Access Terapan

Modul global berisi fungsi yang tidak mengacu pada satu aktivitas obyek tertentu. Modul global digunakan untuk memudahkan identifikasi bahwa fungsi-fungsi yang ada di dalamnya bersifat global. Contohnya adalah fungsi tombol untuk kembali ke awal record ( first ), record sebelum ( previous ), record berikut ( next ), akhir record ( last ), dan sebagainya. Oleh karena itu modul seperti ini disimpan dengan nama mdlGlobal.

Pada Access, modul berisi deklarasi, pernyataan, prosedur atau fungsi yang diprogram dengan cara yang terstruktur dan sistematis sebagai sebuah kesatuan yang terpadu. Ada dua jenis modul, yaitu modul kelas atau class module dan modul standar atau standard module. Class module biasanya ada di form atau report, dan biasanya berisi prosedur yang khusus diprogram untuk form atau report itu. Oleh karena itu, class module sering disebut modul form (bila berada di form) dan modul report (bila berada di report). Standard module berisi prosedur umum yang tidak berhubungan dengan atau dapat digunakan pada objek yang lain, seperti query, form, dan report. Standard module tercantum di bagian Modules pada Navigation pane.

Walaupun berbagai macam form sudah terbentuk, kita mungkin tidak puas dengan beberapa detail format. Oleh karena itu kita akan mencoba menata ulang tampilan form supaya enak dipandang dan informatif. Kita dapat menata ulang tampilan melalui Form view atau Layout view.

Adakalanya, satu tabel terdiri dari banyak field yang sebenarnya bisa dikelompokkan, namun karena satu dan lain hal, pemasukkan data melalui form menjadi tidak fokus. Nah, penggunaan Tab Control dalam mendesain form akan banyak membantu. Menambahkan tab atau page akan membuat sebuah form lebih terorganisir dan lebih mudah digunakan, terutama jika form mengandung banyak kontrol.

Membuat form yang didalamnya berisi subform paling cocok diterapkan pada tabel yang mempunyai relasi one-to-many dengan tabel lain. Tujuannya adalah menghilangkan duplikasi pada satu atau lebih field dalam tabel pada saat pemasukkan data.

Jika ingin membuat form sendiri tanpa melalui bantuan Form Wizard, maka kita dapat membuat sendiri melalui Blank Form atau form kosong yang belum terbentuk. Dengan Blank Form, Access memberikan banyak fleksibilitas dalam mendesain form sesuai dengan keinginan. Umumnya, membuat form melalui Blank Form digunakan bila field yang diletakkan dalam form itu jumlahnya tidak terlalu banyak.

Form Wizard adalah cara paling mudah untuk membuat sebuah form yang disediakan oleh Access. Dengan menggunakan Form Wizard, pengguna dapat memilih field apa saja yang perlu ditampilkan di form, mengelompokan dan mengurutkan sesuai dengan keinginan. Kita akan menggunakan tblRekUtama sebagai uji coba pembuatan form melalui wizard ini.

Setelah membuat tabel yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah membuat relasi antar tabel. Relasi database atau database relationship adalah sarana yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel dalam database Access. Bila relasi database itu selesai dibuat, maka kita akan dapat mendesain form, report, dan query.  Tujuan merancang relasi database ini adalah untuk menghindari duplikasi data pada saat proses pemuatan, sehingga data dapat ditampilkan dengan cepat oleh Access.

Kita akan membuat tabel untuk menyimpan budget dengan nama tblBudget. Tabel ini berisi data budget yang dimasukkan selama satu periode akuntansi. Tabel ini digunakan untuk membuat laporan pertanggungjawaban, yaitu dengan membandingkan realisasi atau aktual dengan budget.

Tabel jurnal transaksi yang kedua adalah membuat tabel permanen, sebut saja tblPermTransJurnal. Tabel tblPermTransJurnal juga mempunyai dua tabel, parent table dan child table. Demikian juga,  properti untuk tblPermTransJurnal sama dengan tblTempTrans Jurnal.

Pada sofware akuntansi yang akan kita buat, tabel transaksi berisi hal-hal atau peristiwa keuangan yang dicatat setiap kali peristiwa itu terjadi dengan menggunakan dokumen atau bukti transaksi yang valid sebagai dasar pencatatan. Proses pencatatan dilakukan dengan menggunakan jurnal, yang dalam Access, disimpan dalam tabel transaksi. Umumnya, untuk memudahkan pengguna di level klerikal, jurnal transaksi yang dibuat terdiri dari dua tabel: Tabel orang tua ( parent table ): berisi informasi global dan ringkas, sebagai misal, nomor jurnal, tipe jurnal, tanggal, pembuat jurnal, dan verifikator jurnal. Tabel anak ( child table ): berisi informasi yang terinci seperti kode rekening, referens, debit, kredit, dan deskripsi transaksi.

Nama tabel: tblMenus Tabel tblMenus digunakan untuk menyimpan data pengaturan menu yang akan kita buat sendiri. Field Name = Id Data Type = AutoNumber Description = Nomor identitas form Field Properties - General Tab: Field Size = Long Integer Caption = Nomor Id Field Name = IdForm Data Type = Text Description = Nama form seperti yang tercantum pada Navigation pane Field Properties - General Tab: Field Size = 100 Caption = Id Form Index=Yes(No Duplicates) Field Properties – Lookup Tab: Display Control= Combo Box Row Source type= Table/Query Row Source= SELECT Name FROM MsysObjects WHERE Left$([Name],1)<>"~" AND Type=-32768 ORDER BY Name; Bound Column=1 Column Count=1 Column Widths=2 List Width=2 Limit To List=Yes Field Name = NamaForm Data Type = Text Description = Nama form yang tertulis pada Caption dari form Field Properties - General Tab: Field Size = 100 Caption = Nama Form Pada Menu Field Name = Nam

Tabel yang disimpan dengan nama tblSistemPref ini merupakan penghubung ( interface ) yang dapat digunakan pada saat proses data seperti pengaturan jurnal penutup, jurnal penyesuaian, administrasi pengguna, dan lain-lain yang sifatnya spesifik karena software ini memang memerlukannya. Hal-hal yang tidak bisa diatur dengan tabel yang sudah tersedia di atas dapat dilakukan melalui tabel ini.

Tabel yang disimpan dengan nama tblPeriode digunakan sebagai fungsi kontrol dalam pemasukkan jurnal transaksi. Hal ini untuk menghindarkan kesalahan posting pada periode akuntansi yang berjalan. Berikut adalah field yang dibutuhkan.

Tabel tblTipeJurnal digunakan untuk mengidentifikasi jurnal yang akan digunakan dalam pencatatan dan bagaimana kita memperlakukannya. Berikut ini adalah field yang dibutuhkan, dan simpanlah tabel tipe jurnal ini dengan nama tblTipeJurnal.

Ada dua tabel induk untuk rekening derivatif, yaitu tblRekDerivatif1 dan tblRekDerivatif2. Tabel tblRekDerivatif1 dapat berperan sebagai pemasok, pelanggan, bagian, atau departemen. Tabel tblRekDerivatif2 dapat berperan sebagai produk, proyek, atau jasa. Dalam software yang akan kita buat ini, tblRekDerivatif1 digunakan untuk menyimpan data bagian atau departemen, sedangkan tblRekDerivatif2 berperan sebagai  nama proyek.