Access Terapan

Pemrosesan secara real time dilakukan sesaat setelah transaksi selesai dijurnal. Dengan real time ini, setiap jurnal yang sudah dibuat oleh pengguna akan diverifikasi, disetujui, dan diproses oleh otoritas yang berwenang. Umumnya, si pembuat akan mencetak jurnal yang dibuatnya. Hasil cetakan itu kemudian dilampiri dengan dokumen pendukung dan diserahkan ke atasan yang berwenang untuk dimintakan persetujuan dan proses. Pada umumnya, transaksi yang berkaitan langsung dengan pembayaran atau pengeluaran kas menggunakan pemrosesan secara real time.

Pemrosesan secara batch adalah sekelompok transaksi yang dikumpulkan dalam jumlah tertentu, dalam periode waktu tertentu, dan kemudian diproses bersamaan. Proses transaksi secara batch dilakukan karena alasan efisiensi waktu. Jumlah jurnal transaksi yang banyak dengan pola jurnal yang seragam akan lebih efisien diproses secara batch. Proses ini bisa dilakukan secara harian, mingguan, atau bahkan bulanan, tergantung pada skala perusahaan. Biasanya, posting dilakukan secara batch jika transaksi sudah mencapai lebih dari 50.

Setelah melalu proses validasi oleh otoritas yang berwenang, jurnal transaksi kemudian diproses untuk dipindahkan dari jurnal transaksi temporer ke permanen. Tujuannya adalah untuk melindungi file dari segala bentuk perubahan. Dalam praktek secara umum, dokumen yang sudah divalidasi diberi tanda “disetujui oleh”, “diotorisasi oleh” atau tanda semacam itu beserta paraf atau tanda tangan pihak yang melakukannya. Hal yang sama juga berlaku untuk data yang sudah melewati proses penjurnalan.

Sebelum melangkah lebih jauh untuk membuat laporan atau print out dari jurnal transaksi temporer, kita harus membuat terlebih dahulu query yang bisa digunakan sebagai dasar pembuatan query, form, atau report yang berkaitan dengan jurnal transaksi temporer. Query ini merupakan gabungan dari tabel tblTempTrans Journal_Parent, tblTempTransJournal_Child, tblRekUtama, tblRekDerivatif1, tblRekDerivatif2, dan tblTipeJurnal, seperti terlihat pada Gambar 1 di bawah. Kecuali field yang diarsir warna merah, semua field pada masing-masing tabel dapat ditambahkan ke kotak Selected Fields di bagian bawah. Tambahkan beberapa field yang berisi formula sebagai berikut:

Pada dasarnya, modifikasi tombol Preview ini sama dengan modifikasi yang dilakukan pada posting dengan judul Dua Sumber Tabel yang Berbeda, Tetapi Satu Bentuk Laporan yang Sama. Perbedaan yang mendasar, Preview Report juga bisa dilakukan lewat menu. Gambar 1

Pada postingan dengan judul "Membuat Form dan Subform dengan Menggunakan Form Wizard", kita telah membuat form untuk jurnal transaksi temporer yang bentuknya masih jauh dari memadai.  Sekarang buka lagi desain form dari frmTempTransJournal_Parent. Kita akan memperbaiki satu per satu tampilan yang ada dalam form itu sehingga bentuknya seperti telihat pada Gambar 1. Nomor pada gambar itu menunjukkan perbaikan yang akan dilakukan.

Mencatat transaksi ke dalam jurnal merupakan pekerjaan seorang staf akuntansi yang paling penting. Dari sinilah, semua proses pembukuan berawal (book of original entry) yang diakhiri dengan pembuatan laporan keuangan. Jurnal merupakan catatan yang sistematis dan kronologis dari transaksi keuangan meliputi rekening-rekening yang akan didebit dan dikredit, jumlah rupiah, tanggal kejadian, dan deskripsi ringkas tentang transaksi tersebut.

Bila di bagian sebelumnya, kita sudah membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari satu form (satu tabel), yang sesuai dengan permintaan pengguna, maka pada bagian ini, kita akan membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari dua macam form (dua tabel). Seperti diketahui, tblRekDerivatif1 dan tblRekDerivatif2, kecuali nama field, kedua tabel itu memiliki properti yang sama, baik dari tipe data maupun dari field properties. Dengan kesamaan yang ada ini, kita bisa membuat satu macam report untuk dua sumber record (record source) yang berbeda. Penjelasannya seperti ini.

Ada kalanya pengguna ingin membaca report sesuai dengan keinginan. Tujuannya, supaya pengguna lebih fokus pada apa yang sedang dikerjakannya. Selain itu, bila report itu dicetak tidak membutuhkan kertas dalam jumlah yang banyak sehingga biaya alat tulis kantor bisa diirit. Pada bagian ini kita akan memodifikasi report yang telah dibuat agar bisa memenuhi permintaan pengguna, misalkan dengan menggunakan form dialog seperti tampak pada gambar berikut ini.

Tombol Report yang terletak di tab Create grup Roports dapat digunakan untuk membuat laporan sederhana dari suatu tabel atau query. Caranya sangat mudah. Arahkan mouse ke tabel yang laporannya ingin kita buat, sorotlah tabel itu, dan klik tombol Report. Selesai. Setelah selesai membuat laporan, kita dapat memodifikasi properti dari report atau field yang ada. Sebagai contoh, tabel tblRekUtama. Sorotlah tabel tblRekUtama, lalu klik tombol Report. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini (Layout view):

Form periode digunakan untuk memasukkan data yang berhubungan dengan periode akuntansi ke dalam tabel tblPeriode. Tidak seperti form Identitas Perusahaan yang hanya terdiri dari satu record dan dapat diedit sewaktu-waktu, form Periode dapat terdiri dari banyak record dan untuk melakukan pengeditan tidak boleh dilakukan sembarangan. Form Periode dilengkapi dengan pengecekan apakah data yang kita masukkan sudah valid atau belum. Bila data yang dimasukkan belum valid, maka data itu tidak akan tersimpan. Cara pembuatan form pada contoh ini sama dengan pada contoh postingan sebelumnya yang berjudul Memasukkan Data ke Tabel Menggunakan Class Module di Form Identitas Perusahaan , langkah 1 sampai dengan langkah 6, tetapi menggunakan field dan properti yang berkaitan dengan tblPeriode. Tampilan Design view dari form untuk yang bersumber dari tblPeriode adalah seperti gambar berikut ini.

Pada bagian ini kita akan memasukkan data dengan menggunakan kode VBA yang kita buat sendiri. Kita akan menggunakan tblIdentitasPerusahaan sebagai contohnya. Tabel ini hanya menyimpan satu record yang bisa kita edit sewaktu-waktu. Sorotlah tblIdentitasPerusahaan, lalu buatlah form melalui tab Create dan pilih Form pada grup Forms, lalu ubahlah tampilannya dalam Design view sehingga diperoleh hasil seperti gambar di bawah.

Nama tabel: tblTipeJurnal, nama form: frmTipeJurnal Tabel tipe jurnal digunakan untuk menunjukkan sumber dari mana suatu transaksi itu dicatat. Transaksi keuangan dalam sebuah organisasi selalu melibatkan berbagai macam departemen. Departemen HRD misalnya, bertanggung jawab atas pembayaran gaji buruh, karyawan tetap dan honorer. Mereka mempunyai perhitungan sendiri dalam mengalokasikan biaya yang terkait dengan ketenagakerjaan beserta Undang-undangnya. Pada prinsipnya, alokasi biaya itu bermuara ke Departemen Akunting sebagai tempat terakhir dalam proses pelaporan keuangan perusahaan.

Setelah mengetahui bagaimana membuat tabel dan mendesain form sederhana, langkah selanjutnya adalah membuat query dan report. Namun, sebelum ke langkah itu, kita harus memasukkan terlebih dahulu record ke dalam masing-masing tabel, terutama tabel master, melalui form yang telah dibuat. Untuk memasukkan record melalui form, kita harus memastikan bahwa tombol perintah seperti yang  telah dibuat di subbab sebelumnya telah terpasang dan berfungsi sempurna. Jika belum, baca kembali caranya di posting yang berjudul Mengaplikasikan Modul Global ke Form dan ikuti langkah-langkahnya di sana.  Jika sudah, maka kita akan mulai memasukkan data ke tabel melalui form. Pada postingan berikut ini, kita menautkan form ke sumber tabel, yaitu melalui properti Record Source pada form.

Aktivitas akuntansi dimulai dari pembuatan kode rekening. Kode rekening ini akan digunakan dalam pencatatan jurnal transaksi, pembuatan buku besar, neraca lajur sampai dengan diterbitkannya laporan keuangan. Aktivitas lainnya adalah membuat jurnal transaksi. Jurnal transaksi merupakan pusat dari seluruh aktivitas akuntansi, karena dari sinilah semua bentuk laporan dibuat. Jadi, kesalahan dalam pembuatan jurnal transaksi, baik dalam kode rekening, keterangan, jumlah kuantitas, referensi, maupun jumlah rupiah didebit atau dikredit bisa berakibat laporan keuangan menjadi salah interpretasi. Sofware akuntansi yang baik harus mempunyai kontrol terhadap pembuatan jurnal transaksi. Tentu saja, peran manusia adalah yang utama, karena sofware akuntansi hanya membantu memudahkan pekerjaan manusia menjadi lebih efisien dan efektif.

Sebuah sistem yang menggunakan hak akses pengguna selalu menampilkan nama atau identitas pengguna yang aktif di layar. Contohnya seperti gambar di bawah, yang diambil dari Form frmRekUtama,  di mana Administrator sedang aktif membuka form Daftar Kode Rekening - Rekening Utama. Kita dapat menampilkan user yang aktif dengan cara berikut ini:

Modul untuk mengelola pengguna berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk mengelola pengguna yang masuk ke dalam sistem. Seperti diketahui, hirarki sistem informasi manajemen ada tiga level, yaitu puncak, menengah, dan bawah. Masing-masing mempunyai hak akses yang melekat sesuai dengan levelnya. Level puncak tentu saja mempunyai hak akses terhadap sistem yang lebih lengkap daripada level di bawahnya. Level bawah mempunyai hak akses yang melekat sesuai dengan tugasnya, misalnya seseorang yang hanya bisa membuat jurnal, tentu saja tidak bisa memproses jurnal yang dibuatnya. Hanya otoritas yang berwenang, biasanya dengan level yang lebih tinggi dan menguasai bidangnya, yang bisa memproses jurnal itu. Level yang tinggi seperti manajer produksi dan pemasaran, karena tidak menguasai bidang akuntansi, tentu saja tidak berhak untuk memproses jurnal. Namun demikan, mereka berhak untuk mengakses laporan yang berkaitan dengan bagian atau departemen yang menjadi tanggung jawabnya.

Pada postingan sebelumnya, kita telah membuat form dalam bentuk yang paling sederhana dan belum mempunyai fitur yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat. Di sisi lain, kita telah membuat modul yang berisi fungsi yang dapat kita aktifkan setiap saat di mana pun obyek itu berada. Untuk diketahui, dengan mengaktifkan Use Control Wizard dan klik tombol Button (Form Control), Access dapat memandu kita membuat Wizard tombol perintah yang memiliki kode VBA seperti yang dibuat pada sebagian isi modul di postingan yang berjudul Membuat Modul Global di Access. Contohnya adalah tombol perintah untuk kembali ke awal, ke record sebelumnya, menambah record baru, ke record berikutnya, dan sebagainya.