Access Terapan

Ada banyak sekali tabel yang dibuat dalam sebuah paket sistem informasi. Umumnya, dalam sebuah sistem informasi, tabel-tabel itu, satu dengan yang lain saling berkaitan atau saling berelasi. Pembuatan relasi antar tabel dalam sebuah database sangatlah penting.

Relasi one-to-one sangat jarang diaplikasikan pada sebuah database, karena melanggar prinsip normalisasi. Secara prinsip normalisasi, tabel yang berisi data yang menjelaskan entitas tunggal tidak boleh dipecah. Namun demikian, ada kasus tertentu di mana kita harus memecah tabel yang berisi data yang menjelaskan entitas tunggal itu. Umumnya, bila berisi hal-hal yang konfidensial, sebuah tabel akan dipisah menjadi dua, satu tabel bersifat umum dan terbuka, satu tabel lagi bersifat rahasia.

Saat membuat relasi antar dua tabel, Access menampilkan kotak dialog Edit Relationship. Dalam kotak dialog itu, kita diminta untuk mengatur beberapa hal. Selain itu, sisi sebelah kanan dari kotak dialog Edit Relationships mempunyai empat tombol.

Pada relasi many-to-many, setiap record yang berada di kedua tabel dapat terhubung dengan satu, banyak, atau bahkan tak ada record di tabel lainnya. Untuk merelasikan kedua tabel, kita harus membuat tabel ketiga yang dinamakan junction table. Tabel ketiga ini harus berisi field yang menjadi primary key dari tabel pertama dan kedua.

Integrity rules adalah peraturan yang dijalankan saat Access ingin mengperbarui, menghapus, dan melakukan operasi pada record dalam tabel yang mengikuti peraturan ini. Secara prinsip, database relasional mendefinisikan beberapa peraturan yang ditujukan untuk menjalankan keterpaduan antar tabel secara referensial atau disebut juga referential integrity. Artinya, tabel yang mempunyai relasi dengan tabel lain harus disinkronisasikan. Access mempunyai peraturan tersendiri yang dijalankan dengan menggunakan ACE Database Engine.

Setelah membuat tabel yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah membuat relasi antar tabel. Relasi database atau database relationship adalah sarana yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel dalam database Access. Bila relasi database itu selesai dibuat, maka kita akan dapat mendesain form, report, dan query.  Tujuan merancang relasi database ini adalah untuk menghindari duplikasi data pada saat proses pemuatan, sehingga data dapat ditampilkan dengan cepat oleh Access.