Access Terapan

Menampilkan Record dengan Menggunakan Query di Access VBA. Perintah atau pernyataan SQL yang paling mendasar dan sering digunakan di Access adalah peryataan SELECT. Dengan SELECT, kita bisa menampilkan record yang diperoleh melalui query. Record yang ditampilkan dapat berasal dari satu buah tabel atau lebih, atau berasal dari query lainnya. Record yang ditampilkan juga bisa terdiri dari satu atau lebih field, tergantung kebutuhan.

Urutan event procedure untuk form atau report di MS Access mempunyai urutan tertentu. Bila kita melakukan sesuatu kegiatan, seperti memindahkan kursor dari satu control (misal: mengisi text box) ke control yang lain (misal: text box, list box, atau button) , dapat memicu beberapa event yang berbeda. Event ini terjadi menurut urutan tertentu. Urutan event ini perlu dipahami, karena akan mempengaruhi bagaimana dan kapan suatu macro atau kode VBA harus dieksekusi. Misalnya, apa yang harus dilakukan bila: sebuah form mulai dibuka, sebuah control baru saja berubah dan di-update, dan sebagainya.

Tabel temporer atau tabel sementara dalam penjelasan posting berikut ini bukanlah tabel temporer yang dibuat oleh MS Access secara tersembunyi ( hidden by default ). Sebaliknya, tabel temporer dalam postingan ini merupakan tabel yang kita buat sendiri. Umumnya, tabel temporer hanya akan kita buat saat dibutuhkan. Bila tabel temporer tidak lagi dibutuhkan, maka kita akan menghapus tabel itu dari Access Navigation pane. Jadi, karena bersifat temporer, maka tabel ini tidak akan pernah tersimpan secara permanen dalam sebuah aplikasi database Access.

Pada situasi tertentu, urutan item-item yang tersimpan mungkin tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Di sisi lain, kita tidak bisa mengurutkan item-item itu, karena list box memang didesain untuk menghindarkan pengguna mengetikkan sesuatu ke dalam daftar. Dengan demikian, kita hanya bisa menambahkan atau mengurangi item dalam list box.

Seperti telah diketahui, list box berguna meminimalkan kesalahan ketik saat kita hendak memasukkan data ke dalam sebuah tabel. Dengan mematikan properti Allow Value List Edits yang ada pada sebuah list box, pemasukkan data hanya bisa dilakukan dengan memilih, pengguna tidak diperkenankan untuk mengetikkan sesuatu.

Windows Operating System banyak menggunakan program yang menampilkan spin box untuk memudahkan pengguna berinteraksi dengan komputer, tanpa harus mengetik. Sayangnya, Access tidak menyediakan fitur control berupa spin box seperti halnya control yang berupa text box, combo box, list box, option box, dan sebagainya.

List box membantu kita memasukkan data tanpa harus mengetikkan sesuatu berupa text, tetapi dengan menggunakan pilihan yang telah disediakan. Dengan list box, kesalahan ketik saat memasukkan data menjadi tidak ada karena kita hanya memilih opsi yang ada dalam daftar, tidak ada tempat yang digunakan untuk mengetikkan data.

Setiap form dalam database mempunyai class module yang menyimpan semua kode yang hanya bisa digunakan di form itu saja. Untuk membuka class module sebuah form, terlebih dahulu kita harus membuka sebuah form dalam format Design view atau dengan membuat form baru. Biasanya, kita ingin mengaitkan kode yang kita buat itu dengan sebuah object atau event.

ControlTip Text adalah properti pada sebuah control yang ada di form, berguna untuk memberikan informasi ringkas dari control itu. Panjang maksimal ControlTip Text adalah 255 karakter. Kita dapat menggunakan properti ControlTipText untuk menentukan teks yang muncul di screen tip ketika memegang penunjuk mouse di atas sebuah kontrol.

Got focus terjadi bila sebuah form atau control menerima fokus. Event pada properti On Got Focus bisa dijalankan bila pengguna memindahkan fokus kursor ke sebuah objek dengan cara menekan tombol Tab, mengklik sebuah objek, atau menggunakan metode SetFocus atau perintah SelectObject, GoToRecord, GoToControl, atau GoToPage yang ada dalam VBA. Objek dalam sebuah form bisa bermacam-macam seperti label, text box, combo box, command button, tab, record, atau form itu sendiri. Intinya adalah, bila posisi kursor berada dalam objek seperti tersebut di atas, maka objek itu menerima fokus (got focus). Dan bila objek itu menerima fokus, maka kita dapat menjalankan event procedure atau macro yang diinginkan.

Bagi kebanyakan orang, umur 20 sampai dengan 35 tahun adalah usia yang sangat produktif. Pada usia 20an tahun, banyak orang yang sudah bekerja untuk memulai karirnya. Mereka yang berusia itu mulai mencoba mengirim surat lamaran kerja ke berbagai macam perusahaan untuk posisi staff, management trainee, program pengembangan karyawan, dan sebagainya. Ada kalanya, jumlah surat lamaran kerja yang dibuat mungkin mencapai puluhan setiap bulannya, mengingat jaman sekarang, penggunaan kertas untuk mencetak mulai berkurang. Banyak perusahaan yang meminta calon karyawan untuk mengirimkan surat lamaran kerja beserta foto dan daftar riwayat hidup melalui email.

Satu kelemahan utama memisahkan database menjadi dua bagian adalah trafik jaringan. Bila kita menempatkan tabel di database back-end, maka akan butuh waktu bagi front-end yang ada di komputer client untuk memuat data melalui linked table. Dalam prakteknya, tidak semua tabel yang ada di back-end sering diakses. Tabel yang berisi data induk/master, misalnya, mungkin jarang dibuka. Tabel master mungkin hanya digunakan untuk membantu memberikan keterangan seperlunya saat kita memasukkan data transaksi. Pada kasus seperti ini, kita bisa menggunakan kode VBA untuk membuka dan menutup (atau membuang) link tabel master pada saat mereka diperlukan atau tidak. Kode VBA itu bisa dieksekusi pada saat sebuah form diload atau diunload.

ADO, kependekan dari ActiveX Data Objects, adalah model objek yang dapat digunakan untuk membuat recordset. ADO bukan merupakan produk asli dari Access, tetapi merupakan library yang banyak digunakan oleh bermacam-macam program untuk memanipulasi data yang berasal dari tabel Access. Sebagai contoh, kita dapat menuliskan kode macro VBA di MS Excel atau MS Word yang digunakan untuk menarik data dari tabel di Access melalui ADO.

Seperti kita ketahui bersama, Access dilengkapi degan Database Splitter untuk memisahkan Database access menjadi dua bagian yang ditunjukkan dari dua file dengan extensi .Accdb. Dua bagian database itu adalah back-end dan front-end. Database splitter adalah perangkat berupa wizard yang terdiri dari beberapa langkah yang diperlukan untuk memisahkan database yang obyeknya berupa tabel dengan database yang berisi linked table, query, form, report, macro, dan modul.

Pada situasi tertentu, selain nama field tabel, seorang admin terkadang ingin mengetahui properti dari field yang ada di sebuah tabel. Field sebuah tabel, selain nama field itu sendiri, terdiri dari banyak properti. Jika membuka desain tabel, maka kita akan mengetahui ada banyak properti field tabel itu. Properti field misalnya, tipe data (apakah text, number, date/time, dsb.), deskripis, ukuran (size), default value, validation rule, dan sebagainya.

Ada kalanya, kita ingin membaca nama field tabel dengan tidak membuka tabel yang bersangkutan. Pada sebuah database Access yang tertata rapi, programmer biasanya akan melindungi tabel dari tangan-tangan jahil yang ingin melihat desain tabel yang ada dalam Access. Pengguna hanya diijinkan untuk membaca nama field tabel melalui interface form. Oleh karena alasan keamanan, nama tabel beserta field yang bisa dibaca pun dibatasi. Umumnya, hanya pengguna selevel admin yang bisa membaca field melalui interface form ini.

TempVars adalah sebuah objek yang bertindak seperti sebuah variabel temporer dalam visual basic application. Tempvars diperkenalkan sejak Access 2007, dan berfungsi untuk menyimpan variabel global di dalam sebuah lingkungan yang stabil. Bagi para pemrogram VBA Access, keberadaan TempVars sangat membantu mereka menyusun dan mengeksekusi program.

Security Warning adalah sebuah pesan yang ditampilkan di bagian message bar yang menyatakan bahwa, untuk alasan keamanan, beberapa hal dalam database yang akan dibuka telah dinonaktifkan. Secara default, Access akan menonaktifkan semua isi database yang bisa dieksekuisi, kecuali kita benar-benar yakin pada database yang akan dibuka, atau database itu berada di sebuah lokasi folder yang telah dinyatakan aman dan bisa diandalkan.

Sesuai dengan judul, buku ini membahas tentang sistem akuntansi dan bagaimana cara membuat sofware akuntansi dengan menggunakan Access VBA. Pembahasan dimulai dari gambaran sekilas apa itu sistem akuntansi. Setelah itu, pembaca akan diperkenalkan dengan aplikasi pengolah data Access, dimulai dari cara yang paling sederhana, sampai dengan bagaiaman pembaca menggunakan VBA untuk memanipulasi data. Untuk menerapkan program yang ada di buku ini, pembaca harus mengikuti penjelasan dari awal sampai dengan akhir. Untuk diketahui, semua yang dituliskan dalam buku ini, terutama yang berkaitan dengan Access tidak berdiri sendiri, tetapi saling berhubungan satu bab dengan bab lainnya. Pembaca bisa mengerti Access dan sistem akuntansi yang ada dalam buku ini hanya jika sudah membaca sampai selesai dan menerapkannya langsung di komputer. VBA yang dipergunakan dalam buku ini dapat diterapkan pada Access 2007 ke atas. Seperti kita ketahui, sejak peluncuran Office 2007 semua aplikasi yang ada di d

Ekstensi .accde adalah ekstensi file database Access yang sudah dikompilasi. Bila selama proses pembuatan sofware akuntansi, kita menggunakan file dengan ekstensi .accdb, maka setelah sistem selesai dibuat dan siap untuk diimplementasikan, untuk alasan keamanan data, kita harus membuat kompilasi file dari .accdb ke .accde. Jika file Access dengan ekstensi .accdb berisi form, report, macro, dan kode VBA yang bisa diedit, maka dengan mengkompilasi menjadi .accde, form, report, macro, dan kode VBA akan terlindungi dan tidak bisa dimodifikasi oleh pengguna. Untuk mengkompilasi file menjadi .accde, lakukan cara berikut ini:

Pada sebuah file yang mempunyai kode VBA atau Macro, sebelum file itu terbuka, Access akan selalu menampilkan pesan peringatan keamanan yang tertulis: Security Warning Certain content in the database has been disabled Disamping kanan tanda peringatan ada tombol perintah Options. Access, secara default, akan mematikan database yang mengandung kode VBA atau Macro. Access tidak akan mampu mendeteksi apakah kode VBA atau Macro yang ada di dalam database itu berbahaya atau tidak. Hanya pengguna database itulah yang tahu. Bila membuka file yang telah dibuat ini secara berulang kali, hal ini akan mengganggu kita. Jika pengguna mengetahui bahwa kode VBA atau Macro itu dibuat oleh sumber atau orang yang bisa diandalkan, maka dia bisa memilih opsi Enable this content, seperti pada Gambar 1.

Pengguna yang ingin melakukan aktivitas di dalam sistem harus login ke dalam dengan memasukkan identitas dan password. Identitas dan password ini kemudian dicek terlebih dahulu di daftar pengguna yang ada di dalam tblAdminPengguna. Bila keduanya cocok, maka pengguna dapat masuk ke dalam dan melakukan aktivitas sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.

Preferensi sistem adalah bagian yang hanya bisa diakses oleh adminstrator, fungsinya untuk melakukan pengaturan dan membuat preferensi sistem yang kita inginkan sebagai default. Pengelolaan ini bersifat khusus dan hanya bisa diaplikasikan pada sistem yang kita buat. Membuat form yang digunakan untuk mengatur sistem cukup mudah. Dengan menggunakan tabel tblSistemPref sebagai record source, kita dapat membuat form melalui tombol Forms, Form Wizard, atau Blank Form seperti telah dijelaskan posting yang lalu. Design view form ini tampak seperti pada Gambar 1.

Adakalanya, karena satu dan lain hal, seperti misalnya kemampuan membuat jenis report yang terbatas, bentuk format tidak seperti yang diinginkan, informasi yang diperoleh tidak optimal, dan sebagainya, kita ingin mengolah data dengan menggunakan aplikasi spreadsheet semacam Excel. Dengan Excel, bentuk report yang memanjang ke kanan akan lebih mudah dicetak sesuai dengan keinginan, karena spreadsheet itu menyediakan fasilitas colum to repeat at left, sehingga kolom disebelah kiri bisa dicetak ulang di halaman berikutnya, mirip seperti row to repeat at top atau header di Access yang mencetak ulang bagian atas di setiap halaman kertas.

Seperti halnya laporan budget yang umumnya berbentuk trend bulanan, kita juga bisa membuat laporan trend aktual bulanan, baik untuk laporan yang hanya menampilkan rekening utama saja, atau laporan yang menampilkan rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2.

Jajaran manajemen perusahaan biasanya ingin mengetahui prestasi di divisi, departemen, atau bahkan pada level yang lebih rendah, seksi (misal seksi gudang, seksi dapur, dsb), yaitu dengan mengukur seberapa baiknya mereka mengendalikan biaya yang ada di bawah tanggung jawab masing-masing departemen. Dalam praktek, kemampuan suatu bagian untuk mengendalikan biaya ini disebut dengan cost responsibility, atau pertanggungjawaban biaya. Sedangkan laporan yang dipakai, tentu saja bernama cost responsibilty report. Laporan ini berisi rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap departemen dalam satu periode waktu. Umumnya, periode yang digunakan adalah bulan. Sebagai pembanding, perusahaan bisa menggunakan biaya yang disusun sesuai dengan anggaran periode yang berlaku, atau dengan membandingkan biaya bulan tertentu pada periode berjalan dengan biaya bulan tertentu pada periode yang lalu, dan sebagainya.

Secara umum, budget ditampilkan dalam bentuk trend yang terdiri dari kolom kode rekening beserta nama, setelah itu berturut-turut adalah jumlah budget tiap bulan dengan disertai jumlah total budget. Namun untuk menampilkan bentuk laporan yang berupa trend di Access tidaklah sesederhana itu karena laporan yang disediakan sifatnya statis, sedangkan budget yang kita buat sifatnya dinamis. Untuk menyiasati hal itu, maka kita perlu melakukan semacam manipulasi data sehingga Access bisa menampilkan laporan budget yang dinamis, sesuai dengan keinginan kita.

Data budget disimpan di dalam tabel tblBudget. Tabel ini bisa diisikan melalui single form sebagai default view-nya. Mengenai pembuatan form ini, kita bisa menggunakan cara seperti telah dibahas pada posting yang berkaitan dengan cara membuat form, baik itu melalui wizard atau manual dengan menggunakan blank form. Setelah selesai dibuat, kita dapat menyimpan form budget dengan nama frmBudget seperti pada Gambar 1.

Budget adalah rencana kerja yang disusun untuk satu periode waktu. Dalam pengertian keuangan, rencana kerja itu ditransformasikan dalam satuan moneter. Seperti kita ketahui, aktivitas operasi sebuah perusahaan itu bisa dihitung dengan berapa unit produk yang dihasilkan oleh bagian produksi, jumlah sumber daya manusia yang dipekerjakan menurut hitungan bagian personalia, berapa kebutuhan alat tulis kantor menurut bagian umum, dan sebagainya. Masing-masing dari bagian itu mempunyai budget kuantitas sendiri-sendiri yang satu dengan yang lain mungkin berbeda. Tetapi, sebagai bagian dari entitas perusahaan, mereka semua harus menggunakan satuan ukuran budget yang bisa diterima oleh semua pihak, yaitu satuan moneter, misalnya rupiah, dolar, euro, dan sebagainya.

Jurnal penutup adalah jurnal yang digunakan untuk memindahkan semua saldo yang ada pada rekening pendapatan dan biaya ke suatu rekening yang disebut rekening ringkasan pendapatan (income summary account). Jurnal penutup ini hanya dilakukan pada saat akhir periode akuntansi, yaitu untuk menutup periode akuntansi berjalan dan memulai periode akuntansi yang baru atau berikutnya.

Bentuk laporan neraca lajur yang kita susun mengikuti bentuk form. Jadi misalnya laporan neraca lajur lengkap bentuknya sama seperti form neraca lajur lengkap. Demikian pula dengan bentuk ringkas neraca lajur. Perbedaannya, di laporan, kita bisa membuat grup sesuai dengan keinginan. Pada bagian ini, kita akan membuat neraca lajur yang menggunakan grup kode rekening. Ikuti cara pembuatan neraca lajur dengan bentuk lengkap di bawah ini.

Pada dasarnya, membuat form neraca lajur sama dengan form buku besar. Perbedaannya terletak pada bagian subform, sedangakan kriteria yang dimasukkan dalam form neraca lajur sama dengan kriteria dalam buku besar. Jadi, kita dapat membuat Blank Form dan mengkopi kriteria yang ada di buku besar ke Blank Form itu seperti tampak pada Gambar 1. Setelah itu, pada combo box sdKodeRek ubahlah properti Row Source= SELECT KodeRek, NamaRek FROM tblRekUtama WHERE KodeRek>=[Forms] ![frmNeracaLajur]![drKodeRek]; . Beberapa nama kontrol lainnya yang juga perlu diubah adalah: FrameBukuBesar, SubformBukuBesar, ReportBukuBesar, dan PrintBukuBesar. Ubahlah “BukuBesar” menjadi “NeracaLajur” pada nama-nama kontrol itu agar relevan dengan nama form. Agar form nampak nyaman dilihat, hilangkan properti Record Selectors dan Record Navigations (isikan No pada kedua properti itu).

Neraca lajur adalah daftar yang berisi rekening dan jumlah saldo dari rekening itu pada periode waktu tertentu. Umumnya, neraca lajur dibuat setiap akhir periode akuntansi. Rekening yang ada di neraca lajur diurutkan sesuai dengan rekening yang ada di buku besar, yaitu saldo debit berada di sisi kiri dan saldo kredit berada di sisi kanan. Total debit dan kredit harus sama. Pada sebagian sofware akuntansi yang terkomputerisasi, kadang kala saldo debit dinyatakan dengan angka positif (tanpa tanda +) sedangkan saldo kredit dinyatakan dengan angka negatif (dengan tanda -). Dengan demikian, total harus bersaldo nol untuk menunjukkan total debit dan kredit mempunyai jumlah yang sama.

Pada posting sebelum ini, bentuk buku besar yang ditampilkan ada dua macam, yaitu bentuk lengkap dan bentuk ringkas atau simple. Bentuk lengkap, laporan buku besar mempunyai Group header yang terdiri dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2. Selain itu, bentuk lengkap juga mempunyai footer yang isinya adalah penjumlahan total dari debit dan kredit dari Group header serta saldo akhirnya. Laporan buku besar bentuk lengkap biasanya digunakan untuk mengetahui rincian transaksi dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2 yang telah digabungkan menjadi satu kesatuan rekening. Jadi misalnya, biaya gaji departemen operasional dapat dinyatakan dengan kode 601.310.000 atau bila ada alokasi proyek Astra International akan menjadi 601.310.A00, demikian dan seterusnya. Ketiga kode rekening yang digabungkan itu akan membentuk buku besar dengan kode rekening yang baru yang lebih rinci, seperti telah dijelaskan di posting yang berjudul Daftar Kode Rekening .

Seperti sudah dijelaskan di posting sebelumnya, buku besar yang kita buat sebenarnya berasal dari jurnal transaksi permanen. Dengan menggunakan query qryPermTransJurnal seperti di subbab sebelumnya, buku besar dalam bentuk apa pun yang kita inginkan dapat dihasilkan. Dari query inilah, kita kemudian mengurutkan transaksi berdasarkan kode rekening dan kronologi.

Jurnal transaksi permanen, seperti sudah dijelaskan di bab yang terdahulu, adalah tempat untuk menyimpan jurnal transaksi yang sudah tidak bisa diedit maupun dihapus. Kita dapat membuat form melalui tab Create lalu pilih salah satu cara dari grup Forms. Tetapi, cara paling mudah dan tidak membutuhkan waktu lama untuk menata ulang adalah dengan meng-copy form jurnal transaksi temporer untuk kemudian mengubah berbagai macam properti hasil copy-an itu. Lebih detailnya, ikutilah langkah-langkah di bawah ini:

Agar sebuah form bisa dibuka sesuai dengan pengaturan ijin yang telah kita buat, maka kita harus menambahkan fungsi tertentu ke dalam form. Fungsi itu digunakan untuk mengaktifkan ijin akses yang dimiliki oleh pengguna terhadap sebuah form yang akan dibuka. Untuk mengecek apakah seorang pengguna mempunyai ijin untuk membuka sebuah form, tambahkan fungsi IjinDitolak yang ada pada mdlPengguna ke setiap form yang akan dibuka. Syntax penulisan fungsi IjinDitolak adalah sebagai berikut:

Dengan menggunakan tools yang dimiliki Access, kita bisa membuat menu sendiri. Perangkat yang digunakan untuk membuat menu pada Access itu bernama Switchboard Manager. Dengan Switchboard Manager, kita bisa mengatur tampilan form, report, modul, macro yang akan dieksekusi. Pada bagian ini, kita tidak akan membahas menu yang dibuat melalui switchboard manager. Kita akan membuat menu sendiri yang proses eksekusinya disesuaikan dengan hak akses dari pengguna.

Kali ini, kita akan membuat form dengan tblMenus sebagai record source. Tampilan Design view tampak seperti Gambar 1, sedangkan tampilan dalam bentuk Form view ada di Gambar 2 sebelah kanan. Simpanlah form itu dengan nama frmMenuPengaturan. Selanjutnya, hilangkan properti Record Selectors dan Navigation Buttons agar form lebih enak dilihat.

Agar bekerja sesuai dengan apa yang kita inginkan, maka sofware akuntansi yang kita buat harus dikelola dengan benar. Sebagai sebuah sistem, maka kita perlu seorang adminstrator yang mengerti akan fungsi keseluruhan sofware akuntansi ini. Pengaturan ini meliputi bagaimanan seorang pengguna harus login, hak akses pengguna pada form dan report, melakukan aktivitas tertentu, dan sebagainya.

Pemrosesan secara real time dilakukan sesaat setelah transaksi selesai dijurnal. Dengan real time ini, setiap jurnal yang sudah dibuat oleh pengguna akan diverifikasi, disetujui, dan diproses oleh otoritas yang berwenang. Umumnya, si pembuat akan mencetak jurnal yang dibuatnya. Hasil cetakan itu kemudian dilampiri dengan dokumen pendukung dan diserahkan ke atasan yang berwenang untuk dimintakan persetujuan dan proses. Pada umumnya, transaksi yang berkaitan langsung dengan pembayaran atau pengeluaran kas menggunakan pemrosesan secara real time.

Pemrosesan secara batch adalah sekelompok transaksi yang dikumpulkan dalam jumlah tertentu, dalam periode waktu tertentu, dan kemudian diproses bersamaan. Proses transaksi secara batch dilakukan karena alasan efisiensi waktu. Jumlah jurnal transaksi yang banyak dengan pola jurnal yang seragam akan lebih efisien diproses secara batch. Proses ini bisa dilakukan secara harian, mingguan, atau bahkan bulanan, tergantung pada skala perusahaan. Biasanya, posting dilakukan secara batch jika transaksi sudah mencapai lebih dari 50.

Setelah melalu proses validasi oleh otoritas yang berwenang, jurnal transaksi kemudian diproses untuk dipindahkan dari jurnal transaksi temporer ke permanen. Tujuannya adalah untuk melindungi file dari segala bentuk perubahan. Dalam praktek secara umum, dokumen yang sudah divalidasi diberi tanda “disetujui oleh”, “diotorisasi oleh” atau tanda semacam itu beserta paraf atau tanda tangan pihak yang melakukannya. Hal yang sama juga berlaku untuk data yang sudah melewati proses penjurnalan.

Sebelum melangkah lebih jauh untuk membuat laporan atau print out dari jurnal transaksi temporer, kita harus membuat terlebih dahulu query yang bisa digunakan sebagai dasar pembuatan query, form, atau report yang berkaitan dengan jurnal transaksi temporer. Query ini merupakan gabungan dari tabel tblTempTrans Journal_Parent, tblTempTransJournal_Child, tblRekUtama, tblRekDerivatif1, tblRekDerivatif2, dan tblTipeJurnal, seperti terlihat pada Gambar 1 di bawah. Kecuali field yang diarsir warna merah, semua field pada masing-masing tabel dapat ditambahkan ke kotak Selected Fields di bagian bawah. Tambahkan beberapa field yang berisi formula sebagai berikut:

Pada dasarnya, modifikasi tombol Preview ini sama dengan modifikasi yang dilakukan pada posting dengan judul Dua Sumber Tabel yang Berbeda, Tetapi Satu Bentuk Laporan yang Sama. Perbedaan yang mendasar, Preview Report juga bisa dilakukan lewat menu. Gambar 1

Pada postingan dengan judul "Membuat Form dan Subform dengan Menggunakan Form Wizard", kita telah membuat form untuk jurnal transaksi temporer yang bentuknya masih jauh dari memadai.  Sekarang buka lagi desain form dari frmTempTransJournal_Parent. Kita akan memperbaiki satu per satu tampilan yang ada dalam form itu sehingga bentuknya seperti telihat pada Gambar 1. Nomor pada gambar itu menunjukkan perbaikan yang akan dilakukan.

Mencatat transaksi ke dalam jurnal merupakan pekerjaan seorang staf akuntansi yang paling penting. Dari sinilah, semua proses pembukuan berawal (book of original entry) yang diakhiri dengan pembuatan laporan keuangan. Jurnal merupakan catatan yang sistematis dan kronologis dari transaksi keuangan meliputi rekening-rekening yang akan didebit dan dikredit, jumlah rupiah, tanggal kejadian, dan deskripsi ringkas tentang transaksi tersebut.

Bila di bagian sebelumnya, kita sudah membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari satu form (satu tabel), yang sesuai dengan permintaan pengguna, maka pada bagian ini, kita akan membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari dua macam form (dua tabel). Seperti diketahui, tblRekDerivatif1 dan tblRekDerivatif2, kecuali nama field, kedua tabel itu memiliki properti yang sama, baik dari tipe data maupun dari field properties. Dengan kesamaan yang ada ini, kita bisa membuat satu macam report untuk dua sumber record (record source) yang berbeda. Penjelasannya seperti ini.

Ada kalanya pengguna ingin membaca report sesuai dengan keinginan. Tujuannya, supaya pengguna lebih fokus pada apa yang sedang dikerjakannya. Selain itu, bila report itu dicetak tidak membutuhkan kertas dalam jumlah yang banyak sehingga biaya alat tulis kantor bisa diirit. Pada bagian ini kita akan memodifikasi report yang telah dibuat agar bisa memenuhi permintaan pengguna, misalkan dengan menggunakan form dialog seperti tampak pada gambar berikut ini.

Tombol Report yang terletak di tab Create grup Roports dapat digunakan untuk membuat laporan sederhana dari suatu tabel atau query. Caranya sangat mudah. Arahkan mouse ke tabel yang laporannya ingin kita buat, sorotlah tabel itu, dan klik tombol Report. Selesai. Setelah selesai membuat laporan, kita dapat memodifikasi properti dari report atau field yang ada. Sebagai contoh, tabel tblRekUtama. Sorotlah tabel tblRekUtama, lalu klik tombol Report. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini (Layout view):

Form periode digunakan untuk memasukkan data yang berhubungan dengan periode akuntansi ke dalam tabel tblPeriode. Tidak seperti form Identitas Perusahaan yang hanya terdiri dari satu record dan dapat diedit sewaktu-waktu, form Periode dapat terdiri dari banyak record dan untuk melakukan pengeditan tidak boleh dilakukan sembarangan. Form Periode dilengkapi dengan pengecekan apakah data yang kita masukkan sudah valid atau belum. Bila data yang dimasukkan belum valid, maka data itu tidak akan tersimpan. Cara pembuatan form pada contoh ini sama dengan pada contoh postingan sebelumnya yang berjudul Memasukkan Data ke Tabel Menggunakan Class Module di Form Identitas Perusahaan , langkah 1 sampai dengan langkah 6, tetapi menggunakan field dan properti yang berkaitan dengan tblPeriode. Tampilan Design view dari form untuk yang bersumber dari tblPeriode adalah seperti gambar berikut ini.

Pada bagian ini kita akan memasukkan data dengan menggunakan kode VBA yang kita buat sendiri. Kita akan menggunakan tblIdentitasPerusahaan sebagai contohnya. Tabel ini hanya menyimpan satu record yang bisa kita edit sewaktu-waktu. Sorotlah tblIdentitasPerusahaan, lalu buatlah form melalui tab Create dan pilih Form pada grup Forms, lalu ubahlah tampilannya dalam Design view sehingga diperoleh hasil seperti gambar di bawah.

Nama tabel: tblTipeJurnal, nama form: frmTipeJurnal Tabel tipe jurnal digunakan untuk menunjukkan sumber dari mana suatu transaksi itu dicatat. Transaksi keuangan dalam sebuah organisasi selalu melibatkan berbagai macam departemen. Departemen HRD misalnya, bertanggung jawab atas pembayaran gaji buruh, karyawan tetap dan honorer. Mereka mempunyai perhitungan sendiri dalam mengalokasikan biaya yang terkait dengan ketenagakerjaan beserta Undang-undangnya. Pada prinsipnya, alokasi biaya itu bermuara ke Departemen Akunting sebagai tempat terakhir dalam proses pelaporan keuangan perusahaan.

Setelah mengetahui bagaimana membuat tabel dan mendesain form sederhana, langkah selanjutnya adalah membuat query dan report. Namun, sebelum ke langkah itu, kita harus memasukkan terlebih dahulu record ke dalam masing-masing tabel, terutama tabel master, melalui form yang telah dibuat. Untuk memasukkan record melalui form, kita harus memastikan bahwa tombol perintah seperti yang  telah dibuat di subbab sebelumnya telah terpasang dan berfungsi sempurna. Jika belum, baca kembali caranya di posting yang berjudul Mengaplikasikan Modul Global ke Form dan ikuti langkah-langkahnya di sana.  Jika sudah, maka kita akan mulai memasukkan data ke tabel melalui form. Pada postingan berikut ini, kita menautkan form ke sumber tabel, yaitu melalui properti Record Source pada form.

Aktivitas akuntansi dimulai dari pembuatan kode rekening. Kode rekening ini akan digunakan dalam pencatatan jurnal transaksi, pembuatan buku besar, neraca lajur sampai dengan diterbitkannya laporan keuangan. Aktivitas lainnya adalah membuat jurnal transaksi. Jurnal transaksi merupakan pusat dari seluruh aktivitas akuntansi, karena dari sinilah semua bentuk laporan dibuat. Jadi, kesalahan dalam pembuatan jurnal transaksi, baik dalam kode rekening, keterangan, jumlah kuantitas, referensi, maupun jumlah rupiah didebit atau dikredit bisa berakibat laporan keuangan menjadi salah interpretasi. Sofware akuntansi yang baik harus mempunyai kontrol terhadap pembuatan jurnal transaksi. Tentu saja, peran manusia adalah yang utama, karena sofware akuntansi hanya membantu memudahkan pekerjaan manusia menjadi lebih efisien dan efektif.

Sebuah sistem yang menggunakan hak akses pengguna selalu menampilkan nama atau identitas pengguna yang aktif di layar. Contohnya seperti gambar di bawah, yang diambil dari Form frmRekUtama,  di mana Administrator sedang aktif membuka form Daftar Kode Rekening - Rekening Utama. Kita dapat menampilkan user yang aktif dengan cara berikut ini:

Modul untuk mengelola pengguna berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk mengelola pengguna yang masuk ke dalam sistem. Seperti diketahui, hirarki sistem informasi manajemen ada tiga level, yaitu puncak, menengah, dan bawah. Masing-masing mempunyai hak akses yang melekat sesuai dengan levelnya. Level puncak tentu saja mempunyai hak akses terhadap sistem yang lebih lengkap daripada level di bawahnya. Level bawah mempunyai hak akses yang melekat sesuai dengan tugasnya, misalnya seseorang yang hanya bisa membuat jurnal, tentu saja tidak bisa memproses jurnal yang dibuatnya. Hanya otoritas yang berwenang, biasanya dengan level yang lebih tinggi dan menguasai bidangnya, yang bisa memproses jurnal itu. Level yang tinggi seperti manajer produksi dan pemasaran, karena tidak menguasai bidang akuntansi, tentu saja tidak berhak untuk memproses jurnal. Namun demikan, mereka berhak untuk mengakses laporan yang berkaitan dengan bagian atau departemen yang menjadi tanggung jawabnya.

Pada postingan sebelumnya, kita telah membuat form dalam bentuk yang paling sederhana dan belum mempunyai fitur yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat. Di sisi lain, kita telah membuat modul yang berisi fungsi yang dapat kita aktifkan setiap saat di mana pun obyek itu berada. Untuk diketahui, dengan mengaktifkan Use Control Wizard dan klik tombol Button (Form Control), Access dapat memandu kita membuat Wizard tombol perintah yang memiliki kode VBA seperti yang dibuat pada sebagian isi modul di postingan yang berjudul Membuat Modul Global di Access. Contohnya adalah tombol perintah untuk kembali ke awal, ke record sebelumnya, menambah record baru, ke record berikutnya, dan sebagainya.