Access Terapan

Pada beberapa posting terdahulu, kita telah menyinggung istilah path, namun belum dibahas lebih dalam apa itu path. Path dalam sebuah sistem file adalah urutan hirarki dari nama file atau folder yang menunjukkan dengan tepat, lokasi file atau folder itu berada. Pada dasarnya, path adalah alamat sebuah file atau folder.

Seperti telah dijelaskan di posting terdahulu yang berjudul Menampilkan Properti File dengan Menggunakan FileSystemObject di Access, sebuah file mempunyai atribut yang nilainya mempunyai tipe Bitmap, sama seperti tipe Bitmap pada atribut folder. Bitmap bukan merupakan format gambar seperti bitmap image, tetapi merupakan cara bagaimana data disimpan dan ditampilkan.

Setiap file mempunyai sejumlah properti yang berguna dalam pengaturan sistem file. Sebagai misal, properti Type akan menampilan jenis file berdasarkan ekstensinya, contoh: .docx adalah ekstensi untuk file MS Word, .accdb adalah ekstensi file untuk MS Access, .php adalah ekstensi file untuk PHP, dan sebagainya. Properti DateLastAccessed menunjukkan tanggal terakhir seseorang membuka sebuah file. Properti ini berguna untuk menentukan apakah file (terutama file untuk dokumen seperti MS word, Excel, Power Point, dsb.) yang tersimpan dalam Hard disk masih sering digunakan/dibuka atau tidak. Bila tidak, maka file yang jarang dibuka itu sebaiknya dipindahkan ke media penyimpanan yang lain, seperti CD. Dengan memindahkan file yang jarang dibuka tetapi masih dianggap penting, maka kita bisa sedikit mengosongkan Hard disk untuk menyimpan file lainnya.

Selain dihapus, sebuah file mungkin juga dipindahkan ke media penyimpanan yang lain. Tujuannya, untuk mengurangi beban media penyimpanan yang sedang dipakai. Umumnya, file yang sudah jarang dibuka tetapi masih dianggap penting disimpan dalam media penyimpanan lainnya seperti di CD atau pita magnetis lainnya. Selain mengurangi beban, memindahkan file juga membuat kapasitas media penyimpanan yang dipakai menjadi lebih banyak, sehingga proses memuat data juga akan berjalan lebih cepat.

Meng-copy file dari satu folder ke folder lain dalam satu komputer atau dari satu komputer ke komputer lain dalam sebuah jaringan adalah hal yang biasa kita lakukan saat kita berinteraksi dengan komputer. Bila sudah terbiasa menggunakan Windows Explorer untuk meng-copy file, maka ada baiknya kita mencoba membuat sendiri cara meng-copy file dengan menggunakan metode CopyFile yang disediakan FileSystemObject di Access.

Kemampuan FileSystemObject untuk menghapus file memungkinkan kita untuk membuat kode VBA di Access yang secara otomatis akan menghapus file yang sesuai dengan keinginan. Dengan menggunakan proses searching yang dilakukan melalui statement for each... next, maka kita dapat memilih kriteria file yang ingin dihapus secara serentak. Hal ini berbeda bila kita melakukannya melalui Windows Explorer yang tidak bisa menghapus file yang berada di beberapa folder secara serentak.

Mengelola file dengan FileSystemObject di MS Access pada intinya adalah mengelola file yang tersimpan dalam sistem file. Sebagai contoh, pada sistem operasi Windows, kita biasa membuka folder My Documents untuk melihat file dokumen apa saja yang berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari. Untuk melihat program yang terpasang di Windows, kita bisa membuka folder Program Files. Folder Program Files berisi file yang biasa digunakan untuk membuka aplikasi yang datanya tersimpan di My Documents, misalnya: file Excel dibuka dengan Excel.exe., dsb.

Folder, sama seperti objek lain pada FileSystemObject, juga mempunyai properti. Untuk melihat properti sebuah folder di Windows Explorer, kita bisa memilih sembarang folder, lalu klik mouse kanan untuk menampilkan menu shortcut dan pilih Properties di menu ini. Cara lainnya,  setelah memilih sembarang folder, kita bisa menekan menu File dan pilih Properties.

Bagi kita yang sering menggunakan Windows Explorer tentu sudah tidak asing lagi dengan perintah untuk meng-copy dan paste, memindahkan, menghapus, atau bahkan mengganti nama sebuah folder. Mungkin, tidak banyak orang yang tahu bahwa MS Access juga mempunyai kemampuan seperti itu. Pada posting kali ini, kita akan belajar bagaimana melakukan pengeditan seperti yang kita lakukan dengan Windows Explorer, terutama yang berkaitan dengan editing folder.

Pada posting terdahulu, kita sudah membuat program yang digunakan untuk mengelola disk drive dari sebuah komputer. Pada posting berikut ini kita akan membuat program yang digunakan untuk mengelola folder. Secara umum proses yang berlaku saat kita mengelola disk drive juga berlaku di folder, yaitu melakukan koneksi untuk mengakses folder yang ingin dibuka, mengecek apakah sebuah folder tersimpan dalam disk drive, serta merinci isi dari sebuah folder.

Di MS Access, kita bisa melakukan manajemen disk drive dengan menggunakan FileSystemObject. Disk drive adalah perangkat yang memungkinkan sebuah komputer untuk membaca atau menyimpan data ke dalam sebuah media penyimpan yang ada di dalam perangkat itu. Sebuah komputer paling tidak memiliki satu buah Hard Disk Drive (HDD) yang digunakan untuk menempatkan Operating System dalam mengelola perangkat keras dan lunak dari komputer itu. Selain HDD, sebuah komputer juga dilengkapi dengan sebuah CD/DVD drive yang digunakan untuk membaca atau menyimpan data dalam sebuah CD/DVD. Bila belum cukup, maka kita juga bisa menambahkan disk drive yang sifatnya portable/mobile, seperti portable HDD, CD/DVD drive, SD card, dan flash disk.