Access Terapan

Seperti telah diketahui, list box berguna meminimalkan kesalahan ketik saat kita hendak memasukkan data ke dalam sebuah tabel. Dengan mematikan properti Allow Value List Edits yang ada pada sebuah list box, pemasukkan data hanya bisa dilakukan dengan memilih, pengguna tidak diperkenankan untuk mengetikkan sesuatu.

List box membantu kita memasukkan data tanpa harus mengetikkan sesuatu berupa text, tetapi dengan menggunakan pilihan yang telah disediakan. Dengan list box, kesalahan ketik saat memasukkan data menjadi tidak ada karena kita hanya memilih opsi yang ada dalam daftar, tidak ada tempat yang digunakan untuk mengetikkan data.

Form periode digunakan untuk memasukkan data yang berhubungan dengan periode akuntansi ke dalam tabel tblPeriode. Tidak seperti form Identitas Perusahaan yang hanya terdiri dari satu record dan dapat diedit sewaktu-waktu, form Periode dapat terdiri dari banyak record dan untuk melakukan pengeditan tidak boleh dilakukan sembarangan. Form Periode dilengkapi dengan pengecekan apakah data yang kita masukkan sudah valid atau belum. Bila data yang dimasukkan belum valid, maka data itu tidak akan tersimpan. Cara pembuatan form pada contoh ini sama dengan pada contoh postingan sebelumnya yang berjudul Memasukkan Data ke Tabel Menggunakan Class Module di Form Identitas Perusahaan , langkah 1 sampai dengan langkah 6, tetapi menggunakan field dan properti yang berkaitan dengan tblPeriode. Tampilan Design view dari form untuk yang bersumber dari tblPeriode adalah seperti gambar berikut ini.

Pada bagian ini kita akan memasukkan data dengan menggunakan kode VBA yang kita buat sendiri. Kita akan menggunakan tblIdentitasPerusahaan sebagai contohnya. Tabel ini hanya menyimpan satu record yang bisa kita edit sewaktu-waktu. Sorotlah tblIdentitasPerusahaan, lalu buatlah form melalui tab Create dan pilih Form pada grup Forms, lalu ubahlah tampilannya dalam Design view sehingga diperoleh hasil seperti gambar di bawah.

Nama tabel: tblTipeJurnal, nama form: frmTipeJurnal Tabel tipe jurnal digunakan untuk menunjukkan sumber dari mana suatu transaksi itu dicatat. Transaksi keuangan dalam sebuah organisasi selalu melibatkan berbagai macam departemen. Departemen HRD misalnya, bertanggung jawab atas pembayaran gaji buruh, karyawan tetap dan honorer. Mereka mempunyai perhitungan sendiri dalam mengalokasikan biaya yang terkait dengan ketenagakerjaan beserta Undang-undangnya. Pada prinsipnya, alokasi biaya itu bermuara ke Departemen Akunting sebagai tempat terakhir dalam proses pelaporan keuangan perusahaan.

Setelah mengetahui bagaimana membuat tabel dan mendesain form sederhana, langkah selanjutnya adalah membuat query dan report. Namun, sebelum ke langkah itu, kita harus memasukkan terlebih dahulu record ke dalam masing-masing tabel, terutama tabel master, melalui form yang telah dibuat. Untuk memasukkan record melalui form, kita harus memastikan bahwa tombol perintah seperti yang  telah dibuat di subbab sebelumnya telah terpasang dan berfungsi sempurna. Jika belum, baca kembali caranya di posting yang berjudul Mengaplikasikan Modul Global ke Form dan ikuti langkah-langkahnya di sana.  Jika sudah, maka kita akan mulai memasukkan data ke tabel melalui form. Pada postingan berikut ini, kita menautkan form ke sumber tabel, yaitu melalui properti Record Source pada form.