Access Terapan

Pemrosesan secara real time dilakukan sesaat setelah transaksi selesai dijurnal. Dengan real time ini, setiap jurnal yang sudah dibuat oleh pengguna akan diverifikasi, disetujui, dan diproses oleh otoritas yang berwenang. Umumnya, si pembuat akan mencetak jurnal yang dibuatnya. Hasil cetakan itu kemudian dilampiri dengan dokumen pendukung dan diserahkan ke atasan yang berwenang untuk dimintakan persetujuan dan proses. Pada umumnya, transaksi yang berkaitan langsung dengan pembayaran atau pengeluaran kas menggunakan pemrosesan secara real time.

Pemrosesan secara batch adalah sekelompok transaksi yang dikumpulkan dalam jumlah tertentu, dalam periode waktu tertentu, dan kemudian diproses bersamaan. Proses transaksi secara batch dilakukan karena alasan efisiensi waktu. Jumlah jurnal transaksi yang banyak dengan pola jurnal yang seragam akan lebih efisien diproses secara batch. Proses ini bisa dilakukan secara harian, mingguan, atau bahkan bulanan, tergantung pada skala perusahaan. Biasanya, posting dilakukan secara batch jika transaksi sudah mencapai lebih dari 50.

Setelah melalu proses validasi oleh otoritas yang berwenang, jurnal transaksi kemudian diproses untuk dipindahkan dari jurnal transaksi temporer ke permanen. Tujuannya adalah untuk melindungi file dari segala bentuk perubahan. Dalam praktek secara umum, dokumen yang sudah divalidasi diberi tanda “disetujui oleh”, “diotorisasi oleh” atau tanda semacam itu beserta paraf atau tanda tangan pihak yang melakukannya. Hal yang sama juga berlaku untuk data yang sudah melewati proses penjurnalan.

Sebelum melangkah lebih jauh untuk membuat laporan atau print out dari jurnal transaksi temporer, kita harus membuat terlebih dahulu query yang bisa digunakan sebagai dasar pembuatan query, form, atau report yang berkaitan dengan jurnal transaksi temporer. Query ini merupakan gabungan dari tabel tblTempTrans Journal_Parent, tblTempTransJournal_Child, tblRekUtama, tblRekDerivatif1, tblRekDerivatif2, dan tblTipeJurnal, seperti terlihat pada Gambar 1 di bawah. Kecuali field yang diarsir warna merah, semua field pada masing-masing tabel dapat ditambahkan ke kotak Selected Fields di bagian bawah. Tambahkan beberapa field yang berisi formula sebagai berikut:

Pada dasarnya, modifikasi tombol Preview ini sama dengan modifikasi yang dilakukan pada posting dengan judul Dua Sumber Tabel yang Berbeda, Tetapi Satu Bentuk Laporan yang Sama. Perbedaan yang mendasar, Preview Report juga bisa dilakukan lewat menu. Gambar 1

Pada postingan dengan judul "Membuat Form dan Subform dengan Menggunakan Form Wizard", kita telah membuat form untuk jurnal transaksi temporer yang bentuknya masih jauh dari memadai.  Sekarang buka lagi desain form dari frmTempTransJournal_Parent. Kita akan memperbaiki satu per satu tampilan yang ada dalam form itu sehingga bentuknya seperti telihat pada Gambar 1. Nomor pada gambar itu menunjukkan perbaikan yang akan dilakukan.

Mencatat transaksi ke dalam jurnal merupakan pekerjaan seorang staf akuntansi yang paling penting. Dari sinilah, semua proses pembukuan berawal (book of original entry) yang diakhiri dengan pembuatan laporan keuangan. Jurnal merupakan catatan yang sistematis dan kronologis dari transaksi keuangan meliputi rekening-rekening yang akan didebit dan dikredit, jumlah rupiah, tanggal kejadian, dan deskripsi ringkas tentang transaksi tersebut.

Bila di bagian sebelumnya, kita sudah membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari satu form (satu tabel), yang sesuai dengan permintaan pengguna, maka pada bagian ini, kita akan membuat laporan dengan dua macam mode tampilan yang berasal dari dua macam form (dua tabel). Seperti diketahui, tblRekDerivatif1 dan tblRekDerivatif2, kecuali nama field, kedua tabel itu memiliki properti yang sama, baik dari tipe data maupun dari field properties. Dengan kesamaan yang ada ini, kita bisa membuat satu macam report untuk dua sumber record (record source) yang berbeda. Penjelasannya seperti ini.

Ada kalanya pengguna ingin membaca report sesuai dengan keinginan. Tujuannya, supaya pengguna lebih fokus pada apa yang sedang dikerjakannya. Selain itu, bila report itu dicetak tidak membutuhkan kertas dalam jumlah yang banyak sehingga biaya alat tulis kantor bisa diirit. Pada bagian ini kita akan memodifikasi report yang telah dibuat agar bisa memenuhi permintaan pengguna, misalkan dengan menggunakan form dialog seperti tampak pada gambar berikut ini.

Tombol Report yang terletak di tab Create grup Roports dapat digunakan untuk membuat laporan sederhana dari suatu tabel atau query. Caranya sangat mudah. Arahkan mouse ke tabel yang laporannya ingin kita buat, sorotlah tabel itu, dan klik tombol Report. Selesai. Setelah selesai membuat laporan, kita dapat memodifikasi properti dari report atau field yang ada. Sebagai contoh, tabel tblRekUtama. Sorotlah tabel tblRekUtama, lalu klik tombol Report. Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini (Layout view):