Pedoman Instalasi Aplikasi E-Document Sederhana Di Access

Aplikasi E-Document yang dibuat dengan menggunakan Access sebagai front-end dan SQL Server sebagai back-end mungkin sedikit membingungkan, terutama bagi mereka yang terbiasa menggunakan Access sebagai back-end.

Pada posting artikel yang berjudul Aplikasi E-Document Sederhana Menggunakan Access (Front-End) dan SQL Server (Back-End), kita telah membaca apa itu e-document dan contohnya di Access. Bagi pembaca yang tidak tahu cara menginstall aplikasi itu, berikut ini adalah langkah-langka instalasinya.

Langkah-langkah instalasi aplikasi front-end di Access:

Untuk dapat menggunakan aplikasi ini, di komputer, bisa lokal atau server, harus sudah ada SQL Server, minimal edisi Express. Pengguna juga sudah paham bagaimana mengatur SQL Server supaya berfungsi dengan sempurna.

Nama file: FE BE BLOB Access [Versi] SQL Server.accdc, merupakan file Pack and Sign dari MS Access. Ekstrak fie “FE BE BLOB Access [Versi] SQL Server.accdc” ke folder yang diinginkan. FE BE BLOB Access [Versi] SQL Server.accdc. [Versi]  adalah versi Access yang digunakan di komputer. Bila 2016, versinya 2016 64 bit. Bila, 2010 atau 2013, maka versinya 2010_2013 32 bit. Jadi pilih saja mana yang sesuai dengan komputer, apakah Access 2016 64 bit, 2010 32 bit, atau 2013 32 bit.

 

File yang diekstrak ber-ekstensi .accde. Nama file terserah, tetapi kita menggunakan default nama file FE “FE BLOB SQL Server.accde”. File inilah yang akan kita operasikan. Sebelum file terbuka, Access menampilkan peringatan keamanan dan menanyakan, apakah akan membuka file yang diekstrak atau membatalkannya. Tekan Open untuk membuka.

Saat dibuka pertama kalinya, Access melakukan pengaturan atas properti database file FE BLOB SQL Server.accde. Setelah itu akan muncul pemberitahuan “Silakan tutup dahulu database ini. Buka kembali setelah itu”. seperti di bawah ini:

Untuk itu, tutup lebih dahulu database yang ada. Setelah itu, buka lagi file “FE BLOB SQL Server.accde” untuk menjalankan instalasi koneksi ke database SQL Server.

Setelah dibuka kembali, tampilan database sudah berubah. Kita diminta untuk mengisi data yang diperlukan supaya dapat tersambung dengan database SQL Server. Di bawah ini adalah tampilan awal di mana form isian masih kosong.

Selanjutnya isikan data dengan rincian sebagai berikut:

Aplication Provider	SQLNCLI11
Data Source	nama server, nomor port TCP/IP, Nama Server adalah nama komputer yang ada dalam satu jaringan. Misalnya, pada contoh saya, Data Source adalah: Bambang,1433. Bambang adalah nama server, dann 1433 adalah nomor port TCP/IP.
SQL Server Driver	SQL Server
Network Library (optional)	DBMSSOCN
Integrated Security	SSPI *)
Trusted Connection	Yes *)
User Id	Masukkan nama user SQL Server Authentication *)
Password	Masukkan password dari User Id di atas.
Database Name	Masukkan nama database yang diinginkan
Administrator User	Masukkan nama user yang akan menjadi administrator dari front end
Administrator Password	Masukkan nama password dari Administrator User

 Catatan:

*) Pilih salah satu di antara Integrated Security, Trusted Connection Status, dan User Id. Jadi, bila:

• Integrated Security sudah diisi SSPI, maka Trusted Connection Status diisi No dan User Id (dan password yang menyertainya) dikosongkan.
• Trusted Connection Status sudah diisi Yes, maka Integrated Security dan User Id (dan password yang menyertainya) dikosongkan.
• User Id (dan password yang menyertainya) sudah diisi, maka Integrated Security dikosongkan dan Trusted Connection Status diisi No.

Pada halaman pertama, Connect to Server, lakukan Test Server Connection, untuk menguji apakah front end tersambung ke server tempat SQL Server berada. Bila ada pesan “Selamat, Koneksi dari MS Access ke Server bisa dilakukan”, seperti gambar di bawah, berarti front end sudah tersambukng ke server dari SQL Server.

Bila pesan di atas muncul, tekan OK untuk memakluminya. Setelah itu, tekan Next untuk proses pengaturan instalasi awal berikutnya.

Pada halaman Connect to Database, isikan nama database yang diinginkan di kotak Database Name. Pada contoh di bawah ini, kita menggunakan nama BLOB2020. Setelah itu, tekan tombol Create Database BLOB untuk membuat database BLOB2020 di SQL Server.

Bila database berhasil dibuat, front end menampilkan pesan “Database BLOB2020 sudah dibuat. Silakan lanjut ke proses berikut: Test Database Connection”. Test Database Connection dilakukan untuk memastikan bahwa selain tersambung ke server dari SQL Server, front end juga tersambung ke database yang ada di dalamnya.

Lakukan Test Database Connection dengan menekan tombol Test Database Connection untuk menguji koneksi dari front end ke database SQL Server sesuai dengan nama yang ada di kotak Database Name. Bila ada pesan “Selamat, Koneksi dari MS Access ke database SQL Server berhasil dilakukan. Tekan Next untuk proses berikutnya”, seperti gambar di bawah, berarti front end sudah tersambukng ke database SQL Server.

Tekan OK untuk memakluminya. Selanjutnya, pada halaman Create Database, isikan nama user dan password yang berperan sebagai administrator aplikasi front end. User ini digunakan untuk login ke aplikasi front end. Pada contoh gambar di bawah ini, kita bisa membuat nama user “admin”, dan passwordnya juga “admin”.

Bila sudah pasti dan tidak ada perubahan lagi, tekan Install BLOB untuk menginstall aplikasi front end. Bila instalasi berhasil, muncul pesan “Aplikasi sudah ter-install. Silakan login dengan user yang telah disediakan”, seperti di bawah ini:

Tekan OK untuk menutup pesan di atas. Setelah itu, muncul pesan “Tutup dulu aplikasi ini dan buka lagi untuk memastikan sistem berjalan sempurna. Silakan login dengan user yang telah disediakan”, seperti di bawah ini:

Dalam hal di atas, kita menggunakan user “admin” dan password “admin” sebagai user login. Aplikasi front end akan menutup dirinya (keluar dari Access). Bila sudah keluar, buka lagi file FE BLOB SQL Server.accde untuk mengoperasikannya. Jadi, setelah front end tersambung ke database SQL Server (BLOB2020), kita bisa mengisi data.

Selanjutnya, saat file FE BLOB SQL Server.accde dibuka, aplikasi front end menampilkan layar login. Isikan “admin” pada User Id dan Password, seperti pada gambar di atas, lalu tekan Login. Aplikasi front end menampilkan Menu Utama, seperti pada gambar di bawah ini.

Sampai di sini, proses instalasi awal sudah selesai. Akhirnya, kita bisa memasukkan data dari front end di Access ke back end di server database SQL Server. Pilih salah satu item menu di atas untuk memulai berkativitas.