Membuat Relasi Database

Setelah membuat tabel yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah membuat relasi antar tabel. Relasi database atau database relationship adalah sarana yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel dalam database Access. Bila relasi database itu selesai dibuat, maka kita akan dapat mendesain form, report, dan query.  Tujuan merancang relasi database ini adalah untuk menghindari duplikasi data pada saat proses pemuatan, sehingga data dapat ditampilkan dengan cepat oleh Access.

Sebuah relasi  bekerja dengan mempertemukan data pada field primary key, biasanya field yang mempunyai nama yang sama pada kedua tabel. Dalam banyak kasus, relasi bekerja dengan mempertemukan primary key sebuah field dari satu tabel, yang menyediakam idenfikasi unik untuk masing-masing record, dengan record lain melalui foreign key di tabel lainnya.

Ada tiga macam relasi database pada Access:

1. One-To-Many relationship: hanya ada satu dari dua field yang saling berkaitan itu adalah primary key atau index yang unik. Satu baris pada tabel A mempunyai hubungan dengan banyak baris pada tabel B, tetapi satu baris pada tabel B hanya mempunyai satu baris yang cocok pada tabel A.
2. One-To-One relationship: ada dua field yang behubungan di mana kedua field itu merupakan primary key atau index yang unik. Satu baris pada tabel A hanya mempunyai hubungan dengan satu baris pada tabel B, begitu pula sebaliknya.
3. Many-To-Many relationship: Satu baris pada tabel A dapat mempunyai hubungan dengan banyak baris pada tabel B dan sebaliknya. Caranya adalah dengan membuat tabel ketiga yang disebut dengan junction table, yang primary key-nya terdiri dari foreign key pada tabel A dan B.

Untuk membuat relasi database cukup mudah. Klik Database Tools pada tab Ribbon, lalu pilih Relationships pada grup Show/Hide, maka kotak Relationships akan muncul. Klik mouse kanan, lalu pilih Show Table... pilihlah dua tabel sebagai uji coba, yaitu tabel tblTempTransJournal_Parent dan tblTempTransJournal_Child. Tarik (drag) primary key JurnalId pada tabel tblTempTransJournal_Parent ke JurnalId  pada tabel tblTempTransJournal_Child sehingga akan muncul dialog box seperti gambar di bawah.

Berikan tanda centang (check mark) pada kotak Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, dan Cascade Delete Related Records. Enforce referential integrity digunakan untuk menghindari terjadinya sebuah record yang tidak mempunyai induk serta untuk menjaga dua tabel itu tetap sinkron satu dengan yang lain. Bila primary key sebuah record dalam sebuah tabel diperbarui, maka record dalam tabel yang terelasi melalui primary key itu juga harus diperbarui, atau disebut juga cascade update related fields. Sedangkan cascade delete related records berarti bila sebuah record dalam sebuah tabel dihapus, maka record pada tabel yang terelasi dengan primary key itu juga harus dihapus. Tipe relasi dua tabel di atas itu adalah One-To-Many, yang artinya satu record pada tabel orang tua (tblTempTransJournal_Parent) memiliki banyak record pada tabel anak (tblTempTransJournal_Child). Terakhir, klik tombol OK untuk membuat relasi dua tabel. Hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

Tanda 1 pada tblTempTransJournal_Parent berarti one dan tanda ∞ pada tblTemp TransJournal_Child berarti many. Kedua tabel itu dihubungkan oleh field yang identik yaitu JurnalId. Dengan cara yang sama seperti pada uji coba di atas, lakukan juga untuk tabel-tabel berikut ini: tblTempTransJournal_Parent, tblTempTransJournal_Child, tblRekUtama , tblRekDerivatif1, tblRekDerivatif2, tblTipeJurnal. Secara keseluruhan, relasi antar tabel akan tampak seperti gambar berikut ini.