Access Terapan

Aplikasi E-Document yang dibuat dengan menggunakan Access sebagai front-end dan SQL Server sebagai back-end mungkin sedikit membingungkan, terutama bagi mereka yang terbiasa menggunakan Access sebagai back-end.

Di blog Access Terapan, kita banyak menemukan berbagai macam contoh membuat aplikasi sederhana front-end dan back-end. Kali ini, penulis akan memberikan contoh lain aplikasi front-end dan back-end untuk mengelola e-document atau dokumen elektronik dengan Access dan SQL Server.

Banyak yang menanyakan bagaimana cara mempercepat proses di Access. Umumnya, mereka menyatakan bahwa dengan semakin bertambahnya data, Access menjadi semakin berat untuk dimuat dan ditampilkan di layar komputer. Waktu yang dibutuhkan untuk memuat data menjadi terasa lama.

Ada berbagai macam cara (atau dalam istilah VBA di Access sering disebut metode) untuk menambah dan memperbaharui sebuah record. Secara umum, penggunaan VBA untuk menambah dan memperbaharui record dapat dilakukan dengan dua cara yaitu melalui pernyataan SQL dan recordset.

Fungsi berikut ini digunakan untuk menampilkan satu record dengan primary key tertentu sebagai kriterianya. Untuk menampilkan satu record, kita bisa membuat fungsi menampilkanSatuRecord seperti berikut ini.

Untuk memuat nilai default dari field yang ada di tabel database back-end ke control dari form di front-end, kita dapat membuat fungsi yang sederhana. Berikut ini adalah fungsinya.

Untuk mengetahui atau mengecek apakah sebuah form dalam keadaan terbuka, kita dapat membuat sebuah fungsi pada VBA Access.

Pada front-end yang database back-end benar-benar terpisah, kita tidak bisa memasukkan nilai primary key seperti layaknya menggunakan linked-table di Access. Saat menggunakan link-table di Acccess, Access langsung tahu seandainya kita memasukkan nilai primary key yang sama dengan nilai yang tersimpan di linke-table.

Pada berbagai macam query, kita pasti menemukan pernyataan SQL SELECT yang sangat umum. Pernyataan SELECT pada SQL digunakan untuk menampilkan nilai satu atau lebih field dalam sebuah tabel. Supaya nilai field yang ditampilkan sesuai dengan keingin, kita bisa menyaring pernyataan SELECT dengan kriteria tertentu.

Seperti diketahui, penulisan kriteria pada SQL di VBA mengikuti aturan main tertentu yang sesuai dengan SQL pada Access. Kriteria pada SQL digunakan untuk memerintahkan SQL (umumnya di server database) supaya menampilkan data sesuai dengan keinginan pengguna.

Sebagaimana diketahui, penulisan pernyataan SQL pada sebuah field dengan tipe data text di sebuah tabel harus dituliskan di antara tanda petik tunggal (' '), misalnya:'Jakarta','111', 'Kalimalang', dan sebagainya. Untuk field dengan tipe data Date/Time di sebuah SQL harus dituliskan di antara tanda pagar (# #), misalnya: #9/9/17# (sembilan September 2017). Sedangkan Untuk field dengan tipe data Number di sebuah SQL dituliskan tanpa menggunakan tanda apa pun, baik tanda petik tunggal maupun tanda pagar.

Pada lingkungan local computer atau komputer yang berdiri sendiri, pengaturan properti control di form yang berkaitan dengan sebuah field di tabel di Access mungkin tidak menimbulkan masalah yang berarti. Hal ini terjadi karena programmer Access akan dengan mudah menyusun kode VBA tanpa mempertimbangkan aspek yang berkaitan dengan database back-end.

Kita dapat membuat sebuah fungsi untuk mengecek apakah ada tabel tertentu dalam database Access. Paling tidak, ada dua fungsi yang dapat dibuat untuk mengecek keberadaan tabel di database Access, satu untuk database eksternal dan satu lagi untuk database yang sedang aktif (current database).

Dalam sebuah aplikasi database yang disusun dengan menggunakan VBA dan menggunakan database back-end yang tidak selalu terbuka, kita harus memastikan terlebih dahulu, apakah database back-end itu dalam posisi sudah dibuka atau tidak. Untuk memastikannya, kita dapat membuat fungsi yang digunakan untuk mengecek sebuah database yang terbuka.

Di lingkungan front-end dan back-end, kita hampir tidak pernah membuat tabel atau query di database Access yang dijalankan sebagai aplikasi yang sedang dibuka (di current database). Database Access yang dijalankan sebagai aplikasi yang sedang terbuka, dalam pengertian ini dinamakan database front-end, jarang digunakan untuk menyimpan tabel atau query yang sifatnya permanen. Dalam banyak hal, tabel atau query yang disimpan di front-end sifatnya temporer, karena kelak, bila tidak dibutuhkan, mereka akan dihapus.

Pada situasi tertentu, saat membuka database front-end, kita mungkin menggunakan record source sebuah form yang terhubung ke database back-end. MS Access memang menyediakan tabel yang bisa terhubung (linked table) yang dapat digunakan sebagai record source sebuah form. Masalahnya, tabel itu dalam keadaan terlihat di Navigation Pane.

Pada aplikasi database yang menggunakan back-end dan front-end, sebagai pengembang database, kita harus bisa menemukan cara bagaimana menghemat bandwith dan membuat lancar trafik jaringan. Ada banyak cara digunakan, salah satunya adalah dengan membuka dan menutup database back-end, melalui aplikasi yang ada di front-end.

Posting kali ini menjelaskan bagaimana membuat fungsi untuk membuka database di MS Access. Fungsi ini melibatkan metode yang sudah umum digunakan di VBA, yaitu OpenDatabase. Membuka database, terutama digunakan untuk menghubungkan ke tabel dan query, adalah proses yang pertama kali dilakukan saat mengakses database.

Selain menggunakan Data Access Object (DAO), sebuah string koneksi ke database Access bisa juga dilakukan dengan menggunakan ActiveX Data Object (ADO). Pada koneksi yang menggunakan ADO, kita harus mendefinisikan setidaknya empat konstanta. Keempat konstanta itu adalah:

Pada aplikasi Access untuk server dan client tanpa menggunakan linked table, kita harus membuat koneksi dari komputer client ke komputer server agar data dari server dapat dikirim ke client. Untuk menentukan koneksi database Access itu, kita bisa membuat fungsi sendiri yang disimpan dalam aplikasi Access di komputer client. Dengan demikian, bila aplikasi Access di client dikonversi ke accde, koneksi dapat dilakukan dengan aman. Kita dapat memberi nama fungsi itu, misalnya cariDbsConString seperti akan dijelaskan berikut ini.