Access Terapan

TempVars adalah sebuah objek yang bertindak seperti sebuah variabel temporer dalam visual basic application. Tempvars diperkenalkan sejak Access 2007, dan berfungsi untuk menyimpan variabel global di dalam sebuah lingkungan yang stabil. Bagi para pemrogram VBA Access, keberadaan TempVars sangat membantu mereka menyusun dan mengeksekusi program.

Security Warning adalah sebuah pesan yang ditampilkan di bagian message bar yang menyatakan bahwa, untuk alasan keamanan, beberapa hal dalam database yang akan dibuka telah dinonaktifkan. Secara default, Access akan menonaktifkan semua isi database yang bisa dieksekuisi, kecuali kita benar-benar yakin pada database yang akan dibuka, atau database itu berada di sebuah lokasi folder yang telah dinyatakan aman dan bisa diandalkan.

Sesuai dengan judul, buku ini membahas tentang sistem akuntansi dan bagaimana cara membuat sofware akuntansi dengan menggunakan Access VBA. Pembahasan dimulai dari gambaran sekilas apa itu sistem akuntansi. Setelah itu, pembaca akan diperkenalkan dengan aplikasi pengolah data Access, dimulai dari cara yang paling sederhana, sampai dengan bagaiaman pembaca menggunakan VBA untuk memanipulasi data. Untuk menerapkan program yang ada di buku ini, pembaca harus mengikuti penjelasan dari awal sampai dengan akhir. Untuk diketahui, semua yang dituliskan dalam buku ini, terutama yang berkaitan dengan Access tidak berdiri sendiri, tetapi saling berhubungan satu bab dengan bab lainnya. Pembaca bisa mengerti Access dan sistem akuntansi yang ada dalam buku ini hanya jika sudah membaca sampai selesai dan menerapkannya langsung di komputer. VBA yang dipergunakan dalam buku ini dapat diterapkan pada Access 2007 ke atas. Seperti kita ketahui, sejak peluncuran Office 2007 semua aplikasi yang ada di d...

Ekstensi .accde adalah ekstensi file database Access yang sudah dikompilasi. Bila selama proses pembuatan sofware akuntansi, kita menggunakan file dengan ekstensi .accdb, maka setelah sistem selesai dibuat dan siap untuk diimplementasikan, untuk alasan keamanan data, kita harus membuat kompilasi file dari .accdb ke .accde. Jika file Access dengan ekstensi .accdb berisi form, report, macro, dan kode VBA yang bisa diedit, maka dengan mengkompilasi menjadi .accde, form, report, macro, dan kode VBA akan terlindungi dan tidak bisa dimodifikasi oleh pengguna. Untuk mengkompilasi file menjadi .accde, lakukan cara berikut ini:

Pada sebuah file yang mempunyai kode VBA atau Macro, sebelum file itu terbuka, Access akan selalu menampilkan pesan peringatan keamanan yang tertulis: Security Warning Certain content in the database has been disabled Disamping kanan tanda peringatan ada tombol perintah Options. Access, secara default, akan mematikan database yang mengandung kode VBA atau Macro. Access tidak akan mampu mendeteksi apakah kode VBA atau Macro yang ada di dalam database itu berbahaya atau tidak. Hanya pengguna database itulah yang tahu. Bila membuka file yang telah dibuat ini secara berulang kali, hal ini akan mengganggu kita. Jika pengguna mengetahui bahwa kode VBA atau Macro itu dibuat oleh sumber atau orang yang bisa diandalkan, maka dia bisa memilih opsi Enable this content, seperti pada Gambar 1.

Pengguna yang ingin melakukan aktivitas di dalam sistem harus login ke dalam dengan memasukkan identitas dan password. Identitas dan password ini kemudian dicek terlebih dahulu di daftar pengguna yang ada di dalam tblAdminPengguna. Bila keduanya cocok, maka pengguna dapat masuk ke dalam dan melakukan aktivitas sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.

Preferensi sistem adalah bagian yang hanya bisa diakses oleh adminstrator, fungsinya untuk melakukan pengaturan dan membuat preferensi sistem yang kita inginkan sebagai default. Pengelolaan ini bersifat khusus dan hanya bisa diaplikasikan pada sistem yang kita buat. Membuat form yang digunakan untuk mengatur sistem cukup mudah. Dengan menggunakan tabel tblSistemPref sebagai record source, kita dapat membuat form melalui tombol Forms, Form Wizard, atau Blank Form seperti telah dijelaskan posting yang lalu. Design view form ini tampak seperti pada Gambar 1.

Adakalanya, karena satu dan lain hal, seperti misalnya kemampuan membuat jenis report yang terbatas, bentuk format tidak seperti yang diinginkan, informasi yang diperoleh tidak optimal, dan sebagainya, kita ingin mengolah data dengan menggunakan aplikasi spreadsheet semacam Excel. Dengan Excel, bentuk report yang memanjang ke kanan akan lebih mudah dicetak sesuai dengan keinginan, karena spreadsheet itu menyediakan fasilitas colum to repeat at left, sehingga kolom disebelah kiri bisa dicetak ulang di halaman berikutnya, mirip seperti row to repeat at top atau header di Access yang mencetak ulang bagian atas di setiap halaman kertas.

Seperti halnya laporan budget yang umumnya berbentuk trend bulanan, kita juga bisa membuat laporan trend aktual bulanan, baik untuk laporan yang hanya menampilkan rekening utama saja, atau laporan yang menampilkan rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2.

Jajaran manajemen perusahaan biasanya ingin mengetahui prestasi di divisi, departemen, atau bahkan pada level yang lebih rendah, seksi (misal seksi gudang, seksi dapur, dsb), yaitu dengan mengukur seberapa baiknya mereka mengendalikan biaya yang ada di bawah tanggung jawab masing-masing departemen. Dalam praktek, kemampuan suatu bagian untuk mengendalikan biaya ini disebut dengan cost responsibility, atau pertanggungjawaban biaya. Sedangkan laporan yang dipakai, tentu saja bernama cost responsibilty report. Laporan ini berisi rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap departemen dalam satu periode waktu. Umumnya, periode yang digunakan adalah bulan. Sebagai pembanding, perusahaan bisa menggunakan biaya yang disusun sesuai dengan anggaran periode yang berlaku, atau dengan membandingkan biaya bulan tertentu pada periode berjalan dengan biaya bulan tertentu pada periode yang lalu, dan sebagainya.