Access Terapan

Setelah membuat tabel pengaturan sistem, kita harus membuat modul, terutama modul standar yang digunakan untuk mengelola pengaturan sistem. Modul yang kita buat akan memudahkan penulisan program saat menampilkan, memperbaharui, dan menyimpan data yang berkaitan dengan pengaturan sistem.

Pada lingkungan local computer atau komputer yang berdiri sendiri, pengaturan properti control di form yang berkaitan dengan sebuah field di tabel di Access mungkin tidak menimbulkan masalah yang berarti. Hal ini terjadi karena programmer Access akan dengan mudah menyusun kode VBA tanpa mempertimbangkan aspek yang berkaitan dengan database back-end.

Di MS Access, bila kita membuat form dengan menggunakan sebuah tabel atau query sebagai record sourcenya, maka properti field yang terkait langsung dengan control yang ada di form akan diikutsertakan pada control yang terkait dengan field itu.

Satu keunikan tipe data number dengan properti field size Decimal pada MS Access adalah adanya properti Precison dan Scale. kedua properti ini tidak ditemukan pada tipe data number dengan field size yang lain, seperti Integer, Long Integer, Byte, dan sebagainya.

Tipe data atau data type adalah properti terpenting sebuah field. Properti tipe data menentukan jenis data macam apakah yang harus disimpan pada sebuah field dalam sebuah tabel. Selain itu, tipe data juga menentukan cara penyajian data dalam sebuah report.

Kita dapat membuat fungsi sendiri yang digunakan untuk membuka sekumpulan recordset. Sekumpulan recordset itu mungkin bisa berasal dari sebuah tabel atau query yang dibentuk dari satu atau beberapa tabel sekaligus.

Meskipun fungsi jalankanActionQuery cukup memadai untuk menjalankan semua tipe action query, kita dapat membuat fungsi yang lebih spesifik untuk menjalankan action query tipe delete atau yang biasa disebut delete query ini. Seperti diketahui, delete query adalah tipe action query yang digunakan untuk menghapus record.

Kita dapat membuat sebuah fungsi untuk mengecek apakah ada tabel tertentu dalam database Access. Paling tidak, ada dua fungsi yang dapat dibuat untuk mengecek keberadaan tabel di database Access, satu untuk database eksternal dan satu lagi untuk database yang sedang aktif (current database).

Di MS Access, action query adalah query yang mengubah data atau menyalin data. Action query berbeda dengan select query yang menghasilkan sekumpulan record. Dengan menggunakan action query, kita dapat menambah, menghapus, dan memperbaharui record dalam sebuah tabel. Selain itu, kita juga dapat membuat sebuah tabel.

Dalam sebuah aplikasi database yang disusun dengan menggunakan VBA dan menggunakan database back-end yang tidak selalu terbuka, kita harus memastikan terlebih dahulu, apakah database back-end itu dalam posisi sudah dibuka atau tidak. Untuk memastikannya, kita dapat membuat fungsi yang digunakan untuk mengecek sebuah database yang terbuka.

Di lingkungan front-end dan back-end, kita hampir tidak pernah membuat tabel atau query di database Access yang dijalankan sebagai aplikasi yang sedang dibuka (di current database). Database Access yang dijalankan sebagai aplikasi yang sedang terbuka, dalam pengertian ini dinamakan database front-end, jarang digunakan untuk menyimpan tabel atau query yang sifatnya permanen. Dalam banyak hal, tabel atau query yang disimpan di front-end sifatnya temporer, karena kelak, bila tidak dibutuhkan, mereka akan dihapus.

Pada situasi tertentu, saat membuka database front-end, kita mungkin menggunakan record source sebuah form yang terhubung ke database back-end. MS Access memang menyediakan tabel yang bisa terhubung (linked table) yang dapat digunakan sebagai record source sebuah form. Masalahnya, tabel itu dalam keadaan terlihat di Navigation Pane.

Pada aplikasi database yang menggunakan back-end dan front-end, sebagai pengembang database, kita harus bisa menemukan cara bagaimana menghemat bandwith dan membuat lancar trafik jaringan. Ada banyak cara digunakan, salah satunya adalah dengan membuka dan menutup database back-end, melalui aplikasi yang ada di front-end.

Posting kali ini menjelaskan bagaimana membuat fungsi untuk membuka database di MS Access. Fungsi ini melibatkan metode yang sudah umum digunakan di VBA, yaitu OpenDatabase. Membuka database, terutama digunakan untuk menghubungkan ke tabel dan query, adalah proses yang pertama kali dilakukan saat mengakses database.

Selain menggunakan Data Access Object (DAO), sebuah string koneksi ke database Access bisa juga dilakukan dengan menggunakan ActiveX Data Object (ADO). Pada koneksi yang menggunakan ADO, kita harus mendefinisikan setidaknya empat konstanta. Keempat konstanta itu adalah:

Pada aplikasi Access untuk server dan client tanpa menggunakan linked table, kita harus membuat koneksi dari komputer client ke komputer server agar data dari server dapat dikirim ke client. Untuk menentukan koneksi database Access itu, kita bisa membuat fungsi sendiri yang disimpan dalam aplikasi Access di komputer client. Dengan demikian, bila aplikasi Access di client dikonversi ke accde, koneksi dapat dilakukan dengan aman. Kita dapat memberi nama fungsi itu, misalnya cariDbsConString seperti akan dijelaskan berikut ini.

Pada aplikasi Access untuk server dan client tanpa menggunakan linked table, kita harus menentukan lokasi database di komputer server agar komputer client dapat melakukan koneksi ke database itu. Untuk menemukan lokasi database Access itu, kita bisa membuat fungsi sendiri yang disimpan dalam aplikasi Access di komputer client. Dengan demikian, bila aplikasi Access di client dikonversi ke accde, koneksi dapat dilakukan dengan aman.

Urutan event procedure untuk form atau report di MS Access mempunyai urutan tertentu. Bila kita melakukan sesuatu kegiatan, seperti memindahkan kursor dari satu control (misal: mengisi text box) ke control yang lain (misal: text box, list box, atau button) , dapat memicu beberapa event yang berbeda. Event ini terjadi menurut urutan tertentu. Urutan event ini perlu dipahami, karena akan mempengaruhi bagaimana dan kapan suatu macro atau kode VBA harus dieksekusi. Misalnya, apa yang harus dilakukan bila: sebuah form mulai dibuka, sebuah control baru saja berubah dan di-update, dan sebagainya.

Setiap form dalam database mempunyai class module yang menyimpan semua kode yang hanya bisa digunakan di form itu saja. Untuk membuka class module sebuah form, terlebih dahulu kita harus membuka sebuah form dalam format Design view atau dengan membuat form baru. Biasanya, kita ingin mengaitkan kode yang kita buat itu dengan sebuah object atau event.

TempVars adalah sebuah objek yang bertindak seperti sebuah variabel temporer dalam visual basic application. Tempvars diperkenalkan sejak Access 2007, dan berfungsi untuk menyimpan variabel global di dalam sebuah lingkungan yang stabil. Bagi para pemrogram VBA Access, keberadaan TempVars sangat membantu mereka menyusun dan mengeksekusi program.