Membuat Table Relationship Untuk Sistem Informasi Kepegawaian

Ada banyak sekali tabel yang dibuat dalam sebuah paket sistem informasi. Umumnya, dalam sebuah sistem informasi, tabel-tabel itu, satu dengan yang lain saling berkaitan atau saling berelasi. Pembuatan relasi antar tabel dalam sebuah database sangatlah penting.

Relationship memberikan kepada kita, gambaran dunia nyata dari berbagai macam dokumen yang disimpan dalam berbagai macam tabel di dalamnya.

Cara membuat Relationships di Access:

1. Bila berada di contextual tab Table Tools – Design, klik tombol Relationships.
2. Bila berada di tab utama, kllik Database Tools lalu klik tombol Relationships.
3. Relasi antar dua tabel dibuat dengan menaruh dua tabel yang akan dihubungkan ke dalam kotak area Relationships. Setelah itu, tarik (drag) field dari satu tabel ke field lain yang ada di tabel lain.
4. Tambahkan tabel lain ke dalam kotak relationship bila ingin membuat relasi dengan tabel yan lain.

Bila semua relasi antar tabel sudah terbentuk, maka kita dapat memperkirakan laporan apa saja yang dihasilkan.

Gambar di atas adalah contoh table relationships untuk Sistem Informasi Kepegawaian. Seperti telihat di gambar atas, tblBioData merupakan tabel yang paling penting karena hampir semua tabel dalam gambar relationship di atas selalu berelasi dengan tabel ini. Ada yang berelasi one-to-many, one-to-one, dan many-to-many.

Berikut ini adalah tabel-tabel yang ada di dalam kotak area kerja Relationships:

1. Tabel tblBioData, merupakan tabel utama dan menjadi pusat aktivitas kepegawaian
2. Tabel tblHubunganKeluarga, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan many di tabel ini).
3. Tabel tblPendidikan, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan many di tabel ini).
4. Tabel tblOrganisasi, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan many di tabel ini).
5. Tabel tblPengalamanKerja, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan many di tabel ini).
6. Tabel tblPelatihanSeminar, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan many di tabel ini).
7. Tabel tblGaji, berelasi one-to-one dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan one di tabel ini).
8. Tabel tblSlipGaji, berelasi one-to-many dengan tabel tblGaji (one di tabel tblGaji dan many di tabel ini).
9. Tabel tblPTKP, berelasi one-to-one dengan tabel tblBioData (one di tabel ini dan many di tabel tblBioData).
10. Tabel tblBahasa, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel tblBioData dan many di tabel ini).
11. Tabel tblKehadiranSlave, merupakan join table dari relasi many-to-many antara tabel tblBioData dan tblKehadiranMaster
12. Tabel tblKehadiranMaster, berelasi one-to-many dengan tabel tblKehadiranSlave (one di tabel ini dan many di tabel tblKehadiranSlave)
13. Tabel tblBPJSSkema, berelasi one-to-many dengan tabel tblBioData (one di tabel ini dan many di tabel tblBioData).
14. Tabel tblSlip1721A1, berelasi one-to-one dengan tabel tblSlipGaji (one di tabel tblSlipGaji dan many di tabel ini)

Adapun apa itu relasi one-to-one, one-to-many, many-to-many, cara membuat relasi dapat dibaca di artikel yang berjudul Membuat Relasi Database, Memahami Referential Integrity Saat Membuat Relasi di Access, dan Menentukan Tipe Join pada Relasi Antar Tabel di Access.

Selain tabel-tabel di atas, ada banyak tabel yang dapat dibuat dan direlasikan dengan tabel tblBioData, terutama tabel yang berkaitan dengan transaksi seperti:

1. Tabel yang berisi surat keputusan seorang pegawai untuk menjalani masa magang/trial/probation selama periode waktu tertentu,
2. Tabel yang berisi surat keputusan pengangkatan seorang pegawai dari masa magang/trial/probation menjadi pegawai tetap,
3. Tabel yang berisi kegiatan pelatihan yang telah dilakukan,
4. Tabel yang berisi surat peringatan,
5. dan lain-lain.

Dengan merelasikan contoh tabel di atas, kita dapat membuat catatan perjalanan karir seorang pegawai, dari sejak pertama kali masuk bekerja, sampai mengundurkan diri, atau - mungkin - menjadi seorang pimpinan perusahaan.