Daftar Kode Rekening

Daftar kode rekening minimal berisi kode berikut nama rekening untuk mewakili rekening yang akan digunakan dalam pembuatan jurnal transaksi, buku besar, dan neraca lajur. Selain itu, daftar kode rekening juga berguna untuk:

1. Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang mungkin tidak bisa dikelola.
2. Sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan dari transaksi yang telah diproses.
3. Dapat mengidentifikasi transaksi dan rekening yang bersifat unik dalam sebuah file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Pada prakteknya, aktivitas yang terkait dengan daftar kode rekening banyak dilakukan oleh karyawan pada level klerikal atau staff level bawah. Pada level supervisor atau manajerial, daftar kode rekening juga penting, tetapi mereka jarang terlibat secara langsung pada aktivitas pencatatan jurnal transaksi seperti yang karyawan level bawah lakukan. Selain itu, pada level supervisor ke atas, karyawan mengerti sistem akuntansi dengan lebih mudah sehingga mereka mampu mengingat kode tanpa harus menggunakan sarana pendukung.

Daftar kode rekening yang dipakai dalam blog ini ada pada level detail, di mana staff di level bawah (klerikal) langsung berinteraksi dengan sistem. Pengelompokan dari masing-masing detail rekening dilakukan pada saat proses pelaporan keuangan. Supaya mudah dimengerti,  perhatikan contoh di bawah.

Grup Aktiva:

Subgrup 1: Aktiva Lancar

Subgrup 2: Kas dan Bank

Subgrup 3: Kas

Detail: Kas kantor pusat

Detail: Kas kecil

Subgrup 3: Bank

Detail: Bank A

Detail: Bank B

Detail: Bank C

Detail : Sertifikat deposito

Detail : Investasi dalam surat berharga

Grup Hutang:

Subgrup 1: Hutang Lancar

Detail: Hutang Dagang

Detail: Hutang Afiliasi

Pada contoh di atas, rekening level grup dan subgrup dipergunakan pada saat proses pelaporan keuangan, tidak digunakan untuk memasukkan jurnal transaksi. Jadi, yang dipergunakan untuk mencatat jurnal transaksi adalah rekening kas kantor pusat, kas kecil, bank A, bank B, bank C, sertifikat deposito, investasi dalam surat berharga, hutang dagang, dan hutang afiliasi.

Daftar Rekening Yang Ideal

Bentuk daftar rekening yang ideal tidak ada, tetapi berdasarkan pengalaman dan praktek, yang paling bagus adalah bila pengguna bisa membuat daftar kode rekening dengan memakai beberapa kolom, dengan masing-masing kolom mempunyai panjang karakter dua atau tiga, bisa alfabet, numeric, atau alfanumerik. Berapa jumlah kolom yang dibuat, hal ini tergantung kepada lini bisnis dan skala perusahaan. Untuk perusahaan dengan skala kecil, dua kolom sudah cukup, sedangkan untuk menengah ke atas, paling tidak dibutuhkan tiga kolom. Untuk mudahnya, kita ambil contoh sebagai berikut ini:

1. Kolom pertama: daftar rekening yang dipergunakan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan, sebut saja ini rekening utama.
2. Kolom kedua: daftar rekening yang merupakan turunan pertama, sebut saja rekening derivatif  1 (satu). Rekening derivatif 1 ini digunakan untuk pengelompokan struktur organisasi. Misalnya, departemen keuangan, HRD, produksi, dan sebagainya.
3. Kolom ketiga: daftar rekening yang merupakan turunan kedua, sebut saja rekening derivatif 2 (dua). Rekening derivatif 2 ini digunakan sebagai pusat laba atau pusat biaya. Misalnya, lini produk, proyek, dan sebagainya.

Sekarang, andaikan sebuah perusahaan mempunyai dua rekening utama (misalnya 01 dan 02), dua rekening derivatif 1 (misalnya departemen 01 dan departemen 02), serta dua rekening derivatif 2 (misalnya lini produk 01 dan lini produk 01). Maka dengan membuat kombinasi dari ketiga rekening itu, jumlah maksimum yang dapat dibuat adalah sebagai berikut:

Rekening Utama	Rekening Derivatif 1	Rekening Derivatif 2
01	01	01
01	01	02
01	02	01
01	02	02
02	01	01
02	01	02
02	02	01
02	02	02

Atau  2 x 2 x 2 =8

Pada prakteknya, sebuah perusahaan pasti mempunyai lebih dari dua rekening utama, lebih dari dua rekening derivatif 1, dan lebih dari dua rekening derivatif 2. Jadi, misalnya, sebuah perusahaan mempunyai 500 rekening utama, 15 rekening derivatif 1, dan lima rekening derivatif 2, maka kombinasi atau jumlah maksimum rekening yang dapat dibuat adalah sebesar: 500 x 15 x 5 atau 37.500 rekening! Seorang karyawan pada level bawah tentu tidak akan dapat mengingat semua kode rekening yang tersedia, apalagi dengan volume transaksi yang sedemikian besar dan beban kerja yang berat. Dengan memecah kode rekening menjadi tiga bagian atau kolom, maka dia hanya perlu mengingat rekening derivatif 1sebanyak 15 + rekening derivatif 2 sebanyak 5 atau total 20, sangat mudah untuk diingat. Untuk rekening utama yang berjumlah 500, bila dibuat dengan rapi, si karyawan yang bersangkutan juga tidak akan mengalami kesulitan dalam mengingat.