Access Terapan

Sebagai seorang database administrator, kita diwajibkan untuk memback-up database secara periodik. Memback-up database, terutama untuk database back-end merupakan suatu keharusan karena di sinilah semua data disimpan.

Berbeda dengan tipe data lain non BLOB yang bisa langsung terbaca dengan membuka Datasheet view dari sebuah tabel, tipe data BLOB tidak bisa dibaca dengan cara itu. Dengan membuka Datasheet view tabel yang berisi data BLOB, kita hanya akan melihat sebuah tulisan Long Binary Data tanpa mengetahui bagaimana bentuk data yang sebenarnya adalah sebuah file.

Seperti telah dijelaskan di posting terdahulu, BLOB atau Binary Large Object Bitmap merupakan tipe data biner yang digunakan untuk menyimpan objek berupa file ke dalam suatu database. Di MS Access kita juga bisa membuat sebuah database yang digunakan khusus untuk menyimpan objek berupa file. Ikuti caranya pada pembahasan berikut ini. Untuk mudahnya, kita akan membuat sebuah database. Namailah database itu blob.accdb. Database blob.accdb ini hanya akan berisi sebuah tabel yang akan digunakan untuk mengelola data yang berupa file. apa pun tipe file nya. Oleh karena itu supaya database blob.accdb ini informatif, maka kita akan membuat sebuah tabel, sebutlah nama tabel itu tblBlob. Berikut ini adalah field beserta propertinya yang ada dalam tblBlob. Field Name: blobId Field Description: Nomor urut BLOB object Properti: Caption: BlobId Type: Long Integer (Autonumber) Field Name: blobObjek Field Description: Sisipkan sebuah objek BLOB di sini Properti: Caption: Objek BL...

Bagi para pengguna Access dan programmer Access yang masih pemula, tipe data BLOB terdengar asing. Adalah hal yang masuk akal bahwa BLOB tidak terlihat sebagai tipe data di MS Access, terutama saat kita membuat sebuah tabel dan mengisi tipe data yang diinginkan.

Kita bisa membuat sendiri sebuah FIle Dialog dengan menggunakan VBA di MS Access. File Dialog atau dialog file adalah sebuah kotak yang menampilkan daftar direktori, folder, atau file. Dengan menggunakan daftar ini, pengguna komputer dipersilakan untuk memilih rincian yang ada di dalamnya.

Meyimpan data dalam file teks adalah salah satu solusi yang bagus dalam menyusun program. Menggunakan file teks merupakan salah satu cara untuk menyimpan data yang akan ditampilkan di layar. Data yang tersimpan bisa digunakan sebagai pengganti atau pelengkap dari data yang tersimpan dalam database.

Membaca data dari sebuah file teks merupakan prosedur yang umum dilakukan saat menjalankan sebuah program. Pada berbagai macam aplikasi, kita sering menemukan jenis file teks yang berisi parameter-parameter tertentu yang dijalankan saat program pertama kali dibuka. File teks itu, biasanya berekstensi .ini, seperti system.ini, properties.ini, dan php.ini berisi configurasi sebuah aplikasi. Kita bisa membaca file teks semacam itu dengan menggunakan FileSystemObject (FSO) yang ada di Access VBA.

Semua file teks yang dibuka dengan menggunakan kode program secara otomatis akan ditutup saat kode program selesai dijalankan. Oleh karena itu, kita tidak harus secara eksplisit menutup file teks setiap kali membukanya. Walaupun demikian, menutup file teks secara eksplisit (dengan menulis pernyataan penutup) sebaiknya tetap dilakukan bila kita telah membuka file teks itu.

Ada tiga tahap pengelolaan data dalam bentuk file teks. Tahap pertama, kita membuka file teks. File teks dapat dibuka dengan cara membuka file teks yang sudah dibuat, atau dengan membuat file teks yang baru. Saat kita membuat yang baru, secara otomatis, file teks itu terbuka dan siap untuk digunakan. Kedua cara itu membutuhkan sebuah referensi ke objek TextStream.

File teks atau dalam bahasa Inggris disebut text file adalah salah satu bentuk file yang paling sederhana. Disebut paling sederhana karena file teks ini sangat mudah dibuat, baik melalui command-line, notepad, wordpad, bahkan MS Word sekalipun. Bahkan file teks ini bisa dibuat di lingkungan sistem operasi seperti Unix, Linux, MacOs, Windows, dan masih banyak lagi.

Pada beberapa posting terdahulu, kita telah menyinggung istilah path, namun belum dibahas lebih dalam apa itu path. Path dalam sebuah sistem file adalah urutan hirarki dari nama file atau folder yang menunjukkan dengan tepat, lokasi file atau folder itu berada. Pada dasarnya, path adalah alamat sebuah file atau folder.

Seperti telah dijelaskan di posting terdahulu yang berjudul Menampilkan Properti File dengan Menggunakan FileSystemObject di Access, sebuah file mempunyai atribut yang nilainya mempunyai tipe Bitmap, sama seperti tipe Bitmap pada atribut folder. Bitmap bukan merupakan format gambar seperti bitmap image, tetapi merupakan cara bagaimana data disimpan dan ditampilkan.

Setiap file mempunyai sejumlah properti yang berguna dalam pengaturan sistem file. Sebagai misal, properti Type akan menampilan jenis file berdasarkan ekstensinya, contoh: .docx adalah ekstensi untuk file MS Word, .accdb adalah ekstensi file untuk MS Access, .php adalah ekstensi file untuk PHP, dan sebagainya. Properti DateLastAccessed menunjukkan tanggal terakhir seseorang membuka sebuah file. Properti ini berguna untuk menentukan apakah file (terutama file untuk dokumen seperti MS word, Excel, Power Point, dsb.) yang tersimpan dalam Hard disk masih sering digunakan/dibuka atau tidak. Bila tidak, maka file yang jarang dibuka itu sebaiknya dipindahkan ke media penyimpanan yang lain, seperti CD. Dengan memindahkan file yang jarang dibuka tetapi masih dianggap penting, maka kita bisa sedikit mengosongkan Hard disk untuk menyimpan file lainnya.

Selain dihapus, sebuah file mungkin juga dipindahkan ke media penyimpanan yang lain. Tujuannya, untuk mengurangi beban media penyimpanan yang sedang dipakai. Umumnya, file yang sudah jarang dibuka tetapi masih dianggap penting disimpan dalam media penyimpanan lainnya seperti di CD atau pita magnetis lainnya. Selain mengurangi beban, memindahkan file juga membuat kapasitas media penyimpanan yang dipakai menjadi lebih banyak, sehingga proses memuat data juga akan berjalan lebih cepat.

Meng-copy file dari satu folder ke folder lain dalam satu komputer atau dari satu komputer ke komputer lain dalam sebuah jaringan adalah hal yang biasa kita lakukan saat kita berinteraksi dengan komputer. Bila sudah terbiasa menggunakan Windows Explorer untuk meng-copy file, maka ada baiknya kita mencoba membuat sendiri cara meng-copy file dengan menggunakan metode CopyFile yang disediakan FileSystemObject di Access.

Kemampuan FileSystemObject untuk menghapus file memungkinkan kita untuk membuat kode VBA di Access yang secara otomatis akan menghapus file yang sesuai dengan keinginan. Dengan menggunakan proses searching yang dilakukan melalui statement for each... next, maka kita dapat memilih kriteria file yang ingin dihapus secara serentak. Hal ini berbeda bila kita melakukannya melalui Windows Explorer yang tidak bisa menghapus file yang berada di beberapa folder secara serentak.

Mengelola file dengan FileSystemObject di MS Access pada intinya adalah mengelola file yang tersimpan dalam sistem file. Sebagai contoh, pada sistem operasi Windows, kita biasa membuka folder My Documents untuk melihat file dokumen apa saja yang berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari. Untuk melihat program yang terpasang di Windows, kita bisa membuka folder Program Files. Folder Program Files berisi file yang biasa digunakan untuk membuka aplikasi yang datanya tersimpan di My Documents, misalnya: file Excel dibuka dengan Excel.exe., dsb.

Folder, sama seperti objek lain pada FileSystemObject, juga mempunyai properti. Untuk melihat properti sebuah folder di Windows Explorer, kita bisa memilih sembarang folder, lalu klik mouse kanan untuk menampilkan menu shortcut dan pilih Properties di menu ini. Cara lainnya,  setelah memilih sembarang folder, kita bisa menekan menu File dan pilih Properties.

Bagi kita yang sering menggunakan Windows Explorer tentu sudah tidak asing lagi dengan perintah untuk meng-copy dan paste, memindahkan, menghapus, atau bahkan mengganti nama sebuah folder. Mungkin, tidak banyak orang yang tahu bahwa MS Access juga mempunyai kemampuan seperti itu. Pada posting kali ini, kita akan belajar bagaimana melakukan pengeditan seperti yang kita lakukan dengan Windows Explorer, terutama yang berkaitan dengan editing folder.

Pada posting terdahulu, kita sudah membuat program yang digunakan untuk mengelola disk drive dari sebuah komputer. Pada posting berikut ini kita akan membuat program yang digunakan untuk mengelola folder. Secara umum proses yang berlaku saat kita mengelola disk drive juga berlaku di folder, yaitu melakukan koneksi untuk mengakses folder yang ingin dibuka, mengecek apakah sebuah folder tersimpan dalam disk drive, serta merinci isi dari sebuah folder.