Membuat Database Back-end dan Front-end di Microsoft Access

Seperti kita ketahui bersama, Access dilengkapi degan Database Splitter untuk memisahkan Database access menjadi dua bagian yang ditunjukkan dari dua file dengan extensi .Accdb. Dua bagian database itu adalah back-end dan front-end. Database splitter adalah perangkat berupa wizard yang terdiri dari beberapa langkah yang diperlukan untuk memisahkan database yang obyeknya berupa tabel dengan database yang berisi linked table, query, form, report, macro, dan modul.

Untuk menggunakan Database Splitter, klik Database Tools, klik tombol Access Database pada grup Move Data, sehingga muncul tampilan seperti di bawah. Sebagai misal, kita akan memisahkan database pada file akunting,accdb yang telah dibuat.

Gambar 1 Tampilan awal Database Splitter

Masukkan nama file pada Create Back-end Database. Kita dapat saja memberi nama lain, tetapi biasanya, nama file back-end database diakhiri dengan _be.accdb yang merupakan kepanjangan dari back-end dengan extensi .accdb. Klik Split untuk memulai pemisahan. Bila pemisahan berhasil, akan muncul pesan “Database successfully split”.

Gambar 2 Memberi nama back-end database

Pada navigation pane, database yang sudah dipisahkan akan berisi tabel, query, form, report, macro, dan modul seperti semula (sebelum dipisahkan), dengan tabel yang telah dipisahkan mempunyai tanda panah ke kanan di kategori tabel, seperti gambar di atas ini.

Gambar 3 Tabel pada front-end database telah dipisahkan dengan menggunakan tanda panah ke kanan

Tabel aslinya disimpan pada file back-end sehingga relatif aman dari jangkauan tangan-tangan jahil yang ingin mengubah properti tabel secara langsung. Dengan mengarahkan mouse pointer ke ikon linked table, kita akan mengetahui dimanakah lokasi tabel back-end itu sesungguhnya disimpan. File database back-end hanya berisi tabel yang asli, bukan merupakan linked table, dan tidak mengandung query, form, report, macro, atau pun modul.

Fungsi database back-end adalah untuk menyimpan data (tabel) yang akan ditempatkan pada folder yang di-shared dalam sebuah jaringan, sehingga setiap komputer yang mempunyai akses ke folder yang di-shared ini dapat membuka tabel melalui front-end, yaitu database yang berisi linked table beserta query, report, form, macro, dan module. Tabel pada back-end murni merupakan tabel yang mentah. Bila tabel yang mentah itu diolah, sebagai misal untuk membuka form atau report, maka tabel hasil olahan biasanya disimpan di front-end dan akan dihapus bila form atau report itu ditutup kembali.

Setelah menaruh database back-end ke folder yang di-shared, langkah selanjutnya adalah membuka database front-end untuk memastikan bahwa linked table telah terhubung dengan database back-end dengan sebagai mana mestinya. Bila linked table tidak bisa terhubung dengan back-end, maka kita harus membuka Linked Table Manager yang berada di tab Database Tools, grup Database Tools, untuk menghubungkan kembali dengan tabel yang ada di database back-end.

Gambar 4 Linked Table Manager

Jangan pernah melakukan pemisahan jika database yang dibuat belum sepenuhnya selesai

Memisahkan database bukanlah perkerjaan yang sederhana, hanya karena Access telah memberikan wizard Database Splitter yang memudahkan kita memisahkan database menjadi dua. Setelah sebuah database dipisah menjadi dua, back-end dan front-end, mengedit atau menghapus field pada sebuah tabel akan dapat menimbulkan masalah. Kita harus membuka database back-end dan melakukan perubahan field tabel di sana. Lebih jauh lagi, Name AutoCorrect tidak bisa mendeteksi adanya perubahan field pada obyek Access yang lain (seperti di control source dalam sebuah form atau report, query, bahkan modul) yang ada pada front-end. Akibatnya, kita harus memperbaiki secara manual, satu per satu, semua hal yang berkaitan dengan field yang sudah berubah itu. Oleh karena itu, sebelum memisahkan menjadi dua, pastikan terlebih dahulu database yang dibuat telah benar-benar siap untuk diimplementasikan dan tidak ada lagi kesalahan, terutama yang berkaitan dengan field tabel beserta properti field itu.