Di blog Access Terapan, kita banyak menemukan berbagai macam contoh membuat
aplikasi sederhana front-end dan back-end. Kali ini, penulis akan memberikan
contoh lain aplikasi front-end dan back-end untuk mengelola e-document atau
dokumen elektronik dengan Access dan SQL Server.
E-document adalah dokumen elektronik yang dapat berupa
file program, gambar, database, dan berbagai macam bentuk file lainnya yang
disimpan dalam suatu cara yang sistematis sehingga pengguna bisa menyimpan,
memperbarui, dan melihatnya dengan mudah.
Video peraga di bawah ini menjelaskan secara singkat aplikasi e-document sederhana menggunakan Access dan SQL Server.
Berikut ini adalah aplikasi front-end di Access yang digunakan untuk
menyimpan, memperbarui, dan melihat dokumen elektronik.
Gambar di atas adalah tampilan form antar muka pengguna yg berfungsi untuk
menyimpan, memperbarui, atau melihat berbagai macam dokumen elektronik yang
disimpan di SQL Server. Bagian atas dari form (form header) berisi tombol
navigasi, dan lokasi file yang ingin diupload ke SQL Server.
Bagian tengah (form detail) mayoritas berisi control yang terkoneksi (via
connection string). Sifat koneksinya terputus (unbound control), tidak terikat
(bound) seperti kebanyakan aplikasi Access. Jadi, data ditampilkan hanya saat
dibutuhkan saja. Untuk diketahui, aplikasi ini tidak menyimpan data dan tabel
di Access. Semua data dan tabel tersimpan di SQL Server. Di Access, aplikasi
ini hanya menyimpan satu tabel yang berfungsi untuk melakukan koneksi dari
Access ke SQL Server. Itu saja. Ukuran file yang menjadi front-end pun relatif
kecil, sekitar 1,5 MB. Ada atau tidak ada data, ukuran file tetap sebesar itu.
Hal ini karena kita menyimpan data secara terpisah, di server database SQL
Server, bukan di Access (client/front-end). Dengan cara seperti ini, aplikasi
front-end menjadi terasa ringan.
Bagian bawah (form footer) berisi tombol perintah yang berguna untuk
menyimpan, menambah, menghapus, dan mencetak report.
Berikut ini adalah form yang menampilkan dokumen elektronik berupa file PDF.
Dari gambar di atas, kita bisa menyimpan berbagai macam informasi yang berguna
untuk pencarian dokumen, seperti nama file, ekstensi, ukuran, tanggal
pembuatan dokumen, dan yang paling informatif adalah metadata file. Metadata
file ini sangat lengkap, berbagai macam informasi tersimpan di metadata file
seperti tanggal pembuatan, nama komputer, tipe dokumen, nama drive, nama path,
nama alias dari dokumen eletronik, dan sebagainya. Bila dokumen itu berupa
file multi media, metadata bahkan bisa menampilkan durasi multi media. Jadi,
satu tipe dokumen dengan tipe dokumen yang lain mempunyai metadata yang
berbeda. Contohnya, file gambar di bawah ini:
Pada dokumen berupa gambar di atas, metadata berisi dimensi atau ukuran dari
gambar yang disimpan di SQL Server. Di metadata itu, terlihat ukuran
horizontal sepanjang 929 pixels dan ukuran vertical setinggi 681 pixels.
Untuk membuka dokumen yang tersimpan di SQL Server, caranya cukup mudah. Kita
hanya perlu menekan tombol Buka File di sisi kiri tengah dan dokumen akan
dibuka dengan menggunakan aplikasi yang sesuai. Jadi bila berupa gambar
seperti di atas, maka aplikasi yang sesuai default Windows bisa Windows Photo
Viewer, Adobe Photoshop, Hypersnap, dan lain sebagainya sesuai dengan
pengaturan default dokumen itu. Bila dokumen elektronik yang tersimpan
mempunyai ekstensi doc atau docx, kita bisa membukanya dengan aplikasi Word.
Bila berekstensi pdf, kita bisa membukanya dengan Adobe Acrobat Reader,
Distiller, atau PDF Reader lainnya. Demikian dan seterusnya.
Bila ingin melihat lebih rinci, kita bisa membuka report dengan cara menekan
tombol preview di bagian footer, sebelah kanan. Bentuk report dari form di
atas adalah seperti di bawah ini.
Gambar di atas adalah contoh report dari blobId 8, dokumen yang berupa gambar,
lengkap dengan berbagai macam atribut dan properti dokumen di dalamnya.
Bila ingin melihat dalam bentuk daftar dokumen, kita bisa menggunakan form
lain yang bernama Daftar Data Blob, seperti gambar di bawah ini.
Gambar di atas adalah contoh Daftar Data BLOB yang berisi berbagai macam tipe
dokumen, ada pdf, png, dan txt. Daftar ini menampilkan pencarian sesuai dengan
kriteria yang diinginkan. Selain itu, ada pajinasi (pagination) yang bisa
menampilkan daftar sejumlah halaman tertentu seperti yang diinginkan. Bila
disajikan dalam bentuk report, daftar di atas menjadi seperti di bawah ini.
Praktis ya? Tentu saja. Dengan manajemen dokumen yang terpusat dalam satu
database (single repository) semacam itu, kita bisa mengelola dengan cara yang
efisien dan efektif. Bayangkan bila satu dokumen transaksi disimpan dalam satu
database tunggal dalam sebuah server (di database SQL Server). Setiap user
dapat mengakses data yang sama tanpa ada perbedaan sama sekali. Selain itu,
seperti telah dijelaskan di awal, aplikasi front-end menjadi terasa ringan,
karena saat dibuka, aplikasi tidak menyertakan data yang tersimpan di server
database SQL Server. Data di server database SQL Server hanya akan dimuat saat
diperlukan.
Untuk apakah e-document itu? Banyak sekali gunanya. Tetapi, yang utama adalah
untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, yaitu supaya dokumen
tersimpan aman dalam satu single repository, di SQL Server. Dengan demikian
saat dokumen elektronik dibutuhkan segera, kita bisa mendownloadnya setiap
saat.
Aplikasi front end-ini bisa di download di Google Drive Access Terapan:
- Download file FE BE BLOB Access 2010_2013 32 SQL Server.zip untuk MS Access 2010 atau 2013 32 bit
-
Download file
FE BE BLOB Access 2016 64 SQL Server.zip
untuk MS Access 2016 64 bit
Untuk mendownload file di atas cukup mudah. Pembaca
hanya perlu mengikuti blog Access Terapan di Facebook dengan mem-follow
atau me-like FB page di https://www.facebook.com/AccessTerapan atau follow Google Blog Follower. Setelah itu kirim email ke admin yanto.e.subroto@gmail.com
untuk diikutsertakan menjadi anggota grup Access Terapan. Setelah itu,
sebagai tanda bukti keanggotaan, admin grup Access Terapan akan
mengirimkan email ke alamat yang dituju.
Pedoman instalasi aplikasi e-document dapat di baca di sini.
Bagi yang request download tapi tidak mem-follow Access Terapan seperti petunjuk di atas akan diabaikan.
Comments
Post a Comment