Access Terapan

Pada dasarnya, membuat form neraca lajur sama dengan form buku besar. Perbedaannya terletak pada bagian subform, sedangakan kriteria yang dimasukkan dalam form neraca lajur sama dengan kriteria dalam buku besar. Jadi, kita dapat membuat Blank Form dan mengkopi kriteria yang ada di buku besar ke Blank Form itu seperti tampak pada Gambar 1. Setelah itu, pada combo box sdKodeRek ubahlah properti Row Source= SELECT KodeRek, NamaRek FROM tblRekUtama WHERE KodeRek>=[Forms] ![frmNeracaLajur]![drKodeRek]; . Beberapa nama kontrol lainnya yang juga perlu diubah adalah: FrameBukuBesar, SubformBukuBesar, ReportBukuBesar, dan PrintBukuBesar. Ubahlah “BukuBesar” menjadi “NeracaLajur” pada nama-nama kontrol itu agar relevan dengan nama form. Agar form nampak nyaman dilihat, hilangkan properti Record Selectors dan Record Navigations (isikan No pada kedua properti itu).

Neraca lajur adalah daftar yang berisi rekening dan jumlah saldo dari rekening itu pada periode waktu tertentu. Umumnya, neraca lajur dibuat setiap akhir periode akuntansi. Rekening yang ada di neraca lajur diurutkan sesuai dengan rekening yang ada di buku besar, yaitu saldo debit berada di sisi kiri dan saldo kredit berada di sisi kanan. Total debit dan kredit harus sama. Pada sebagian sofware akuntansi yang terkomputerisasi, kadang kala saldo debit dinyatakan dengan angka positif (tanpa tanda +) sedangkan saldo kredit dinyatakan dengan angka negatif (dengan tanda -). Dengan demikian, total harus bersaldo nol untuk menunjukkan total debit dan kredit mempunyai jumlah yang sama.

Pada posting sebelum ini, bentuk buku besar yang ditampilkan ada dua macam, yaitu bentuk lengkap dan bentuk ringkas atau simple. Bentuk lengkap, laporan buku besar mempunyai Group header yang terdiri dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2. Selain itu, bentuk lengkap juga mempunyai footer yang isinya adalah penjumlahan total dari debit dan kredit dari Group header serta saldo akhirnya. Laporan buku besar bentuk lengkap biasanya digunakan untuk mengetahui rincian transaksi dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2 yang telah digabungkan menjadi satu kesatuan rekening. Jadi misalnya, biaya gaji departemen operasional dapat dinyatakan dengan kode 601.310.000 atau bila ada alokasi proyek Astra International akan menjadi 601.310.A00, demikian dan seterusnya. Ketiga kode rekening yang digabungkan itu akan membentuk buku besar dengan kode rekening yang baru yang lebih rinci, seperti telah dijelaskan di posting yang berjudul Daftar Kode Rekening .

Seperti sudah dijelaskan di posting sebelumnya, buku besar yang kita buat sebenarnya berasal dari jurnal transaksi permanen. Dengan menggunakan query qryPermTransJurnal seperti di subbab sebelumnya, buku besar dalam bentuk apa pun yang kita inginkan dapat dihasilkan. Dari query inilah, kita kemudian mengurutkan transaksi berdasarkan kode rekening dan kronologi.