Access Terapan

Pemrosesan secara real time dilakukan sesaat setelah transaksi selesai dijurnal. Dengan real time ini, setiap jurnal yang sudah dibuat oleh pengguna akan diverifikasi, disetujui, dan diproses oleh otoritas yang berwenang. Umumnya, si pembuat akan mencetak jurnal yang dibuatnya. Hasil cetakan itu kemudian dilampiri dengan dokumen pendukung dan diserahkan ke atasan yang berwenang untuk dimintakan persetujuan dan proses. Pada umumnya, transaksi yang berkaitan langsung dengan pembayaran atau pengeluaran kas menggunakan pemrosesan secara real time.

Pemrosesan secara batch adalah sekelompok transaksi yang dikumpulkan dalam jumlah tertentu, dalam periode waktu tertentu, dan kemudian diproses bersamaan. Proses transaksi secara batch dilakukan karena alasan efisiensi waktu. Jumlah jurnal transaksi yang banyak dengan pola jurnal yang seragam akan lebih efisien diproses secara batch. Proses ini bisa dilakukan secara harian, mingguan, atau bahkan bulanan, tergantung pada skala perusahaan. Biasanya, posting dilakukan secara batch jika transaksi sudah mencapai lebih dari 50.

Setelah melalu proses validasi oleh otoritas yang berwenang, jurnal transaksi kemudian diproses untuk dipindahkan dari jurnal transaksi temporer ke permanen. Tujuannya adalah untuk melindungi file dari segala bentuk perubahan. Dalam praktek secara umum, dokumen yang sudah divalidasi diberi tanda “disetujui oleh”, “diotorisasi oleh” atau tanda semacam itu beserta paraf atau tanda tangan pihak yang melakukannya. Hal yang sama juga berlaku untuk data yang sudah melewati proses penjurnalan.