Access Terapan

Mencatat transaksi ke dalam jurnal merupakan pekerjaan seorang staf akuntansi yang paling penting. Dari sinilah, semua proses pembukuan berawal (book of original entry) yang diakhiri dengan pembuatan laporan keuangan. Jurnal merupakan catatan yang sistematis dan kronologis dari transaksi keuangan meliputi rekening-rekening yang akan didebit dan dikredit, jumlah rupiah, tanggal kejadian, dan deskripsi ringkas tentang transaksi tersebut.

Kita akan membuat tabel untuk menyimpan budget dengan nama tblBudget. Tabel ini berisi data budget yang dimasukkan selama satu periode akuntansi. Tabel ini digunakan untuk membuat laporan pertanggungjawaban, yaitu dengan membandingkan realisasi atau aktual dengan budget.

Tabel jurnal transaksi yang kedua adalah membuat tabel permanen, sebut saja tblPermTransJurnal. Tabel tblPermTransJurnal juga mempunyai dua tabel, parent table dan child table. Demikian juga,  properti untuk tblPermTransJurnal sama dengan tblTempTrans Jurnal.

Pada sofware akuntansi yang akan kita buat, tabel transaksi berisi hal-hal atau peristiwa keuangan yang dicatat setiap kali peristiwa itu terjadi dengan menggunakan dokumen atau bukti transaksi yang valid sebagai dasar pencatatan. Proses pencatatan dilakukan dengan menggunakan jurnal, yang dalam Access, disimpan dalam tabel transaksi. Umumnya, untuk memudahkan pengguna di level klerikal, jurnal transaksi yang dibuat terdiri dari dua tabel: Tabel orang tua ( parent table ): berisi informasi global dan ringkas, sebagai misal, nomor jurnal, tipe jurnal, tanggal, pembuat jurnal, dan verifikator jurnal. Tabel anak ( child table ): berisi informasi yang terinci seperti kode rekening, referens, debit, kredit, dan deskripsi transaksi.