Mengenal Jenis dan Kegunaan Layout Pada Form di Access

Saat mendesain sebuah form dengan menggunakan form wizard, kita diminta untuk memilih salah satu dari empat macam layout form yaitu columnar, tabular, datasheet, dan justified. Pemilihan layout ini mempengaruhi tujuan atau kegunaan form yang kita buat.
Bagi yang masih awam memahami Access mungkin mengalami kesulitan untuk apakah keempat jenis layout itu dibuat? Seperti kita ketahui, Access memberi kita kemudahan dalam membuat sebuah form dengan menyediakan perangkat form wizard. Dengan form wizard itu, kita bisa memilih jenis layout form yang digunakan, yaitu:

1. Columnar: hanya menampilkan sebuah record dengan field yang disusun secara bertumpuk. Polanya selalu terdiri dari sebuah label yang menempel pada sebuah kotak isian, di sebelah kiri atau kanan. Kotak isian itu bentuknya macam-macam, bisa berupa combo box, text box, list box, check box, dan sebagainya. Layout columnar cocok digunakan untuk memasukkan data baru ke tabel di mana  jumlah field tidak terlalu banyak. Selain itu columnar adalah layout yang paling sederhana. Pada Design View, field/control untuk layout columnar bisa ditaruh di bagian header, detail, atau footer.
   
2. Datasheet: menampilkan minimal satu record dengan bentuk layaknya sebuah spreadsheet seperti Excel. Jadi, bentuknya mirip sebuah worksheet yang terdiri dari kolom dan baris. Kolom digunakan sebagai field dan baris digunakan sebagai record. Kolom atau field ini bentuknya macam-macam, bisa berupa combo box, text box, check box, dan sebagainya. Namun demikian tidak semua bentuk bisa dipakai layaknya seperti layout columnar. List box dan option box, misalnya, tidak cocok digunakan di layout datasheet. Layout datasheet cocok digunakan sebagai bagian dari form, atau biasa disebut subform. Subform ini berisi rincian dari form. Rincian tagihan, pengeluaran kas, pesanan pembelian, dan lain sebagainya biasanya berupa subform yang layoutnya berupa datasheet. Pada Design View, field/control mirip dengan layout columnar, di mana label berfungsi sebagai judul kolom sedangkan kotak isian adalah baris atau record. Pada Form View, kolom dan baris untuk datasheet bisa diperbesar atau diperkecil sesuai kebutuhan, sangat fleksibel. Karena fleksibel, layout ini cocok juga digunakan bila ada banyak kolom pada rincian di subform.

   

   Form dengan layout datasheet: Design View (atas), Form View (bawah)

   
3. Justified: layout ini digunakan untuk menampilkan sebuah record. Layout disusun sedemikian rupa untuk memaksimalkan ruang yang ada di layar komputer. Sebisa mungkin, pengguna tidak perlu menggulung layar ke bawah. Polanya mirip dengan layout columnar, terdiri dari sebuah label yang menempel pada sebuah kotak isian. Bedanya dengan columnar, label pada justified selalu ditaruh di atas kotak isian. Untuk menyusun layout justified dibutuhkan ketelatenan, karena setiap kotak isian harus dibuat sedemikian rupa sehingga nyaman untuk dilihat dan tidak melelahkan mata. Bila jumlah field sebuah tabel relatif banyak, maka layout justifed cocok untuk digunakan di sebuah form. Pada Design View, field/control untuk layout justified bisa ditaruh di bagian header, detail, atau footer.
   
4. Tabular: sesuai namanya, layout ini mirip sebuah tabel. Jadi, ada nama atau judul kolom, lalu ada baris. Bila pada layout datasheet, kolom dan baris secara Form View bisa diperbesar atau diperkecil, maka pada layout tabular, kolom dan baris secara Form View tidak dapat diperbesar atau diperkecil. Pada Design View, nama atau judul kolom ditaruh di Form Header, sedangkan baris ditaruh di bagian Form Detail. Sama seperti datasheet,  layout tabular cocok digunakan sebagai bagian dari form, atau biasa disebut subform.Bedanya, jumlah kolom tidak sebanyak di datasheet.

   

   Form dengan layout tabular: Design View (atas), Form View (bawah)

   

Kombinasi dari berbagai macam layout

Bila sudah mahir dalam mendesain sebuah form, kita tidak harus terpaku pada satu layout saja. Jadi, kita bisa membuat kombinasi form yang layout-nys terdiri dari columnar, justified, datasheet, dan tabular. Hal yang menjadi pertimbangan adalah fungsi dan kepraktisan. Jadi bila dipandang perlu, dengan alasan praktis, kita bisa mendesain form dengan layout columnar, justified, dan datasheet (sebagai subformnya) sekaligus. Misalnya seperti gambar berikut ini:

Pada gambar di atas, ada beberapa layout yang disusun untuk memudahkan pemasukkan data (praktis dan informatif). Kotak isian Branch, Type, Account, Total Amount, Balance Control disusun secara columnar, sedangkan kotak isian lain disusun secara justified. Pada bagian subform, kita menggunakan layout datasheet karena ada banyak kolom yang harus diisi.

Jadi layout itu bisa dikombinasikan. Intinya, form yang didesain mampu meningkatkan produktivitas kerja.