Access Terapan

Jurnal penutup adalah jurnal yang digunakan untuk memindahkan semua saldo yang ada pada rekening pendapatan dan biaya ke suatu rekening yang disebut rekening ringkasan pendapatan (income summary account). Jurnal penutup ini hanya dilakukan pada saat akhir periode akuntansi, yaitu untuk menutup periode akuntansi berjalan dan memulai periode akuntansi yang baru atau berikutnya.

Jurnal transaksi permanen, seperti sudah dijelaskan di bab yang terdahulu, adalah tempat untuk menyimpan jurnal transaksi yang sudah tidak bisa diedit maupun dihapus. Kita dapat membuat form melalui tab Create lalu pilih salah satu cara dari grup Forms. Tetapi, cara paling mudah dan tidak membutuhkan waktu lama untuk menata ulang adalah dengan meng-copy form jurnal transaksi temporer untuk kemudian mengubah berbagai macam properti hasil copy-an itu. Lebih detailnya, ikutilah langkah-langkah di bawah ini:

Pemrosesan secara real time dilakukan sesaat setelah transaksi selesai dijurnal. Dengan real time ini, setiap jurnal yang sudah dibuat oleh pengguna akan diverifikasi, disetujui, dan diproses oleh otoritas yang berwenang. Umumnya, si pembuat akan mencetak jurnal yang dibuatnya. Hasil cetakan itu kemudian dilampiri dengan dokumen pendukung dan diserahkan ke atasan yang berwenang untuk dimintakan persetujuan dan proses. Pada umumnya, transaksi yang berkaitan langsung dengan pembayaran atau pengeluaran kas menggunakan pemrosesan secara real time.

Setelah melalu proses validasi oleh otoritas yang berwenang, jurnal transaksi kemudian diproses untuk dipindahkan dari jurnal transaksi temporer ke permanen. Tujuannya adalah untuk melindungi file dari segala bentuk perubahan. Dalam praktek secara umum, dokumen yang sudah divalidasi diberi tanda “disetujui oleh”, “diotorisasi oleh” atau tanda semacam itu beserta paraf atau tanda tangan pihak yang melakukannya. Hal yang sama juga berlaku untuk data yang sudah melewati proses penjurnalan.

Sebelum melangkah lebih jauh untuk membuat laporan atau print out dari jurnal transaksi temporer, kita harus membuat terlebih dahulu query yang bisa digunakan sebagai dasar pembuatan query, form, atau report yang berkaitan dengan jurnal transaksi temporer. Query ini merupakan gabungan dari tabel tblTempTrans Journal_Parent, tblTempTransJournal_Child, tblRekUtama, tblRekDerivatif1, tblRekDerivatif2, dan tblTipeJurnal, seperti terlihat pada Gambar 1 di bawah. Kecuali field yang diarsir warna merah, semua field pada masing-masing tabel dapat ditambahkan ke kotak Selected Fields di bagian bawah. Tambahkan beberapa field yang berisi formula sebagai berikut:

Pada dasarnya, modifikasi tombol Preview ini sama dengan modifikasi yang dilakukan pada posting dengan judul Dua Sumber Tabel yang Berbeda, Tetapi Satu Bentuk Laporan yang Sama. Perbedaan yang mendasar, Preview Report juga bisa dilakukan lewat menu. Gambar 1

Pada postingan dengan judul "Membuat Form dan Subform dengan Menggunakan Form Wizard", kita telah membuat form untuk jurnal transaksi temporer yang bentuknya masih jauh dari memadai.  Sekarang buka lagi desain form dari frmTempTransJournal_Parent. Kita akan memperbaiki satu per satu tampilan yang ada dalam form itu sehingga bentuknya seperti telihat pada Gambar 1. Nomor pada gambar itu menunjukkan perbaikan yang akan dilakukan.

Mencatat transaksi ke dalam jurnal merupakan pekerjaan seorang staf akuntansi yang paling penting. Dari sinilah, semua proses pembukuan berawal (book of original entry) yang diakhiri dengan pembuatan laporan keuangan. Jurnal merupakan catatan yang sistematis dan kronologis dari transaksi keuangan meliputi rekening-rekening yang akan didebit dan dikredit, jumlah rupiah, tanggal kejadian, dan deskripsi ringkas tentang transaksi tersebut.