Buku Membuat Program Akuntansi dengan MS Access VBA

Sesuai dengan judul, buku ini membahas tentang sistem akuntansi dan bagaimana cara membuat sofware akuntansi dengan menggunakan Access VBA. Pembahasan dimulai dari gambaran sekilas apa itu sistem akuntansi. Setelah itu, pembaca akan diperkenalkan dengan aplikasi pengolah data Access, dimulai dari cara yang paling sederhana, sampai dengan bagaiaman pembaca menggunakan VBA untuk memanipulasi data.

Untuk menerapkan program yang ada di buku ini, pembaca harus mengikuti penjelasan dari awal sampai dengan akhir. Untuk diketahui, semua yang dituliskan dalam buku ini, terutama yang berkaitan dengan Access tidak berdiri sendiri, tetapi saling berhubungan satu bab dengan bab lainnya. Pembaca bisa mengerti Access dan sistem akuntansi yang ada dalam buku ini hanya jika sudah membaca sampai selesai dan menerapkannya langsung di komputer.

VBA yang dipergunakan dalam buku ini dapat diterapkan pada Access 2007 ke atas. Seperti kita ketahui, sejak peluncuran Office 2007 semua aplikasi yang ada di dalamnya mengalami perubahan yang signifikan, sehingga banyak kode VBA yang ditambahkan untuk memudahkan programmer dalam membuat aplikasi dengan bantuan VBA. Untuk sistem operasi, Access bisa digunakan dengan baik bila komputer menggunakan Windows XP sebagai syarat minimal.

Buku ini disusun secara berurutan dan satu bab dengan bab lain saling berkaitan. Penulisan dimulai dari gambaran umum yang diikuti dengan penerapan dalam membuat software akuntansi. Pada bab terakhir, setelah semua program selesai dibuat, pembaca akan diajak untuk membuat menu sendiri dan mengelola software dengan cara kita sendiri.

Perlu pembaca ketahui, setiap bab dalam buku ini adalah unik. Masing-masing bab mempunyai keunikan yang tidak didapat di bab lain, terutama dalam proses pembuatan program dengan Access. Kita semua tahu, Access kaya dengan berbagai macam metode, properti, dan fungsi. Penulis berusaha menghadirkan semuanya di buku ini. Pembaca dapat juga membuka tautan Daftar Isi untuk melihat masing-masing bab yang dibahas ringkas di bawah ini, karena pada dasarnya, buku ini merupakan versi cetak dari blog Access Terapan.

Gambaran umum dalam buku ini menjelaskan secara ringkas apa itu sistem akuntansi dan Microsoft Access. Penjelasan sistem akuntansi, dalam bab 1, bersifat umum untuk kemudian diarahkan ke hal yang khusus dan berkaitan dengan sofware akuntansi yang disusun dengan Access VBA. Di bab 2, pembaca diperkenalkan dengan database secara umum dan Microsoft Access beserta obyek yang ada di dalamnya.

Di bab-bab selanjutnya, kita memasuki tahap awal dalam membuat software akuntansi. Di bagian ini kita membuat tabel-tabel yang dibutuhkan beserta relasi tabel yang terkait seperti dijelaskan di bab 3. Bab selanjutnya, bab 4, kita belajar sejenak bagaimana cara membuat form dengan berbagai cara yang telah disediakan oleh Access, sebagai bekal untuk membuat form lain yang ada di bab-bab selanjutnya. Agar form yang kita buat dapat bekerja dengan baik, kita perlu modul seperti dijelaskan di bab 5 yang berisi kode VBA untuk membuat fungsi. Ada berbagai macam fungsi yang tersedia di bab 5 yang semuanya akan digunakan di obyek Access seperti query, form, report, macro, ataupun di modul itu sendiri. Di bab 5 ini, kita mulai memasukan data contoh, terutama untuk data master, ke tabel dengan menggunakan form. Form yang telah kita buat di bab 4 digunakan sebagai antar muka untuk memasukkan data contoh. Ada dua cara memasukkan data. Cara pertama, langsung tersimpan dalam tabel. Cara kedua disimpan terlebih dulu di memori sementara, setelah selesai baru disimpan ke tabel. Di bab 6, dengan menggunakan form, kita membuat report sesuai dengan parameter yang ada di form.

Pada tahapan yang lebih rinci, kita mulai membuat berbagai macam kode VBA yang kompleks yang dilengkapi dengan berbagai macam query. Kode VBA itu digunakan untuk mengendalikan cara memasukkan data ke jurnal transaksi seperti dijelaskan di bab 7. Selain itu kita juga belajar bagaimana cara memposting jurnal transaksi secara batch processing dan real time processing seperti dijelaskan di bab 8. Di bab 9, kita mulai membuat laporan buku besar yang bisa ditampilkan di report atau form. Laporan buku besar itu dibuat berdasarkan data jurnal yang telah diproses posting. Di laporan buku besar, kita bisa menelusur balik ke sumber jurnal. Setelah proses posting selesai, langkah selanjutnya adalah membuat neraca lajur yang menjadi dasar pembuatan laporan keuangan seperti dijelaskan di bab 10. Di bab 11, kita membuat budget dengan cara impor data dari Microsoft Excel. Data budget yang telah diimpor itu kemudian kita buat laporannya dalam bentuk trend dengan menggunakan crosstab query yang sifatnya dinamis (bisa berubah sesuai dengan parameter yang dimasukkan). Bab 12 adalah bab terakhir yang masih berhubungan langsung dengan aktivitas akuntansi, yaitu membuat laporan keuangan. Ada banyak sekali laporan yang bisa dihasilkan dari tabel yang telah kita buat. Dalam buku ini, hanya laporan yang kompleks saja yang kita buat, yaitu laporan perbandingan antara budget dengan realisasi serta laporan trend aktual (realisasi). Selain itu, kita juga membuat form yang bersifat dinamis untuk mengekspor tabel atau query ke Microsoft Excel.

Di bab-bab terakhir, kita membuat sendiri administrasi sistem dan pengguna. Adminsitrasi sistem berkaitan dengan pengaturan standar (default), menampilkan form saat login pertama kali, dan membuat file dengan ekstensi .accde yang aman. Administrasi pengguna berisi pengaturan hak pengguna untuk membuka menu atau form, mana yang diijinkan dan mana yang tidak diijinkan. Semuaya dijelaskan di bab 13. Di bab 14, kita membuat sendiri menu tanpa menggunakan Switchboard Manager. Menu itu kita buat sesuai dengan hak akses pengguna seperti telah diatur di bab 14.

Bonus CD

Buku ini dilengkapi dengan bonus CD yang berisi software akuntansi. Software akuntansi yang dibuat dengan Access dibagi menjadi dua folder. Tujuannya, agar pembaca bisa mengikuti alur proses penyusunan software akuntansi dan buku ini.
Folder yang pertama, software masih dalam pembuatan yang digunakan sebagai proses pembelajaran. Software ini ada dalam folder Draft yang berisi file-file class module, standard module, beserta dokumentasi untuk tabel, contoh data, dan item menu dalam bentuk PDF dan Word. Pada pembahasan buku ini, untuk tujuan pembelajaran, pembaca diminta untuk memindahkan file class module dan standar module ke Access.
Folder yang kedua, software yang sudah jadi dan siap dijalankan. Software ini disimpan di folder Final.
Sebelum membuka software akuntansi, silakan membaca file readme.txt yang ada dalam bonus CD terlebih dahulu.

Siapa yang Membaca Buku Ini

Buku ini ditujukan kepada:

1. Mereka yang paham apa itu sistem akuntansi dan ingin membuat software akuntansi dengan Access. Umumnya pembaca dengan latar belakang pendidikan akuntansi dapat memahami sistem akuntansi secara konseptual, namun belum pernah menyusun program software akuntansi. Penulis juga yakin bahwa mereka tahu tentang Access tetapi tidak tahu bagaimana harus merangkai kode VBA yang ada di dalamnya sehingga bisa membuat sofware akuntansi.
2. Mereka yang paham apa itu Access VBA tetapi belum paham sistem akuntansi. Umumnya pembaca dengan latar belakang pendidikan programming sudah mengerti kode VBA yang ada di Access, namun mungkin belum pernah membuat sofware akuntansi.
3. Siapa pun yang ingin mempraktekan langsung apa itu Access VBA dengan akuntansi sebagai contoh terapannya.

Di mana membeli buku ini

Buku ini dapat dibeli di Toko Buku Gramedia, atau bisa hubungi direct selling: Ibu Rini, Telp: (021) 5365-0110 ext 3429 atau email: fajarini@gramedia.com.