Membuat Tabel Transaksi

Pada sofware akuntansi yang akan kita buat, tabel transaksi berisi hal-hal atau peristiwa keuangan yang dicatat setiap kali peristiwa itu terjadi dengan menggunakan dokumen atau bukti transaksi yang valid sebagai dasar pencatatan.

Proses pencatatan dilakukan dengan menggunakan jurnal, yang dalam Access, disimpan dalam tabel transaksi. Umumnya, untuk memudahkan pengguna di level klerikal, jurnal transaksi yang dibuat terdiri dari dua tabel:

1. Tabel orang tua (parent table): berisi informasi global dan ringkas, sebagai misal, nomor jurnal, tipe jurnal, tanggal, pembuat jurnal, dan verifikator jurnal.
2. Tabel anak (child table): berisi informasi yang terinci seperti kode rekening, referens, debit, kredit, dan deskripsi transaksi.

Untuk tujuan penyimpanan, jurnal transaksi juga terdiri dari dua:

1. Jurnal temporer (temporary journal): jurnal ini masih bisa diedit, belum diverifikasi final atau disetujui, bahkan bila tidak diperlukan bisa dihapus dan dibuang. Bila jurnal temporer sudah diproses, maka hasil prosesannya akan dipindahkan ke jurnal permanen.

2. Jurnal permanen (permanent journal): jurnal yang sudah disetujui dan diproses,tidak dapat diedit, dan tidak dapat dihapus. Untuk memperbaik jurnal yang salah di jurnal permanen harus melalui jurnal koreksi. Jurnal permanen ini berasal dari berbagai macam sumber, yang ditunjukkan dari tipe jurnal. Jurnal permanen piutang dagang misalnya, dapat berasal dari jurnal khusus piutang dagang yang merupakan tanggung jawab dari bagian penjualan. Demikian pula, jurnal permanen payroll, dapat berasal dari jurnal penggajian yang merupakan tanggung jawab bagian penggajian. Nah, bila ada kesalahan perhitungan pada jurnal khusus seperti ini, bagian akunting akan membuat jurnal koreksi atau penyesuaian untuk memperbaikinya.

Namun demikian, pada perusahaan yang relatif kecil, jurnal khusus seperti itu bisa ditangani oleh bagian akunting, tidak perlu ditangani oleh bagian terkait seperti di atas. Dalam kasus ini, tentu saja bagian akunting akan membuat sendiri jurnalnya dengan melalui jurnal temporer terlebih dahulu.