Cara Mengatur dan Menggunakan ODBC untuk Mengakses Data Eksternal

ODBC kependekan dari Open Database Connectivity. ODBC adalah antarmuka program aplikasi, atau dalam bahasa Inggrisnya Application Program Interface (disingkat API), yang digunakan untuk mengakses data.

Fungsi dalam API ODBC digunakan oleh pengembang database melalui sebuah driver ODBC. Sebuah aplikasi (misalnya Access, Excel, PHP, dan lain-lain) menggunakan driver ODBC untuk mengakses data dalam sebuah sistem database (misalnya Access, MySQL, SQL Server, Dbase, dan lai-lain). Driver ODBC ini dikelola dalam Driver Manager yang fungsinya menjembatani aplikasi dan driver itu.

Dengan menggunakan driver ODBC, kita bisa mengakses data dari berbagai macam sistem manajemen berbasis data (Database Management System, DBMS). Jadi, misalnya aplikasi Access, selain bisa mengakses database Access itu sendiri, juga bisa mengakses database SQL Server, Dbase, Excel, MySQL, dan lain-lain.

Untuk melihat driver ODBC apa saja yang ada dalam sebuah Driver Manager pada sistem operasi berbasis Windows, caranya cukup mudah. Kita hanya perlu masuk ke Administrative Tools yang disediakan oleh Control Panels, lalu pilih Data Sources (ODBC), seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 1 Control Panels > Administrative Tools > Data Sources (ODBC)

Bila Data Sources (ODBC) itu dibuka, kita dapat melihat berbagai macam tab yang berisi berbagai macam driver ODBC. Ada empat tab yang utama yang harus dipahami:

1. User DSN: menyimpan informasi bagaimana melakukan koneksi ke penyedia data. User DSN hanya bisa dilihat oleh orang yang login ke Windows dan hanya bisa digunakan di satu komputer saja. Jenis DSN ini hanya bisa digunakan untuk satu user yang login ke Windows pada satu komputer saja.
2. System DSN: menyimpan informasi bagaimana melakukan koneksi ke penyedia data. User DSN dapat dilihat oleh semua orang yang login ke Windows pada satu komputer tertentu. Jenis DSN ini bisa digunakan oleh semua user yang login ke Windows yang ada pada sebuah komputer.
3. File DSN. merupakan sebuah file yang berisi informasi bagaimana melakukan koneksi ke penyedia data. File DSN bisa di-share dalam sebuah jaringan komputer sehingga bisa digunakan oleh user yang mempunyai akses ke file yang di-share itu.
4. Drivers: berisi nama driver yang memungkinkan program aplikasi untuk memperoleh data source ODBC. Untuk menginstall driver ODBC, kita harus menggunakan program setup driver. Misalnya untuk MySQL, kita harus menggunakan driver dari MySQL supaya ODBC dari MySQL bisa digunakan di Access, Excel, dan lain-lain.

Gambar 2 ODBC Data Sources Administrator

Dari keempat tab di atas, Drivers adalah tab yang paling penting. Ketiga tab yang lain akan menggunakan driver yang terdaftar di tab ini untuk membuat koneksi ke data source melalui ODBC. Selain itu, kita juga menggunakan penamaan driver yang ada di daftar ini untuk menulis koneksi string di VBA.

Cara menambahkan ODBC untuk mengakses database

Keempat tab yang dijelaskan di atas dapat digunakan untuk menambahkan ODBC. Cara menambahkan ODBC pada User DSN dan System DSN mempunyai kesaamaan. Bedanya hanya pada saat penggunaannya, seperti telah dijelaskan di atas

Cara menambahkan ODBC pada User DSN dan System DSN

1. Pada tab User DSN dan System DSN, klik/tekan tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Create New Data Source seperti Gambar 3 di bawah ini. Misalnya, kita ingin menggunakan MySQL ODBC 5.3 Unicode Driver, pilih driver ini.
   

   

   Gambar 3 Memilih driver yang akan digunakan sebagai data source ODBC

2. Tekan Finish. Kotak dialog sesuai dengan driver yang dipilih kemudian ditampilkan, dalam hal ini kotak dialog yang ditampilkan berjudul MySQL Connector/ODBC Data Source Configuration.
   

   

   Gambar 4 MySql Connector/ODBC Data Source Configuration

   Isikan data yang diperlukan:
   
   1. Data Source Name: masukkan nama yang singkat tetapi informatif
   2. Decription: Masukkan penjelasan sesingkat mungkin
   3. TCP/IP Server: bila di komputer lokal, isikan: 127.0.0.1 (alamat IP lokal) atau ketik "Localhost", seperti gambar di atas. Server ini juga akan digunakan saat membuat koneksi string via VBA.
   4. Port: port 3306 adalah bawaan dari MySQL yang diatur saat menginstall database MySQL.
   5. User: root, adalah bawaan dari MySQL yang diatur saat menginstall database MySQL.
   6. Password: isikan password bila ada, bila tidak ada kolom ini bisa dikosongkan
   7. Database: pilih nama database yang tersedia dalam database MySQL.
   8. Bila sudah lengkap, tekan Test untuk menguji apakah ODBC sudah terkoneksi ke database akunting yang ada di server Localhost. Bila  berhasil, muncul pesan Test Result dengan hasil Connection Successful seperti gambar di atas. Bila  gagal, muncul pesan Test Result dengan hasil Connection Failed.
3. Bila koneksi sudah berhasil dilakukan, tekan OK untuk mengakhiri.
   

   

   Gambar 5. ODBC data source yang sudah ditambahkan ke dalam adminsitrator

4. ODBC untuk MySQL Akunting sudah ditambahkan dan siap untuk digunakan.

Cara menambahkan ODBC pada File DSN

1. Pada tab File DSN, pilih My Data Sources sebagai tempat menyimpan file DSN. Setelah itu, klik/tekan tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Create New Data Source dengan keterangan "Select a driver for which you want to set up a data source". Misalnya, kita ingin menggunakan MySQL ODBC 5.3 Unicode Driver, pilih driver ini.
   

   

   Gambar 6 Menggunakan File DSN untuk menyimpan file ODBC data source

   Tekan tombol Next untuk lanjut.
   
2. Tekan Browse untuk mengarahkan ke folder My Data Sources dan ketikkan nama file DSN yang diinginkan, misalnya MySQL Akunting. Lalu tekan Save untuk menyimpan.
   

   

   Gambar 7 Menyimpan file ODBC data source (ekstensi dsn)

   Tekan Next untuk ke langkah berikutnya.

   

   Gambar 8 Informasi nama file dan driver
3. ODBC siap untuk dikonfigurasi. Tekan Finish untuk mengakhiri dan membuka jendela MySQL Connector/ODBC Data Source Configuration, seperti Gambar 4 di atas. Isikan data yang dibutuhkan sesuai dengan Gambar 4 di atas. Untuk memastikan koneksi dengan server berhasil dilakukan, tekan tombol Test.
   
4. Bila sudah selesai tekan tombol OK untuk menyimpan informasi ODBC ke dalam file MySQL Akunting.dsn seperti gambar 9 di bawah ini.
   

   

   Gambar 9. File ODBC data source telah selesai dibuat dan ditambahkan ke dalam administrator

5. Tekan tombol OK untuk mengakhiri. File ODBC sudah siap untuk digunakan.

Mengimpor data menggunakan ODBC database

Setelah menambahkan ODBC Data source melalui Control Panels > Administrative Tools > Data Sources (ODBC), tahap berikutnya adalah menggunakan ODBC untuk mengimpor data di Access. Caranya sangat sederhana. Pilih ribbon External Data, grup Import & Link, lalu klik ODBC Database.

Pada Jendela Get External Data - ODBC Database, tahap Select the source and destination of the data pilih Link to the data source by creating a linked table.

Pada Jendela Select Data Source, kita dapat memilih salah satu cara berikut ini:

Menggunakan Tab File Data Source

1. Pada tab File Data Source, klik ganda folder My Data Sources, lalu pilih file MySQL Akunting.dsn seperti telah kita tambahkan di gambar 7 atau 8 di atas. Access akan membuka jendela MySQL Connector/ODBC Data Source Configuration, seperti Gambar 4 di atas. Tekan OK.
2. Jendela Link Tables terbuka, dan kita bisa memilih salah satu atau semua tabel yang ada dalam daftar Link Tables. Setelah itu, klik OK. Tabel yang dipilih telah ditambahkan ke dalam Navigation Pane di kategori Tables.

Menggunakan Tab Machine Data Source

1. Pada tab Machine Data Source, pilih file MySQL Akunting seperti telah kita tambahkan di gambar 5 di atas. .
2. Jendela Link Tables terbuka, dan kita bisa memilih salah satu atau semua tabel yang ada dalam daftar Link Tables. Setelah itu, klik OK. Tabel yang dipilih telah ditambahkan ke dalam Navigation Pane di kategori Tables.

Gambar 10 Linked tables yang berasal dari ODB MySQL Connector

Hasil akhir dapat dilhat pada gambar 10. Gambar bola bumi dengan tada panah ke kanan adalah ikon untuk ODBC database (dalam gambar di atas menggunakan MySQL database) pada sebuah tabel. Kotak screen tip menunjukkan kode string koneksi dari masing-masing tabel.