Access Terapan

Ekstensi .accde adalah ekstensi file database Access yang sudah dikompilasi. Bila selama proses pembuatan sofware akuntansi, kita menggunakan file dengan ekstensi .accdb, maka setelah sistem selesai dibuat dan siap untuk diimplementasikan, untuk alasan keamanan data, kita harus membuat kompilasi file dari .accdb ke .accde. Jika file Access dengan ekstensi .accdb berisi form, report, macro, dan kode VBA yang bisa diedit, maka dengan mengkompilasi menjadi .accde, form, report, macro, dan kode VBA akan terlindungi dan tidak bisa dimodifikasi oleh pengguna. Untuk mengkompilasi file menjadi .accde, lakukan cara berikut ini:

Pada sebuah file yang mempunyai kode VBA atau Macro, sebelum file itu terbuka, Access akan selalu menampilkan pesan peringatan keamanan yang tertulis: Security Warning Certain content in the database has been disabled Disamping kanan tanda peringatan ada tombol perintah Options. Access, secara default, akan mematikan database yang mengandung kode VBA atau Macro. Access tidak akan mampu mendeteksi apakah kode VBA atau Macro yang ada di dalam database itu berbahaya atau tidak. Hanya pengguna database itulah yang tahu. Bila membuka file yang telah dibuat ini secara berulang kali, hal ini akan mengganggu kita. Jika pengguna mengetahui bahwa kode VBA atau Macro itu dibuat oleh sumber atau orang yang bisa diandalkan, maka dia bisa memilih opsi Enable this content, seperti pada Gambar 1.

Pengguna yang ingin melakukan aktivitas di dalam sistem harus login ke dalam dengan memasukkan identitas dan password. Identitas dan password ini kemudian dicek terlebih dahulu di daftar pengguna yang ada di dalam tblAdminPengguna. Bila keduanya cocok, maka pengguna dapat masuk ke dalam dan melakukan aktivitas sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.

Preferensi sistem adalah bagian yang hanya bisa diakses oleh adminstrator, fungsinya untuk melakukan pengaturan dan membuat preferensi sistem yang kita inginkan sebagai default. Pengelolaan ini bersifat khusus dan hanya bisa diaplikasikan pada sistem yang kita buat. Membuat form yang digunakan untuk mengatur sistem cukup mudah. Dengan menggunakan tabel tblSistemPref sebagai record source, kita dapat membuat form melalui tombol Forms, Form Wizard, atau Blank Form seperti telah dijelaskan posting yang lalu. Design view form ini tampak seperti pada Gambar 1.

Adakalanya, karena satu dan lain hal, seperti misalnya kemampuan membuat jenis report yang terbatas, bentuk format tidak seperti yang diinginkan, informasi yang diperoleh tidak optimal, dan sebagainya, kita ingin mengolah data dengan menggunakan aplikasi spreadsheet semacam Excel. Dengan Excel, bentuk report yang memanjang ke kanan akan lebih mudah dicetak sesuai dengan keinginan, karena spreadsheet itu menyediakan fasilitas colum to repeat at left, sehingga kolom disebelah kiri bisa dicetak ulang di halaman berikutnya, mirip seperti row to repeat at top atau header di Access yang mencetak ulang bagian atas di setiap halaman kertas.

Seperti halnya laporan budget yang umumnya berbentuk trend bulanan, kita juga bisa membuat laporan trend aktual bulanan, baik untuk laporan yang hanya menampilkan rekening utama saja, atau laporan yang menampilkan rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2.

Jajaran manajemen perusahaan biasanya ingin mengetahui prestasi di divisi, departemen, atau bahkan pada level yang lebih rendah, seksi (misal seksi gudang, seksi dapur, dsb), yaitu dengan mengukur seberapa baiknya mereka mengendalikan biaya yang ada di bawah tanggung jawab masing-masing departemen. Dalam praktek, kemampuan suatu bagian untuk mengendalikan biaya ini disebut dengan cost responsibility, atau pertanggungjawaban biaya. Sedangkan laporan yang dipakai, tentu saja bernama cost responsibilty report. Laporan ini berisi rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap departemen dalam satu periode waktu. Umumnya, periode yang digunakan adalah bulan. Sebagai pembanding, perusahaan bisa menggunakan biaya yang disusun sesuai dengan anggaran periode yang berlaku, atau dengan membandingkan biaya bulan tertentu pada periode berjalan dengan biaya bulan tertentu pada periode yang lalu, dan sebagainya.

Secara umum, budget ditampilkan dalam bentuk trend yang terdiri dari kolom kode rekening beserta nama, setelah itu berturut-turut adalah jumlah budget tiap bulan dengan disertai jumlah total budget. Namun untuk menampilkan bentuk laporan yang berupa trend di Access tidaklah sesederhana itu karena laporan yang disediakan sifatnya statis, sedangkan budget yang kita buat sifatnya dinamis. Untuk menyiasati hal itu, maka kita perlu melakukan semacam manipulasi data sehingga Access bisa menampilkan laporan budget yang dinamis, sesuai dengan keinginan kita.

Data budget disimpan di dalam tabel tblBudget. Tabel ini bisa diisikan melalui single form sebagai default view-nya. Mengenai pembuatan form ini, kita bisa menggunakan cara seperti telah dibahas pada posting yang berkaitan dengan cara membuat form, baik itu melalui wizard atau manual dengan menggunakan blank form. Setelah selesai dibuat, kita dapat menyimpan form budget dengan nama frmBudget seperti pada Gambar 1.

Budget adalah rencana kerja yang disusun untuk satu periode waktu. Dalam pengertian keuangan, rencana kerja itu ditransformasikan dalam satuan moneter. Seperti kita ketahui, aktivitas operasi sebuah perusahaan itu bisa dihitung dengan berapa unit produk yang dihasilkan oleh bagian produksi, jumlah sumber daya manusia yang dipekerjakan menurut hitungan bagian personalia, berapa kebutuhan alat tulis kantor menurut bagian umum, dan sebagainya. Masing-masing dari bagian itu mempunyai budget kuantitas sendiri-sendiri yang satu dengan yang lain mungkin berbeda. Tetapi, sebagai bagian dari entitas perusahaan, mereka semua harus menggunakan satuan ukuran budget yang bisa diterima oleh semua pihak, yaitu satuan moneter, misalnya rupiah, dolar, euro, dan sebagainya.

Jurnal penutup adalah jurnal yang digunakan untuk memindahkan semua saldo yang ada pada rekening pendapatan dan biaya ke suatu rekening yang disebut rekening ringkasan pendapatan (income summary account). Jurnal penutup ini hanya dilakukan pada saat akhir periode akuntansi, yaitu untuk menutup periode akuntansi berjalan dan memulai periode akuntansi yang baru atau berikutnya.

Bentuk laporan neraca lajur yang kita susun mengikuti bentuk form. Jadi misalnya laporan neraca lajur lengkap bentuknya sama seperti form neraca lajur lengkap. Demikian pula dengan bentuk ringkas neraca lajur. Perbedaannya, di laporan, kita bisa membuat grup sesuai dengan keinginan. Pada bagian ini, kita akan membuat neraca lajur yang menggunakan grup kode rekening. Ikuti cara pembuatan neraca lajur dengan bentuk lengkap di bawah ini.

Pada dasarnya, membuat form neraca lajur sama dengan form buku besar. Perbedaannya terletak pada bagian subform, sedangakan kriteria yang dimasukkan dalam form neraca lajur sama dengan kriteria dalam buku besar. Jadi, kita dapat membuat Blank Form dan mengkopi kriteria yang ada di buku besar ke Blank Form itu seperti tampak pada Gambar 1. Setelah itu, pada combo box sdKodeRek ubahlah properti Row Source= SELECT KodeRek, NamaRek FROM tblRekUtama WHERE KodeRek>=[Forms] ![frmNeracaLajur]![drKodeRek]; . Beberapa nama kontrol lainnya yang juga perlu diubah adalah: FrameBukuBesar, SubformBukuBesar, ReportBukuBesar, dan PrintBukuBesar. Ubahlah “BukuBesar” menjadi “NeracaLajur” pada nama-nama kontrol itu agar relevan dengan nama form. Agar form nampak nyaman dilihat, hilangkan properti Record Selectors dan Record Navigations (isikan No pada kedua properti itu).

Neraca lajur adalah daftar yang berisi rekening dan jumlah saldo dari rekening itu pada periode waktu tertentu. Umumnya, neraca lajur dibuat setiap akhir periode akuntansi. Rekening yang ada di neraca lajur diurutkan sesuai dengan rekening yang ada di buku besar, yaitu saldo debit berada di sisi kiri dan saldo kredit berada di sisi kanan. Total debit dan kredit harus sama. Pada sebagian sofware akuntansi yang terkomputerisasi, kadang kala saldo debit dinyatakan dengan angka positif (tanpa tanda +) sedangkan saldo kredit dinyatakan dengan angka negatif (dengan tanda -). Dengan demikian, total harus bersaldo nol untuk menunjukkan total debit dan kredit mempunyai jumlah yang sama.

Pada posting sebelum ini, bentuk buku besar yang ditampilkan ada dua macam, yaitu bentuk lengkap dan bentuk ringkas atau simple. Bentuk lengkap, laporan buku besar mempunyai Group header yang terdiri dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2. Selain itu, bentuk lengkap juga mempunyai footer yang isinya adalah penjumlahan total dari debit dan kredit dari Group header serta saldo akhirnya. Laporan buku besar bentuk lengkap biasanya digunakan untuk mengetahui rincian transaksi dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2 yang telah digabungkan menjadi satu kesatuan rekening. Jadi misalnya, biaya gaji departemen operasional dapat dinyatakan dengan kode 601.310.000 atau bila ada alokasi proyek Astra International akan menjadi 601.310.A00, demikian dan seterusnya. Ketiga kode rekening yang digabungkan itu akan membentuk buku besar dengan kode rekening yang baru yang lebih rinci, seperti telah dijelaskan di posting yang berjudul Daftar Kode Rekening .

Seperti sudah dijelaskan di posting sebelumnya, buku besar yang kita buat sebenarnya berasal dari jurnal transaksi permanen. Dengan menggunakan query qryPermTransJurnal seperti di subbab sebelumnya, buku besar dalam bentuk apa pun yang kita inginkan dapat dihasilkan. Dari query inilah, kita kemudian mengurutkan transaksi berdasarkan kode rekening dan kronologi.

Jurnal transaksi permanen, seperti sudah dijelaskan di bab yang terdahulu, adalah tempat untuk menyimpan jurnal transaksi yang sudah tidak bisa diedit maupun dihapus. Kita dapat membuat form melalui tab Create lalu pilih salah satu cara dari grup Forms. Tetapi, cara paling mudah dan tidak membutuhkan waktu lama untuk menata ulang adalah dengan meng-copy form jurnal transaksi temporer untuk kemudian mengubah berbagai macam properti hasil copy-an itu. Lebih detailnya, ikutilah langkah-langkah di bawah ini:

Agar sebuah form bisa dibuka sesuai dengan pengaturan ijin yang telah kita buat, maka kita harus menambahkan fungsi tertentu ke dalam form. Fungsi itu digunakan untuk mengaktifkan ijin akses yang dimiliki oleh pengguna terhadap sebuah form yang akan dibuka. Untuk mengecek apakah seorang pengguna mempunyai ijin untuk membuka sebuah form, tambahkan fungsi IjinDitolak yang ada pada mdlPengguna ke setiap form yang akan dibuka. Syntax penulisan fungsi IjinDitolak adalah sebagai berikut:

Dengan menggunakan tools yang dimiliki Access, kita bisa membuat menu sendiri. Perangkat yang digunakan untuk membuat menu pada Access itu bernama Switchboard Manager. Dengan Switchboard Manager, kita bisa mengatur tampilan form, report, modul, macro yang akan dieksekusi. Pada bagian ini, kita tidak akan membahas menu yang dibuat melalui switchboard manager. Kita akan membuat menu sendiri yang proses eksekusinya disesuaikan dengan hak akses dari pengguna.

Kali ini, kita akan membuat form dengan tblMenus sebagai record source. Tampilan Design view tampak seperti Gambar 1, sedangkan tampilan dalam bentuk Form view ada di Gambar 2 sebelah kanan. Simpanlah form itu dengan nama frmMenuPengaturan. Selanjutnya, hilangkan properti Record Selectors dan Navigation Buttons agar form lebih enak dilihat.

Agar bekerja sesuai dengan apa yang kita inginkan, maka sofware akuntansi yang kita buat harus dikelola dengan benar. Sebagai sebuah sistem, maka kita perlu seorang adminstrator yang mengerti akan fungsi keseluruhan sofware akuntansi ini. Pengaturan ini meliputi bagaimanan seorang pengguna harus login, hak akses pengguna pada form dan report, melakukan aktivitas tertentu, dan sebagainya.