• Date/Time ke Short Text: tidak ada masalah, hasil konversi akan ditampilkan ke tipe data Text dengan format General Date.
• Currency ke Short Text: tidak ada masalah, hasil konversi akan ditampilkan ke tipe data Text tanpa menggunakan symbol moneter.
• Currency ke Number: langsung dikonversi. Beberapa data mungkin terhapus atau hilang Karena nilai data Currency dikonversi sesuai dengan ukuran field pada tipe data Number. Sebagai misal, tipe data Currency dikonversi ke Long Integer akan mengakibatkan hasil konversi tidak mengikutsertakan angka decimal dibelakang koma.
• AutoNumber ke Short text: tidak ada masalah, kecuali  lebar (ukuran field) dari tipe data Text lebih kecil dari panjang angka pada AutoNumber. Bila ini terjadi, maka data angka yang bisa disimpan maksimum adalah sepanjang ukuran field dari tipe data text.
• AutoNumber ke Number: langsung dikonversi. Beberapa data mungkin akan terpotong atau hilang karena nilai data AutoNumber dikonversi sesuai dengan ukuran field. Sebagai contoh, data AutoNumber yang lebih besar dari 32.767 tak akan disimpan jika ukuran field dari tipe data yang baru adalah Integer.
• Yes/No ke Short Text:  langsung dikonversi tanpa masalah.
• Tipe data OLE Object tidak dapat dikonversi ke tipe data lainnya.

Sebelum melakukan konversi, lakukan back-up terlebih dahulu pada tabel yang ingin dikonversi. Jika perlu, back-up seluruh database agar bila terjadi masalah, kita dapat me-restore database back-up.

Umumnya, bila timbul masalah saat mengkonversi tipe data, Access akan menampilkan pesan peringatan yang menyatakan:

Some data may be lost.

The size of one or more fields has been changed to a shorter size. If data is lost, Validation Rule may be violated as a result. Do you want to continue anyway? (Yes/No)


Artinya kurang lebih: sebagian data  dalam field yang tipe datanya berubah mungkin akan hilang karena ukuran dari satu atau lebih field telah diubah menjadi lebih kecil. Jika data itu hilang, maka properti Validation Rule pada field itu tidak dipatuhi (dilanggar). Access kemudian menanyakan kepastian konversi yang akan dilakukan, apakah Yes atau No.

Nah, bila kita tidak yakin, adalah lebih baik membatalkan saja konversi tipe data yang akan dilakukan. Tetapi, bila kita telah memperhitungkan dengan matang, maka boleh saja kita melakukan konversi data.