Begini Cara Membuat Linked Table dari Database SQL Server ke Access 2016 Yang Benar

Kita dapat menyimpan data di database SQL Server, dan kemudian membuat link tabel dari Access ke database ini. Dengan membuat tabel  yang dilink dari SQL Server ke Access, kita dapat menjalankan query, membuat report, dan memperbaharui data melalui form.
Cara membuat tabel yang link ke SQL Server di Access pada prinsipnya sama dengan membuat tabel yang di-link ke database Access yang menjadi back-end. Seperti sudah dijelaskan di posting yang Mengenal SQL Server 2014 Management Studio (SSMS), SQL Server adalah database yang mempunyai kemampuan memproses lebih bagus dari pada Access. Namun demikian, Access mempunyai kelebihan lain, terutama fungsinya sebagai front-end yang sangat praktis.

Cara membuat form/report sebagai antar muka di Access sangat praktis, karena dibantu oleh wizard. Kepraktisan inilah yang tidak dimiliki oleh aplikasi database lain. Jadi kombinasi Access sebagai front-end dan database SQL Server sebagai back-end merupakan solusi yang pas untuk permasalahan aplikasi database dalam skala korporasi. Pada contoh di bawah ini, kita menggunakan MS Access 2016 sebagai front-end dan SQL Server 2014 (SQL Server 2014 Management Studio, SSMS) sebagai back-end.

Video Cara Membuat Linked Table Dari SQL Server ke MS Access

Untuk membuat linked table dari database SQL Server, ikuti petunjuk langkah berikut ini:

1. Menjalankan Import/Link Wizard: Klik tab External Data pada Ribbon. Lalu, pada grup Import & Link, berturut-turut pilih New Data Source, From Database, From SQL Server.
2. Pada tahap Get External Data - ODBC Database, pilih Link to the data source by creating a linked table. Tekan OK.
   
3. Pada tahap Select the Data Source, dengan asumsi masih baru, tekan New...
   
4. Tahap Create New Data Source:
   
   
   
   1. Pada tahap Create New Data Source, pilih SQL Server sebagai driver yang digunakan sebagai sumber data (data source). Tahapan ini mungkin sedikit berbeda, tergantung pada jenis softwar yang diinstall di komputer. Tapi, untuk contoh di komputer ini, kita menggunakan SQL Server sebagai drivernya. Tekan Next > untuk melanjutkan.
   2. Pada tahap Create New Data Source berikutnya, masukkan nama sumber data yang akan digunakan untuk melakukan koneksi ke database SQL Server.
      
      Pada contoh ini, kita menggunakan nama D:\AccessTerapan\Proyek\sqlServer.dsn. File sqlServer.dsn. ini bisa ditempatkan di folder lain, namun, untuk memudahkan pemahaman, file ini disatukan dengan lokasi database Access yang menjadi front-end. Tekan Save untuk lanjut.
   3. Tahap selanjutnya, Access menampilkan hasil sumber data file (File Data Source) yang akan digunakan sebagai medium untuk linked table.
      
      Tekan Finis bila sudah yakin untuk menyelesaikan tahapan Create New Data Source dan ke tahap wizard Create a New Data Source to SQL Server
5. Tahap Create a New Data Source to SQL Server:
   
   1. Pada wizard Create a New Data Source to SQL Server, isikan deskripsi ringkas pada kotak Description untuk menjelaskan koneksi data ke SQL Server.
      
      Lalu, pada kotak Server, karena database SQL Server berada di komputer lokal, maka kita pilih (local). Jika berada di tempat lain, silakan pilih yang lain. Tekan Next > untuk lanjut.
   2. Pada pertanyaan How sould SQL Server verify the authenticity of the login ID?, pilih saja With Windows NT authentication using the network login ID.
      
   3. Pilih Client Configuration bila menginginkan koneksi menggunakan network library lainnya (bukan merupakan defaut). Pilihan ini juga digunakan bila alamat server yang sesungguhnya harus ditentukan terlebih dahulu untuk melakukan koneksi. Misalnya, saat menggunakan TCP/IP Net-Library, kita harus menentukan port dan alamat socket dari server.
   4. Tekan Next > untuk lanjut.
   5. Pada kotak Change the default database to:, pilih database yang diinginkan. Pada contoh ini, kita memilih database Akunting (seperti terlihat di gambar paling atas pada SSMS) yang sudah sering digunakan di blog ini.
      
      
      Bila ANSI quoted idetifiers diberi tanda centang, SQL Server mengarahkan ANSI untuk menerapkan aturan tanda petik. Tanda petik ganda hanya dapat digunakan sebagai alat untuk mengidentifikasi, seperti sebagai pemisah kolom atau nama tabel. Tanda petik tunggal digunakann untuk karakter string/teks.
      
      Bila ANSI nulls, paddings, and warnings dicentang, artinya, saat driver SQL Server melakukan koneksi, ANSI_NULLS, ANSI_WARNINGS, and ANSI_PADDINGS harus ditetapkan. ada kondisi default, kedua pilihan yang berkaitan dengan ANSI ini harus dicentang. Jadi, biarkan apa adanya lalu tekan tombol Next > untuk lanjut.
      
      
      
      Pada tahapan di sini, biarkan saja apa adanya, lalu tekan Finish untuk mengakhiri.
   6. Selanjutnya, wizard menampilkan ODBC MIcrosoft SQL Server Setup yang beisi ringkasan hasil konfigurasi untuk membuat data source.
      
      Untuk mencoba konfigurasi itu berhasil atau tidak, tekan Test Data Source. Bila Test Data Source berhasil (TEST COMPLETED SUCCESSFULLY!), tekan tombol OK untuk mengakhiri.
      
6. Wizard kembali ke pilihan Select Data Source. Di bagian ini, kita sudah membuat file DSN. Jadi pilihlah file DSN yang sudah dibuat.
   
   Pastikan folder dan nama file sudah sesuai dengan yang diinginkan, lalu tekan OK untuk mengakhiri.
7. Bila berhasil, Access akan menampilkan daftar Link Tables dari SQL Server yang dapat kita link ke Access. Pilih saja nama tabel yang berawalan dbo, yang ada di daftar itu, seperti misalnya dbo.tblAdminPengguna, dbo.tblBudget, dan seterusnya.
   
   Tampilan linked table akan muncul di Access Navigation Pane di bagian Tables, seperti tabel Access yang lainnya.
   
8. Saat memilih tabel yang ingin dilink ke Access, wizard akan menampilkan kotak Select Unique Record Identifier yang digunakan untuk mengidentifikasi field primary key dari tabel yang dilink. Misalnya, tblAdminPengguna mempunyai field primary key bernama PgnId, maka kita pilih field ini sebagai unique identifier.
   
   Pemilihan unique identifier ini berlaku untuk semua tabel database SQL Server yang ingin dilink ke Access. Bila tidak ada unique identifier pada tabel yang akan di-link, tekan saja OK untuk melewati tabel ini.
9. Bila sudah tidak ada kesalahan, linked table dari SQL Server muncul di navigation pane, pada objek Tables.
   
   Icon linked tables berupa gambar globe dengan tanda panah kanan di sisi kiri globe. Awalan dbo_ mewakili nama skema dari database SQL Server. Di SQL Server, awalan dbo_ diwakili oleh awalan dbo, sebagai contoh dbo.tblRekDerivatif1). Tidak semua tabel merupakan bagian dari skema dbo, jadi pilih saja tabel-tabel yang ada dalam daftar untuk dibuat linked table.
10. Bila sudah selesai, kita dapat membuka salah satu tabel yang ada di Navigation Pane seperti tabel berikut ini.
    
11. Seperti tabel Access pada umumnya, kita juga bisa melakukan pembaharuan record, seperti menambah, menghapus, maupun mengedit. Karena merupakan linked table, record otomatis diperbaharui. Caranya buka saja seperti membuka tabel Access, dengan mode Datasheet View
12. Kita bisa membuka linked table dalam mode Design View, tetapi tidak bisa memperbaharuinya. Bila ingin memperharui design tabel, kita melakukannya di sumber tabel, yaitu di SQL Servernya.