Membuat File Back-up Database Secara Otomatis

Sebagai seorang database administrator, kita diwajibkan untuk memback-up database secara periodik. Memback-up database, terutama untuk database back-end merupakan suatu keharusan karena di sinilah semua data disimpan.
Memback-up database bisa dilakukan secara manual maupun otomatis dan dilakuan secara periodik. Pada database Access, memback-up secara manual bisa dilakukan dengan meng-copy file database sumber ke database target. Cara mengcopy file bisa dilakukan melalui Windows Explorer, lalu lakukan prosedur copy dan paste seperti biasa. Cara lain adalah dengan menggunakan perintah dari File System Object (FSO) seperti dijelaskan di posting yang berjudul Meng-copy File Menggunakan FileSystemObject di Access.
Untuk back-up secara otomatis, kita bisa menggunakan bantuan dari program kecil yang dibuat dengan menggunakan DOS (Disk Operating System) batch file.  DOS batch file berisi perintah yang ditulis dan dijalankan dengan menggunakan Windows command prompt. Setelah itu kita dapat menggunakan Administrative Tools yang tersedia di Windows, berupa Scheduled Task/Task Scheduler.

Sebagai tahap awal, kita pahami dulu Windows command prompt Contohnya seperti ini:

Pada gambar di atas, kita menggunakan perintah Dir/dir untuk menampilkan nama directory, dalam hal ini directorynya adalah C.

Pada gambar berikut ini, kita mencopy secara manual file sumber yang bernama Access Terapan.accdb ke file target yang bernama Access Terapan 01.accdb.

Setelah mengetahui perintah Windows command prompt seperti di atas, kita dapat menuliskannya dalam sebuah batch file.

Nah, untuk membuat file back-up database, caranya sebagai berikut:
Dari Windows Explorer, buatlah folder D:\AccessTerapan. Dari folder ini buatlah subfolder Proyek, sehingga bila folder proyek dibuka, alamatnya adalah D:\AccessTerapan\Proyek. Setelah itu, tempatkan nama file database Access yang ingin di-backup otomatis, misalnya nama filenya: Access Terapan.accdb, sehingga path file menjadi d:\AccessTerapan\Proyek\Access Terapan.accdb. Path file inilah yang akan dicopy ke file lain secara otomatis.

Buatlah file dengan ekstensi .bat dan namailah file itu Backup.bat. Untuk membuka file Backup.bat, sorotlah file ini, lalu klik mouse kanan dan pilih Edit untuk membuka file ini dengan menggunakan Notepad atau Wordpad (lihat gambar atas). Tampilan Backup.bat setelah dibuka seperti di bawah ini.

Salinlah perintah di bawah ini:

set hour=%time: =0%
copy "d:\AccessTerapan\Proyek\Access Terapan.accdb" "d:\AccessTerapan\Proyek\Access Terapan Backup-%date:~10,4%%date:~4,2%%date:~7,2%%hour:~0,2%%time:~3,2%%time:~6,2%.accdb"

Pada intinya, perintah itu berarti:
Meng-copy file sumber yang bernama d:\AccessTerapan\Proyek\Access Terapan.accdb menjadi file yang berpola d:\AccessTerapan\Proyek\Access Terapan Backup-yyyymmddhhnnss.accdb, di mana yyyy adalah tahun, mm adalah bulan, dd adalah tanggal, hh adalah jam, nn adalah menit, dan ss adalah detik. Jadi bila proses pengcopyan dilakukan pada tanggal 16 Oktober 2017 jam 22.35:34, maka nama file Access Terapan.accdb akan dicopy menjadi Access Terapan Backup-20171016223534.accdb.

Setelah selesai mengisi, simpanlah file Backup.bat. Untuk menguji coba, silakan klik ganda file Backup.bat untuk melihat hasilnya. Contoh animasi eksekusi Backup.bat dapat dilihat di gambar bawah ini.

Pada animasi gambar di atas, saat Backup.bat diklik dua kali. maka file Access Terapan.accdb akan di-copy sesuai dengan nama file target yang sudah dikodekan menjadi Access Terapan Backup-20171017221730.accdb, Access Terapan Backup-20171017221732.accdb, dan seterusnya. Untuk diketahui, nama file target ini sangat unik, tidak akan pernah sama. Jadi kita bisa menjalankannya secara otomatis.

Nah, terakhir, bagaimana cara mengeksekusi Backup.bat secara otomatis? Ini kita lakukan dengan menggunakan Scheduled Task atau Task Scheduler yang ada di Administrative Tools (bagian dari Control Panel. Berikut ini langkah-langkahnya.

Buka Scheduled Task atau Task Scheduler di Administrative Tools pada Control Panel.
Setelah Task Scheduler terbuka, pilih menu Action lalu pilih Create Task...
Pada tab General bagian Name, isikan BackupDatabase sebagai nama Task.
Pada tab Triggers, klik tombol New... untuk membuat pemicu baru. Pop up window New Trigger ditampilkan. Sebagai uji coba, isikan seperti data di gambar di bawah ini.

Bagian Repeat task every bisa kita ubah setiap saat. Nilai 1 minutes di atas hanya untuk uji coba saja. Tekan OK untuk menutup jendela New Trigger.
Pada tab Action, klik New... untuk membuat action baru. Isikan data seperti di gambar berikut ini.

Tekan OK untuk menutup jendela New Trigger.
Untuk tab lain seperti Condition dan Settings, biarkan apa adanya.
Klik OK untuk menyimpan dan mengakhiri.
Berikut ini adalah gambar animasi dari backup yang dilakukan secara otomatis.
Pada gambar di atas, untuk percobaan, file Access Terapan.accdb diback-up secara otomatis setiap 1 menit selama 4 kali dimulai dari tanggal 18 Okt 2017 Jam 10:33:00 dan diakhiri di tanggal 18 Okt 2017 Jam 10:36:00. Tentu saja kita bisa mengatur jangka waktu lebih lama sesuai dengan kebutuhan, misalnya, selama 6 jam sekali, 12 jam sekali, dan seterusnya.

Dengan cara ini, file database back-end bisa diback-up secara otomatis dan periodik tanpa perlu bekerja keras. Kita hanya perlu memerintahkan komputer untuk memback-up setiap saat.