Access Terapan

Judul posting kali ini cukup menantang dan provokatif. Apa iya ada form dialog cetak yang lebih canggih dari buatan Microsoft Access? Jawabannya, iya bisa. Kita bisa membuat sendiri form dialog untuk mencetak report yang ada di Access.

Paper tray atau paper bin pada printer adalah tempat kertas masuk dan keluar dalam proses pencetakan di printer. Tempat kertas yang akan masuk dalam proses pencetakan dinamakan paper tray input, sedangkan tempat kertas yang keluar setelah proses pencetakan dinamakan paper tray output.

Di Access, untuk menampilkan ukuran kertas kita harus memilih sebuah report terlebih dulu dan membukanya. Setelah report terbuka, kita memilih ukuran kertas yang diinginkan dengan mengklik Page Setup dan masuk ke tab Page.

Fungsi yang dibuat di bawah bisa digunakan untuk menampilkan daftar printer yang ada di komputer kita. Fungsi yang diberi nama membuatDaftarPrinter ini dibuat dengan kode VBA sederhana, sangat sederhana malah. Cara mengaplikasikannya juga tidak sulit.

Running Sum merupakan properti data yang ada di control di sebuah report Access. Running sum digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan record secara akumulatif, di mana field yang dijumlahkan mempunyai tipe data Number.

Di aplikasi database Access, kita tidak bisa menampilkan report menggunakan recordset dalam lingkungan database front-end yang tidak mempunyai sumber tabel/query. Bila sumber tabel/query berada di database back-end, sedangkan di front-end tidak ada sama sekali, maka saat kita menggunakan recordset sebagai sumber datanya, Access akan menampilkan pesan kesalahan yang terjadi saat report dibuka.

Pada dasarnya, semua aplikasi yang berbasis Windows dapat mencetak data/dokumen ke sebuah printer dengan menggunakan ukuran kertas yang sudah disediakan oleh Windows. Ukuran kertas berada dalam sebuah daftar ukuran kertas dan ada bermacam-macam.  Kita dapat melihat ukuran kertas bila ingin mencetak data/dokumen ke sebuah printer.

Seperti halnya laporan budget yang umumnya berbentuk trend bulanan, kita juga bisa membuat laporan trend aktual bulanan, baik untuk laporan yang hanya menampilkan rekening utama saja, atau laporan yang menampilkan rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2.

Jajaran manajemen perusahaan biasanya ingin mengetahui prestasi di divisi, departemen, atau bahkan pada level yang lebih rendah, seksi (misal seksi gudang, seksi dapur, dsb), yaitu dengan mengukur seberapa baiknya mereka mengendalikan biaya yang ada di bawah tanggung jawab masing-masing departemen. Dalam praktek, kemampuan suatu bagian untuk mengendalikan biaya ini disebut dengan cost responsibility, atau pertanggungjawaban biaya. Sedangkan laporan yang dipakai, tentu saja bernama cost responsibilty report. Laporan ini berisi rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap departemen dalam satu periode waktu. Umumnya, periode yang digunakan adalah bulan. Sebagai pembanding, perusahaan bisa menggunakan biaya yang disusun sesuai dengan anggaran periode yang berlaku, atau dengan membandingkan biaya bulan tertentu pada periode berjalan dengan biaya bulan tertentu pada periode yang lalu, dan sebagainya.

Secara umum, budget ditampilkan dalam bentuk trend yang terdiri dari kolom kode rekening beserta nama, setelah itu berturut-turut adalah jumlah budget tiap bulan dengan disertai jumlah total budget. Namun untuk menampilkan bentuk laporan yang berupa trend di Access tidaklah sesederhana itu karena laporan yang disediakan sifatnya statis, sedangkan budget yang kita buat sifatnya dinamis. Untuk menyiasati hal itu, maka kita perlu melakukan semacam manipulasi data sehingga Access bisa menampilkan laporan budget yang dinamis, sesuai dengan keinginan kita.

Bentuk laporan neraca lajur yang kita susun mengikuti bentuk form. Jadi misalnya laporan neraca lajur lengkap bentuknya sama seperti form neraca lajur lengkap. Demikian pula dengan bentuk ringkas neraca lajur. Perbedaannya, di laporan, kita bisa membuat grup sesuai dengan keinginan. Pada bagian ini, kita akan membuat neraca lajur yang menggunakan grup kode rekening. Ikuti cara pembuatan neraca lajur dengan bentuk lengkap di bawah ini.

Pada posting sebelum ini, bentuk buku besar yang ditampilkan ada dua macam, yaitu bentuk lengkap dan bentuk ringkas atau simple. Bentuk lengkap, laporan buku besar mempunyai Group header yang terdiri dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2. Selain itu, bentuk lengkap juga mempunyai footer yang isinya adalah penjumlahan total dari debit dan kredit dari Group header serta saldo akhirnya. Laporan buku besar bentuk lengkap biasanya digunakan untuk mengetahui rincian transaksi dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2 yang telah digabungkan menjadi satu kesatuan rekening. Jadi misalnya, biaya gaji departemen operasional dapat dinyatakan dengan kode 601.310.000 atau bila ada alokasi proyek Astra International akan menjadi 601.310.A00, demikian dan seterusnya. Ketiga kode rekening yang digabungkan itu akan membentuk buku besar dengan kode rekening yang baru yang lebih rinci, seperti telah dijelaskan di posting yang berjudul Daftar Kode Rekening .

Sebelum melangkah lebih jauh untuk membuat laporan atau print out dari jurnal transaksi temporer, kita harus membuat terlebih dahulu query yang bisa digunakan sebagai dasar pembuatan query, form, atau report yang berkaitan dengan jurnal transaksi temporer. Query ini merupakan gabungan dari tabel tblTempTrans Journal_Parent, tblTempTransJournal_Child, tblRekUtama, tblRekDerivatif1, tblRekDerivatif2, dan tblTipeJurnal, seperti terlihat pada Gambar 1 di bawah. Kecuali field yang diarsir warna merah, semua field pada masing-masing tabel dapat ditambahkan ke kotak Selected Fields di bagian bawah. Tambahkan beberapa field yang berisi formula sebagai berikut:

Pada dasarnya, modifikasi tombol Preview ini sama dengan modifikasi yang dilakukan pada posting dengan judul Dua Sumber Tabel yang Berbeda, Tetapi Satu Bentuk Laporan yang Sama. Perbedaan yang mendasar, Preview Report juga bisa dilakukan lewat menu. Gambar 1

Bila di bagian sebelumnya, kita sudah membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari satu form (satu tabel), yang sesuai dengan permintaan pengguna, maka pada bagian ini, kita akan membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari dua macam form (dua tabel). Seperti diketahui, tblRekDerivatif1 dan tblRekDerivatif2, kecuali nama field, kedua tabel itu memiliki properti yang sama, baik dari tipe data maupun dari field properties. Dengan kesamaan yang ada ini, kita bisa membuat satu macam report untuk dua sumber record (record source) yang berbeda. Penjelasannya seperti ini.

Ada kalanya pengguna ingin membaca report sesuai dengan keinginan. Tujuannya, supaya pengguna lebih fokus pada apa yang sedang dikerjakannya. Selain itu, bila report itu dicetak tidak membutuhkan kertas dalam jumlah yang banyak sehingga biaya alat tulis kantor bisa diirit. Pada bagian ini kita akan memodifikasi report yang telah dibuat agar bisa memenuhi permintaan pengguna, misalkan dengan menggunakan form dialog seperti tampak pada gambar berikut ini.

Tombol Report yang terletak di tab Create grup Roports dapat digunakan untuk membuat laporan sederhana dari suatu tabel atau query. Caranya sangat mudah. Arahkan mouse ke tabel yang laporannya ingin kita buat, sorotlah tabel itu, dan klik tombol Report. Selesai. Setelah selesai membuat laporan, kita dapat memodifikasi properti dari report atau field yang ada. Sebagai contoh, tabel tblRekUtama. Sorotlah tabel tblRekUtama, lalu klik tombol Report. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini (Layout view):