Sebuah form yang ditampilkan dalam bentuk Datasheet dapat memberikan informasi sejumlah minimal satu record. Data ditampilkan dalam bentuk baris dan kolom, mirip seperti worksheet di Excel. Form dalam bentuk Datasheet merupakan bentuk visual dari sebuah tabel atau query.
Cara membuat form Datasheet di Access
Form Datasheet di Access dapat dibuat dengan sangat mudah. Kita hanya perlu memilih tabel atau query, yang ingin ditampilkan, dalam kotak Navigation Pane. Setelah itu, pada tab Create, grup Forms, klik More Forms, dan pilih Datasheet (lihat gambar atas). Dalam sekejap, Access membuat form dan menampilkan data dari tabel yang diinginkan dalam bentuk Datasheet. Setelah itu, kita dapat memperbarui format Datasheet tersebut.
Sebagai contoh, ambil atau pilih tabel dari tblPendidikan, dan sorot tabel ini. Selanjutnya, klik tab
Create, lalu pada grup Forms, klik More Forms, dan pilih Datasheet. Dalam sekejap, Access membuat form dan menampilkan data dari tblPendidikan dalam bentuk Datasheet, seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Simpan formnya dengan nama frmPendidikan.
Bila ditampilkan dalam bentuk Design View akan seperti di bawah ini:
Apa saja yang dapat kita lakukan dengan form Datasheet?
Mengatur ulang lebar field (kolom) dan tinggi record (baris)
Ada kalanya, tidak semua nilai bisa terbaca dengan jelas karena keterbatasan lebar field atau tinggi record.
Mengubah lebar field
Untuk mengubah lebar sebuah field, letakan pointer mouse di batas judul sebelah kanan dari field yang ingin diperlebar. Setelah itu, bila pointer mouse sudah berubah bentuk menjadi panah arah kiri dan kanan, lakukan salah satu dari cara berikut ini:
Untuk mengubah lebar dari banyak field, tekan tombol Shift pada keyboard, lalu pilih beberapa field yang berurutan. Setelah itu, atur kembali lebar field-field yang terpilih dengan cara manual atau otomatis, seperti telah dijelaskan di atas.
Untuk mengubah lebar dari seluruh datasheet (seluruh field) klik pada kotak pertemuan dari judul field dan record di pojok kiri atas. Setelah itu, atur kembali lebar keseluruhan field dengan cara manual atau otomatis, seperti telah dijelaskan di atas.
Untuk mengatur kembali lebar field ke default, klik mouse kanan pada judul field lalu pilih Field Width dan beri tanda centang pada check box Standar Width. Tekan OK untuk menyetujui.
Mengubah tinggi record
Untuk mengubah tinggi record, letakan pointer mouse di batas antara dua record. Setelah itu, bila pointer mouse sudah berubah bentuk menjadi panah arah atas dan bawah, lakukan salah satu dari cara berikut ini:
Catatan: tidak seperti field, dalam hal ini kita tidak bisa mengubah tinggi record tertentu. Jadi, bila tinggi satu record berubah, maka tinggi keseluruhan record dalam datasheet akan berubah.
Untuk mengatur kembali tinggi record ke default, klik mouse kanan pada record selector di sisi paling kiri, lalu pilih Row Height dan beri tanda centang pada check box Standar Height. Tekan OK untuk menyetujui.
Memindahkan field
Untuk memindahkan field dari satu posisi ke posisi yang lain, tekan judul field, lalu tarik (drag) dan pindahkan ke posisi lain yang diinginkan. Utuk memindahkan beberapa field sekaligus, tekan tombol Shift di keyboard, lalu pilih beberapa field yang berurutan (bisa juga dengan mem-blok beberapa field yang berurutan). Selanjutnya, tarik dan pindahkan ke posisi yang diinginkan, seperti gambar di atas.
Menyembunyikan atau Menampilkan Field yang Tersembunyi
Kita dapat menyembunyikan field yang, karena satu dan lain hal, sementara waktu mungkin tidak diinginkan. Caranya, klik mouse kanan pada judul field untuk menampilkan menu shortcut, lalu pilih Hide Fields (lihat gambar di bawah). Utuk menyembunyikan beberapa field sekaligus, tekan tombol Shift di keyboard, lalu pilih beberapa field yang berurutan. Setelah itu, klik mouse kanan pada field yang dipilih untuk menampilkan menu shortcut, lalu pilih Hide Fields.
Untuk menampilkan field yang telah disembunyikan, klik mouse kanan pada sembarang judul field untuk menampilkan menu shortcut, lalu pilih Unhide Fields, selanjutnya Access menampilkan kotak dialog Unhide Column.
Kotak dialog ini, selain berguna untuk menampilkan field, juga berguna untuk menyembunyikannya. Bila diberi centang, berarti field ditampilkan. Sedangkan bila tanda centang dihilangkan, berarti field disembunyikan.
Mengubah garis pembatas atau gridline
Saat menggunakan form Datasheet, kita dapat memperbaiki tampilan data dengan mengubah format, seperti garis batas antar field dan record.
Untuk mengubah tampilan garis batas, klik tab Home. Lalu di grup Text Formatting, klik tombol Gridlines. Pilih gridline yang diinginkan.
Mengubah warna latar (background color)
Untuk mengubah warna latar atau background color, klik tab Home. Lalu di grup Text Formatting, klik tombol Background Color. Pilih warna yang diinginkan.
Mengubah warna latar menjadi selang-seling
Di form Datasheet, kita dapat menggunakan dua warna latar yang saling bergantian antara baris ganjil dan genap atau selang-seling antar baris, Tujuannya, mata bisa fokus pada baris tertentu dan tidak cepat lelah. Caranya, klik tab Home.
Lalu di grup Text Formatting, klik tombol Alternate Row Color. Pilih warna yang diinginkan
Mengubah format tulisan
Kita dapat mengubah format tulisan pada keseluruhan datasheet. Caranya, klik tab Home. Lalu di grup Text Formatting, lakukan cara berikut ini:
Untuk mengubah tipe font, pada kotak Font, pilih atau ketik tipe font yang diinginkan.
Untuk mengubah ukuran font, pada kotak Font Size pilih atau ketik ukuran font yang diinginkan.
Untuk mengubah gaya penulisan font (font style), tekan tombol Bold, Italic, atau Underline button (atau kombinasi ketiganya).
Untuk mengubah warna font, klik tombol Font Color, lalu pilih warna yang diinginkan.
Meringkas data dengan menambahkan rekap di baris paling bawah
Di baris paling bawah datasheet, setelah record terakhir, kita dapat membuat semacam rekap dari seluruh record yang ditampilkan. Rekap itu misalnya, menampilkan nilai minimum, maksimum, rata-rata, atau nilai total dari sebuah field. Caranya, klik tab Home. Lalu di grup Records, Access akan menampilkan baris Total di bagian paling bawah dari datasheet. Setelah itu lakukan cara berikut ini:
Klik di field yang ingin dibuat rekapnya, lalu pilih dari daftar yang ada di combo box. Tergantung tipe data field yang ingin direkap, kita bisa menampilkan jumlah record, total, rata-rata, dan lain sebagainya. Jadi misalnya, field dengan tipe data Number, kita bisa merekap jumlah, rata-rata, minimum, maksimum, dan lain sebagainya. Untuk field denga tipe data Text, kita hanya bisa menghitung jumlah record.
Mengurutkan data
Untuk mengurutkan data, pilih field yang diinginkan, lalu tekan tombol panah bawah di sebelah kanan judul field. Di situ kita bisa mengurutkan dari yang terkecil ke yang terbesar atau sebaliknya.
Menyaring data
Selain mengurutkan, tombol tanda panah bawah di sebelah kanan judul field juga bisa digunakan untuk menyaring data. Caranya, pada daftar nilai field, beri tanda centang pada nilai yang diinginkan dan hilangkan tanda centang pada nilai yang tidak diinginkan. Kita juga bisa menggunakan Text Filter atau Number Filter (tergantung tipe datanya) untuk menyaring data dengan lebih mudah.
Menyimpan datasheet yang formatnya sudah berubah
Bila sudah yakin dengan semua format yang ada dalam datasheet, kita bisa menyimpan dan menggunakan format yang sudah diubah. Caranya, tekan Ctrl S di keyboard.
Cara membuat form Datasheet di Access
Form Datasheet di Access dapat dibuat dengan sangat mudah. Kita hanya perlu memilih tabel atau query, yang ingin ditampilkan, dalam kotak Navigation Pane. Setelah itu, pada tab Create, grup Forms, klik More Forms, dan pilih Datasheet (lihat gambar atas). Dalam sekejap, Access membuat form dan menampilkan data dari tabel yang diinginkan dalam bentuk Datasheet. Setelah itu, kita dapat memperbarui format Datasheet tersebut.
Sebagai contoh, ambil atau pilih tabel dari tblPendidikan, dan sorot tabel ini. Selanjutnya, klik tab
Create, lalu pada grup Forms, klik More Forms, dan pilih Datasheet. Dalam sekejap, Access membuat form dan menampilkan data dari tblPendidikan dalam bentuk Datasheet, seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Simpan formnya dengan nama frmPendidikan.
Apa saja yang dapat kita lakukan dengan form Datasheet?
Mengatur ulang lebar field (kolom) dan tinggi record (baris)
Ada kalanya, tidak semua nilai bisa terbaca dengan jelas karena keterbatasan lebar field atau tinggi record.
Mengubah lebar field
Untuk mengubah lebar sebuah field, letakan pointer mouse di batas judul sebelah kanan dari field yang ingin diperlebar. Setelah itu, bila pointer mouse sudah berubah bentuk menjadi panah arah kiri dan kanan, lakukan salah satu dari cara berikut ini:
- Manual: Tekan mouse dan tarik field sesuai dengan lebar yang diinginkan, bisa ke kiri atau ke kanan. Ke kiri berarti memperkecil dan ke kanan berarti memperbesar lebar field.
- Otomatis: Klik ganda mouse dengan cepat untuk membuat lebar secara otomatis.
 |
| Panah kiri dan kanan di field Jenjang Pend sebagai penunjuk untuk mengubah lebar sebuah field |
 |
| Panah kiri dan kanan di field Jenjang Pend sebagai penunjuk untuk mengubah lebar beberapa field |
Untuk mengubah lebar dari seluruh datasheet (seluruh field) klik pada kotak pertemuan dari judul field dan record di pojok kiri atas. Setelah itu, atur kembali lebar keseluruhan field dengan cara manual atau otomatis, seperti telah dijelaskan di atas.
 |
| Shortcut pada field/kolom datasheet |
 |
| Mengatur lebar field/kolom ke nilai default |
Untuk mengubah tinggi record, letakan pointer mouse di batas antara dua record. Setelah itu, bila pointer mouse sudah berubah bentuk menjadi panah arah atas dan bawah, lakukan salah satu dari cara berikut ini:
- Manual: Tekan mouse dan tarik field sesuai dengan tinggi yang diinginkan, bisa ke atas atau ke bawah. Ke atas berarti memperkecil dan ke bawah berarti memperbesar tinggi record.
- Otomatis: Klik ganda mouse dengan cepat untuk membuat tinggi secara otomatis.
 |
| Panah atas dan bawah di record nomor 5 sebagai penunjuk untuk mengubah tinggi field |
Untuk mengatur kembali tinggi record ke default, klik mouse kanan pada record selector di sisi paling kiri, lalu pilih Row Height dan beri tanda centang pada check box Standar Height. Tekan OK untuk menyetujui.
Memindahkan field
 |
| Contoh Memindahkan field ke sebelah kanan dari field Sampai Periode |
Menyembunyikan atau Menampilkan Field yang Tersembunyi
Kita dapat menyembunyikan field yang, karena satu dan lain hal, sementara waktu mungkin tidak diinginkan. Caranya, klik mouse kanan pada judul field untuk menampilkan menu shortcut, lalu pilih Hide Fields (lihat gambar di bawah). Utuk menyembunyikan beberapa field sekaligus, tekan tombol Shift di keyboard, lalu pilih beberapa field yang berurutan. Setelah itu, klik mouse kanan pada field yang dipilih untuk menampilkan menu shortcut, lalu pilih Hide Fields.
Untuk menampilkan field yang telah disembunyikan, klik mouse kanan pada sembarang judul field untuk menampilkan menu shortcut, lalu pilih Unhide Fields, selanjutnya Access menampilkan kotak dialog Unhide Column.
 |
| Kotak dialog Unhide Columns |
Mengubah garis pembatas atau gridline
Saat menggunakan form Datasheet, kita dapat memperbaiki tampilan data dengan mengubah format, seperti garis batas antar field dan record.
Mengubah warna latar (background color)
Untuk mengubah warna latar atau background color, klik tab Home. Lalu di grup Text Formatting, klik tombol Background Color. Pilih warna yang diinginkan.
Mengubah warna latar menjadi selang-seling
Di form Datasheet, kita dapat menggunakan dua warna latar yang saling bergantian antara baris ganjil dan genap atau selang-seling antar baris, Tujuannya, mata bisa fokus pada baris tertentu dan tidak cepat lelah. Caranya, klik tab Home.
 |
| Alternate Row Color |
Mengubah format tulisan
Kita dapat mengubah format tulisan pada keseluruhan datasheet. Caranya, klik tab Home. Lalu di grup Text Formatting, lakukan cara berikut ini:
Untuk mengubah tipe font, pada kotak Font, pilih atau ketik tipe font yang diinginkan.
Untuk mengubah ukuran font, pada kotak Font Size pilih atau ketik ukuran font yang diinginkan.
Untuk mengubah gaya penulisan font (font style), tekan tombol Bold, Italic, atau Underline button (atau kombinasi ketiganya).
Untuk mengubah warna font, klik tombol Font Color, lalu pilih warna yang diinginkan.
Meringkas data dengan menambahkan rekap di baris paling bawah
Di baris paling bawah datasheet, setelah record terakhir, kita dapat membuat semacam rekap dari seluruh record yang ditampilkan. Rekap itu misalnya, menampilkan nilai minimum, maksimum, rata-rata, atau nilai total dari sebuah field. Caranya, klik tab Home. Lalu di grup Records, Access akan menampilkan baris Total di bagian paling bawah dari datasheet. Setelah itu lakukan cara berikut ini:
Klik di field yang ingin dibuat rekapnya, lalu pilih dari daftar yang ada di combo box. Tergantung tipe data field yang ingin direkap, kita bisa menampilkan jumlah record, total, rata-rata, dan lain sebagainya. Jadi misalnya, field dengan tipe data Number, kita bisa merekap jumlah, rata-rata, minimum, maksimum, dan lain sebagainya. Untuk field denga tipe data Text, kita hanya bisa menghitung jumlah record.
Mengurutkan data
Untuk mengurutkan data, pilih field yang diinginkan, lalu tekan tombol panah bawah di sebelah kanan judul field. Di situ kita bisa mengurutkan dari yang terkecil ke yang terbesar atau sebaliknya.
Menyaring data
Selain mengurutkan, tombol tanda panah bawah di sebelah kanan judul field juga bisa digunakan untuk menyaring data. Caranya, pada daftar nilai field, beri tanda centang pada nilai yang diinginkan dan hilangkan tanda centang pada nilai yang tidak diinginkan. Kita juga bisa menggunakan Text Filter atau Number Filter (tergantung tipe datanya) untuk menyaring data dengan lebih mudah.
Menyimpan datasheet yang formatnya sudah berubah
Bila sudah yakin dengan semua format yang ada dalam datasheet, kita bisa menyimpan dan menggunakan format yang sudah diubah. Caranya, tekan Ctrl S di keyboard.
Comments
Post a Comment