Membuat Pengaturan Sistem Sendiri Di Access - Mendesain Tabel (Bagian 2)

Tidak seperti tabel yang selama ini kita buat, tabel untuk pengaturan sistem mempunyai keunikan tersendiri.

1. Umumnya, jumlah baris dalam tabel pengaturan sistem relatif tetap. Misalnya, jika jumlah baris 50. Maka, sepanjang masa tabel pada aplikasi database yang kita buat bertambah, tabel untuk pengaturan sistem tetap berjumlah 50. Baris itu akan bertambah jika, misalnya, kita melakukan upgrading atau membuat pembaruan aplikasi database yang mengharuskan kita untuk menambah baris pada pengaturan sistem.
2. Tabel pengaturan sistem sangat jarang dibuka oleh pengguna biasa. Biasanya, hanya orang-orang tertentu yang boleh mengakses tabel pengaturan sistem.
3. Karena jumlah baris yang relatif tetap, kita tidak membuat form seperti yang biasa kita buat. Form yang didesain untuk pengaturan sistem juga sangat spesifik. Satu control tertentu hanya mewakili satu baris. Dalam hal ini, satu control ini juga bersifat unik.
4. Proses penyimpanan data pada pengaturan sistem juga tidak bisa dilakukan dengan menggunakan metode yang umum dilakukan. Untuk menyimpan data ke tabel, kita harus menggunakan cara UPDATE QUERY yang menyimpan data secara satu persatu.

Sebagai kesepakatan awal, untuk memudahkan pemahaman, kita memberi istilah pengaturan sistem dengan nama preferensi sistem.

Tahap pertama dalam membuat pengaturan sistem adalah dengan mendesain tabel. Tabel yang didesain bernama tblPreferensiSistem. Berbeda dengan tabel yang umumnya kita buat, desain tabel untuk tblPreferensiSistem ini sangat berkaitan erat dengan bagaimana kita melakukan interaksi  saat menampilkan, memasukkan/memperbaharui, dan menyimpan data melalui form. Berikut ini adalah desain tabel tblPreferensiSistem:

Field Name	Data Type	Description	Caption (Optional)	Size	Primary Key
prefNama	Short Text	Tuliskan nama preferensi	Nama Preferensi	50	Ya
prefJudul	Short Text	Tuliskan judul preferensi	Judul Preferensi	100	Tidak
prefDeskripsi	Short Text	Berikan penjelasan preferensi seringkas mungkin	Deskripsi	200	Tidak
prefNilai	Short Text	Berikan nilai pada preferensi	Nilai	255	Tidak

1. Kolom atau field name prefNama adalah filed yang menjadi primary key. Penulisan nilai pada field ini disarankan menggunakan camelCase untuk memudahkan penulisan program. Contoh penulisan camelCase: tipeFont, ukuranFont, formatTanggal, namaPerusahaan, formatPenomoran, dan lain-lain yang mempunyai pola huruf kecil di awal dan huruf besar sebagai penanda 2 kata atau lebih. Nantinya, di dalam form sebagai antar muka pengguna, field ini akan berfungsi sebagai control yang jenisnya dapat bermacam-maccam, seperti combo box, text box, spin box,  list box, dan lain-lain, tergantung dari maksud dan tujuan isi dari nama field.
2. Field prefJudul digunakan untuk menuliskan Caption label yang nantinya akan melekat pada sebuah control yang ada di form. Seperti telah dijelaskan, control yang ada di form mengacu pada field prefName.
3. Field prefDeskripsi digunakan untuk menampilkan penjelasan di baris status sebuah form atau tip text pada sebuah control dalam form.
4. Field prefNilai digunakan untuk memasukkan nilai yang akan dibaca saat kita melakukan pengaturan. Nilai yang tersimpan dalam field ini berupa text, tetapi dalam pelaksanaannya kita bisa mengubah nilai ini menjadi number (integer, decimal, long, double, dll), array, date/time, boolean, maupun text itu sendiri. Jadi, saat dieksekusi melalui VBA, tipe data dari nilai field prefNilai bisa bermacam-macam, tetapi, saat disimpan dalam tabel, nilai ini akan dikembalikan ke tipe data text. Pada field ini, atur properti Default Value=""

Untuk memasukkan data preferensi sistem, ubahlah desain tabel dari Design View ke Datasheet View dan masukkan data di bawah ini ke dalam tabel:

tblPreferensiSistem

Nama Preferensi	Judul Preferensi	Deskripsi	Nilai Preferensi
borderDitampilkan	Tampilkan Pembatas	Pembatas (Border) untuk setiap kotak memasukkan data ditampilan
borderTipe	Tipe Pembatas	Tipe pembatas yang diinginkan
borderUkuran	Ukuran Pembatas	Ukuran yang digunakan untuk pembatas (border)
borderWarna	Warna Pembatas	Warna yang digunakan untuk pembatas (border)
fontTipe	Tipe Font	Tipe font yang digunakan
fontUkuran	Ukuran Font	Ukuran font tyang digunakan
lokasiFolder	Lokasi Folder	Lokasi folder tempat menaruh aplikasi database
namaPemilik	Nama Pemilik	Nama yang didaftarkan sebagai pemilik aplikasi
penggunaTampilkanNama	Tampilkan Nama Pengguna	Nama pengguna ditampilkan sebagai pengganti ID
moneterUnit	Unit Moneter	Unit moneter yang dipakai
moneterPengucapan	Pengucapan Unit Moneter	Bagaimana unit moneter diucapkan, misalnya: IDR/Rp diucapkan Rupiah, JPY diucapkan Yen Jepang, dsb

Untuk proses belajar, data di atas sudah mencukupi, tetapi jika ingin ditambah, ya silakan saja. Di sini, tujuannya semata-mata ingin menjelaskan proses pembuatan tabel untuk pengaturan sistem, dalam hal ini tblPreferensiSistem secara sederhana.


Baca juga:

Membuat Pengaturan Sistem Sendiri Di Access - Pengantar (Bagian 1)
Membuat Pengaturan Sistem Sendiri Di Access - Membuat Modul (Bagian 3)Membuat Pengaturan Sistem Sendiri Di Access - Membuat Form (Bagian 4)