Access Terapan

Pada situasi tertentu, selain nama field tabel, seorang admin terkadang ingin mengetahui properti dari field yang ada di sebuah tabel. Field sebuah tabel, selain nama field itu sendiri, terdiri dari banyak properti. Jika membuka desain tabel, maka kita akan mengetahui ada banyak properti field tabel itu. Properti field misalnya, tipe data (apakah text, number, date/time, dsb.), deskripis, ukuran (size), default value, validation rule, dan sebagainya.

Jajaran manajemen perusahaan biasanya ingin mengetahui prestasi di divisi, departemen, atau bahkan pada level yang lebih rendah, seksi (misal seksi gudang, seksi dapur, dsb), yaitu dengan mengukur seberapa baiknya mereka mengendalikan biaya yang ada di bawah tanggung jawab masing-masing departemen. Dalam praktek, kemampuan suatu bagian untuk mengendalikan biaya ini disebut dengan cost responsibility, atau pertanggungjawaban biaya. Sedangkan laporan yang dipakai, tentu saja bernama cost responsibilty report. Laporan ini berisi rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap departemen dalam satu periode waktu. Umumnya, periode yang digunakan adalah bulan. Sebagai pembanding, perusahaan bisa menggunakan biaya yang disusun sesuai dengan anggaran periode yang berlaku, atau dengan membandingkan biaya bulan tertentu pada periode berjalan dengan biaya bulan tertentu pada periode yang lalu, dan sebagainya.

Secara umum, budget ditampilkan dalam bentuk trend yang terdiri dari kolom kode rekening beserta nama, setelah itu berturut-turut adalah jumlah budget tiap bulan dengan disertai jumlah total budget. Namun untuk menampilkan bentuk laporan yang berupa trend di Access tidaklah sesederhana itu karena laporan yang disediakan sifatnya statis, sedangkan budget yang kita buat sifatnya dinamis. Untuk menyiasati hal itu, maka kita perlu melakukan semacam manipulasi data sehingga Access bisa menampilkan laporan budget yang dinamis, sesuai dengan keinginan kita.

Data budget disimpan di dalam tabel tblBudget. Tabel ini bisa diisikan melalui single form sebagai default view-nya. Mengenai pembuatan form ini, kita bisa menggunakan cara seperti telah dibahas pada posting yang berkaitan dengan cara membuat form, baik itu melalui wizard atau manual dengan menggunakan blank form. Setelah selesai dibuat, kita dapat menyimpan form budget dengan nama frmBudget seperti pada Gambar 1.

Budget adalah rencana kerja yang disusun untuk satu periode waktu. Dalam pengertian keuangan, rencana kerja itu ditransformasikan dalam satuan moneter. Seperti kita ketahui, aktivitas operasi sebuah perusahaan itu bisa dihitung dengan berapa unit produk yang dihasilkan oleh bagian produksi, jumlah sumber daya manusia yang dipekerjakan menurut hitungan bagian personalia, berapa kebutuhan alat tulis kantor menurut bagian umum, dan sebagainya. Masing-masing dari bagian itu mempunyai budget kuantitas sendiri-sendiri yang satu dengan yang lain mungkin berbeda. Tetapi, sebagai bagian dari entitas perusahaan, mereka semua harus menggunakan satuan ukuran budget yang bisa diterima oleh semua pihak, yaitu satuan moneter, misalnya rupiah, dolar, euro, dan sebagainya.