Membuat Form Jurnal Transaksi Permanen

Jurnal transaksi permanen, seperti sudah dijelaskan di bab yang terdahulu, adalah tempat untuk menyimpan jurnal transaksi yang sudah tidak bisa diedit maupun dihapus. Kita dapat membuat form melalui tab Create lalu pilih salah satu cara dari grup Forms. Tetapi, cara paling mudah dan tidak membutuhkan waktu lama untuk menata ulang adalah dengan meng-copy form jurnal transaksi temporer untuk kemudian mengubah berbagai macam properti hasil copy-an itu. Lebih detailnya, ikutilah langkah-langkah di bawah ini:

1. Kopilah form frmTempTransJournal_Parent pada Navigation pane menjadi frmPermTransJournal_Parent dan form frmTempTransJournal_Child menjadi frmPermTransJournal_Child.
2. Bukalah frmPermTransJournal_Parent dalam Design view.
3. Ubahlah judul Jurnal Transaksi Temporer menjadi Jurnal Transaksi Permanen.
4. Pada form frmPermTransJournal_Parent, aturlah properti berikut ini:
   
   1. Record Source = tblPermTransJournal_Parent
   2. Allow Additions = No
   3. Allow Deletions = No
   4. Allow Edits= No
   5. Hapuslah semua  prosedur atau kode VBA yang ada dalam form frmPermTransJournal_Parent dan ganti dengan di bawah ini.
   6. On Open= [Event Procedure]:
      

      Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
        If globSumberBukuBesar <> "" Then
          Me.Filter = globSumberBukuBesar
          Me.FilterOn = True
          Me.Modal = True
        End If
        Me.Caption = "Jurnal Transaksi Permanen " &    Nz(IdPerusahaan("Nama"), "")
        If Not IsNull(Me.LoginPgn) Then _
      Me.logout.Visible = True
        globStatusJurnal = "Perm"
      End Sub

   7. On Close= [Event Procedure]:
      

      Private Sub Form_Close()
        Form_frmMenus.Visible = True
        globSumberBukuBesar = ""
      End Sub

5. Pada tombol perintah TutupForm, tambahkan properti On Click=[Event Procedure]:
   

   Private Sub TutupForm_Click()
     Tutup
     Form_frmMenus.Visible = True
   End Sub

6. Untuk membuka form dialog Preview, kita harus membuat terlebih dahulu query yang bisa digunakan sebagai dasar bagi pembuatan query, form, atau report yang berkaitan dengan jurnal transaksi permanen, sama seperti dijelaskan di posting yang berjudul Membuat Report untuk Jurnal Transaksi Temporer, sebagai berikut:
   
   SELECT tblPermTransJournal_Parent.JurnalId, tblPermTransJournal_Parent.TipeJurnal, tblTipeJurnal.NamaJurnal, tblTipeJurnal.Perlakuan, tblPermTransJournal_Parent.TglTransaksi, (Year([Tgl Transaksi])*12+Val(Format([TglTransaksi],"mm")))-(Year(CekPeriodeTanggal(0))*12+Val(Format(CekPeriodeTanggal(0),"mm")))+1 AS Periode2, tblPermTransJournal_Parent. NoJurnal, Format([NoJurnal],"000000") AS NoJurnl, "Tipe Jurnal: " & [TipeId] & "-" & [NamaJurnal] & " | Nomor Jurnal: " & [tblPermTransJournal_Parent]![JurnalId] & " | Referens Jurnal: " & [Ref] & " | Tanggal: " & Format([TglTransaksi],"dd-mmm-yyyy") AS [Group], Format([tgltransaksi],"yyyymm") AS Periode, tblPermTransJournal_Parent.Ref, tblPermTransJournal_Parent.NoRef, tblPermTransJournal_Parent.DibuatOleh, tblPermTransJournal_Parent.SetujuOleh, tblPermTransJournal_Parent.Proses, tblPermTransJournal_Child.NoUrut, tblPermTransJournal_Child.RefDetail, IIf([refdetail]<>"","Ref Detail: " & [RefDetail],"") AS Refs, tblPermTransJournal_Child.KodeRek, tblRekUtama.NamaRek, [tblPermTransJournal_child].[Koderek] & [tblPermTransJournal_child].[deriv1] & [tblPermTransJournal_child].[deriv2] AS KodeGabung, tblRekUtama.Grup, tblPermTransJournal_Child.Deskripsi, tblPermTransJournal_Child.Deriv1, tblRekDerivatif1.NamaDeriv1, tblPermTransJournal_Child.Deriv2, tblRekDerivatif2.NamaDeriv2, tblRekDerivatif1.Catatan, tblPermTransJournal_Child.Kuantitas, tblPermTransJournal_Child.SU, IIf([Perlakuan]<>'e',[debit],0) AS JmlhDebit, IIf([Perlakuan]<>'e',[kredit],0) AS JmlhKredit, IIf([Perlakuan]='e',[debit],0) AS PenyesDebit, IIf([Perlakuan]='e',[kredit],0) AS PenyesKredit, tblPermTransJournal_Child.HargaSatuan, tblPermTransJournal_Child.TotalJumlah, tblPermTransJournal_Child.Debit, tblPermTransJournal_Child.Kredit, [debit]-[kredit] AS Selisih, tblPermTransJournal_Child.JthTempo
   FROM tblRekDerivatif2 RIGHT JOIN (tblRekDerivatif1 RIGHT JOIN ((tblTipeJurnal INNER JOIN tblPermTransJournal_Parent ON tblTipeJurnal.TipeId = tblPermTransJournal_Parent.TipeJurnal) INNER JOIN (tblRekUtama INNER JOIN tblPermTransJournal_Child ON tblRekUtama.KodeRek = tblPermTransJournal_Child.KodeRek) ON tblPermTransJournal_Parent.JurnalId = tblPermTransJournal_Child.JurnalId) ON tblRekDerivatif1.KodeDeriv1 = tblPermTransJournal_Child.Deriv1) ON tblRekDerivatif2.KodeDeriv2 = tblPermTransJournal_Child.Deriv2;
   

   

   Gambar 1

   Adapun Design view dari query di atas tampak seperti Gambar 10.1. Field yang perlu ditambahkan pada query itu adalah:
   
   1. NoJurnl: Format([NoJurnal],"000000")
   2. Group: "Tipe Jurnal: " & [TipeId] & "-" & [NamaJurnal] & " | Nomor Jurnal: " & [tblPermTransJournal_Parent]![JurnalId] & " | Referens Jurnal: " & [Ref] & " | Tanggal: " & Format([TglTransaksi],"dd-mmm-yyyy")
   3. Periode: Format([tgltransaksi],"yyyymm")
   4. Periode2: (Year([TglTransaksi])*12+Val(Format([TglTransaksi], "mm")))-(Year(CekPeriodeTanggal(0))*12+Val(Format(CekPeriode Tanggal(0),"mm")))+1
   5. KodeGabung: [tblPermTransJournal_child].[Koderek] & [tblPermTrans Journal_child].[deriv1] & [tblPermTransJournal_child].[deriv2]
   6. Refs: IIf([refdetail]<>"","Ref Detail: " & [RefDetail],"")
   7. JmlhDebit: IIf([Perlakuan]<>'e',[debit],0)
   8. JmlhKredit: IIf([Perlakuan]<>'e',[kredit],0)
   9. Selisih: [debit]-[kredit]
   10. PenyesDebit: IIf([Perlakuan]='e',[debit],0)
   11. PenyesKredit: IIf([Perlakuan]='e',[kredit],0)
   Field NoJurnl dan Group digunakan untuk memudahkan pembuatan report Buku Besar. Field Periode digunakan untuk mengurutkan transaksi secara tahunan (kode yyyy) lalu bulanan(kode mm). Field Periode2 digunakan untuk pembuatan crosstab query yang menjadi dasar pembuatan laporan trend bulanan. Field KodeGabung diguanakan untuk mengurutkan kode rekening secara lengkap, yaitu terdiri dari kode rekening utama, rekening derivatif 1 dan derivatif 2. Field Refs digunakan untuk menambahkan detail referens yang digabung ke field deskripsi pada saat pembuatan laporan Buku Besar. Field JmlhDebit , JmlhKredit, PenyesDebit, dan PenyesKredit berkaitan dengan pemisahan antara transaksi yang berasal dari jurnal reguler (non penyesuaian) dan jurnal penyesuaian. Terakhir, field Selisih digunakan untuk menghitung mutasi. Bila selisih bertanda negatif, berarti mutasi kredit, sedangkan bila positif berarti mutasi debit. Simpanlah query di atas dengan nama qryPermTransJurnal.
   

   

   Gambar 2

7. Pada text box JurnalIdInfo, ubahlah properti Control Source=="No Jurnal: " & [TipeJurnal] & Format([NoJurnal],"00000").
8. Gantilah properti Control Source untuk text box NoJurnal, yang berisi formula/fungsi, dengan field NoJurnal.
9. Gantilah properti untuk subform berikut ini:
   
   1. Name=frmPermTransJournal_Child
   2. Source Object=frmPermTransJournal_Child
10. Gantilah properti form dari subform frmPermTransJournal_Child:
    
    1. Record Source= tblPermTransJournal_Child
    2. Caption= frmPermTransJournal_Child
11. Pada bagian detail subform/form frmPermTransJournal_Child:
    
    1. Hapuslah text box EditJumlah beserta labelnya.
    2. Hapuslah semua  procedure atau kode VBA yang ada dalam form frmPermTransJournal_Child.
    3. Combo box KodeRek, isikan properti:
       
       1. Row Source= SELECT KodeRek, NamaRek FROM tblRekUtama WHERE KodeRek=[Forms]![frmPermTransJournal_Parent]![frm PermTransJournal_Child].[Form]![KodeRek];
       2. On Got Focus=[Event Procedure]:
          

          Private Sub KodeRek_GotFocus()
            Me.KodeRek.Requery
          End Sub

    4. Combo box Deriv1, isikan properti:
       
       1. Row Source= SELECT KodeDeriv1, NamaDeriv1 FROM tblRekDerivatif1 WHERE KodeDeriv1=[Forms]![frmPermTrans Journal_Parent]![frmPermTransJournal_Child].[Form]![Deriv1];
       2. On Got Focus=[Event Procedure]:
          

          Private Sub Deriv1_GotFocus()
            Me.Deriv1.Requery
          End Sub

    5. Combo box Deriv2, isikan properti:
       
       1. Row Source= SELECT KodeDeriv2, NamaDeriv2 FROM tblRekDerivatif2 WHERE KodeDeriv2=[Forms]![frmPermTrans Journal_Parent]![frmPermTransJournal_Child].[Form]![Deriv2];
       2. On Got Focus=[Event Procedure]:
          

          Private Sub Deriv2_GotFocus()
            Me.Deriv2.Requery
          End Sub

12. Hapuslah tombol perintah Posting ke Buku Besar.
13. Pada combo box DibuatOleh, isikan Row Source=SELECT PgnId, PgnNama FROM tblAdminPengguna WHERE PgnId=[Forms]![frmPermTransJournal _Parent]![ DibuatOleh];
14. Pada combo box SetujuOleh, isikan Row Source=SELECT PgnId, PgnNama FROM tblAdminPengguna WHERE PgnId=[Forms]![frmPermTransJournal _Parent]![SetujuOleh];
15. Pada text box TotalDebit, isikan properti Control Source= =[frmPermTrans Journal_Child].Form!TotalDebit
16. Pada text box TotalKredit, isikan properti Control Source= =[frmPermTrans Journal_Child].Form!TotalKredit

Gambar 3

Dari Gambar 3, tampak bahwa jurnal transaksi permanen pada dasarnya sama dengan jurnal transaksi temporer. Perbedaa utama terletak pada penomoran jurnal. Bila jurnal transaksi temporer menggunakan nomor dengan tipe data autonumber integer, pada jurnal transaksi permanen menggunakan tipe dan nomor urut jurnal. Tujuannya agar kita dapat mencetak, secara fisik, seluruh jurnal dengan tipe yang sama tapi mempunyai nomor urut. Fisik jurnal yang dicetak itu kemudian dapat kita simpan dalam sebuah folder yang bisa digunakan untuk keperluan audit sewaktu-waktu diperlukan, atau dapat digunakan sebagai arsip bila sistem jurnal pada Access terjadi masalah.