Pada posting sebelum ini, bentuk buku besar yang ditampilkan ada dua macam, yaitu bentuk lengkap dan bentuk ringkas atau simple. Bentuk lengkap, laporan buku besar mempunyai Group header yang terdiri dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2. Selain itu, bentuk lengkap juga mempunyai footer yang isinya adalah penjumlahan total dari debit dan kredit dari Group header serta saldo akhirnya.
Laporan buku besar bentuk lengkap biasanya digunakan untuk mengetahui rincian transaksi dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2 yang telah digabungkan menjadi satu kesatuan rekening. Jadi misalnya, biaya gaji departemen operasional dapat dinyatakan dengan kode 601.310.000 atau bila ada alokasi proyek Astra International akan menjadi 601.310.A00, demikian dan seterusnya. Ketiga kode rekening yang digabungkan itu akan membentuk buku besar dengan kode rekening yang baru yang lebih rinci, seperti telah dijelaskan di posting yang berjudul Daftar Kode Rekening.
Untuk bentuk buku besar ringkas, kode rekening hanya terdiri dari rekening utama saja yang ditempatkan di header, sedangkan derivatif 1 dan derivatif 2 berada di dalam detail. Demikian pula dengan footernya yang hanya berisi penjumlahan debit dan kredit serta saldo akhir yang berkaitan dengan kode rekening utama saja. Bentuk buku besar ini cocok bagi pengguna yang hanya ingin mengetahui satu kode rekening saja. Jadi misalnya kode 601 untuk biaya gaji, bisa diketahui ke mana saja distribusi biaya gaji itu, dengan melihat pada bagian detail.
Agar pengguna dapat membaca dua macam bentuk buku besar itu, kita akan membuat dua macam laporan buku besar sesuai dengan bentuknya, lengkap dan ringkas.
Membuat Laporan Buku Besar Lengkap
Laporan buku besar, dalam Design view tampak pada Gambar 1 untuk rptBukuBesarLengkap. Buatlah dengan menggunakan Blank Report, lalu pada properti Record Source itu, pilihlah qryBukuBesar sebagai sumber datanya. Setelah itu, munculkan Field List pane dengan menekan tombol Add Existing Fields pada tab Design grup Tools. Bila masih berisi tabel-tabel, kliklah link Show only fields in the current record source di bagian bawah kotak Field List pane.
Langkah selanjutnya adalah membuat header dan footer untuk kode rekening serta menampilkan report header/footer. Mengenai cara pembuatan header dan footer, silakan baca lagi di posting sebelumnya. Simpan report ini dengan nama rptBukuBesarLengkap.
Dengan berpedoman pada Gambar 1 untuk rptBukuBesarLengkap, tariklah field yang ada di kotak Field List pane ke dalam blank report sesuai dengan gambar itu. Semua label yang ada di detail dihapus atau dipindahkan ke bagian page header. Berikut ini adalah penjelasan untuk nomor yang tertera pada gambar itu untuk rptBukuBesarLengkap.
Agar buku besar dapat dicetak, maka kita dapat menggunakan kertas dengan ukuran legal, atau panjang minimal 12”. Buku besar harus dicetak dengan orientasi landscape. Kita dapat mengatur dengan sesuka hati, lebar masing-masing field yang ada di laporan buku besar, tetapi jangan sampai melebihi lebar maksimal kertas.
Aturlah propeti report On Open dengan event procedure:
Membuat Laporan Buku Besar Ringkas
Buku besar ringkas tidak berarti isinya lebih sederhana. Perbedaan dengan buku besar lengkap terletak pada cara pandang. Bila buku besar lengkap, kita melihat dan membacanya sebagai satu kesatuan rekening yang terdiri dari rekening utama, derivatif 1 dan derivatif 2, maka pada buku besar ringkas, kita melihat dan membaca satu kode rekening utama saja. Rekening derivatif 1 dan 2 berada di bagian detail.
Untuk tujuan internal akuntansi, buku besar ringkas memberikan gambaran yang lebih jelas dibandingkan dengan yang lengkap, karena dari satu kode rekening utama itu, kita akan tahu kemanakah suatu rekening, misalnya biaya gaji, akan terdistribusi atau teralokasi. Hal ini tidak akan terjadi pada buku besar yang lengkap.
Cara pembuatan laporan buku besar ringkas pada dasarnya sama dengan buku besar lengkap. Berikut ini adalah penjelasan nomor yang tertera pada Gambar 2 untuk rptBukuBesarRingkas. Perbedaan utama terletak pada nomor berikut ini (nomor lain sama dengan rptBukuBesarLengkap di atas):
Laporan buku besar bentuk lengkap biasanya digunakan untuk mengetahui rincian transaksi dari kode rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2 yang telah digabungkan menjadi satu kesatuan rekening. Jadi misalnya, biaya gaji departemen operasional dapat dinyatakan dengan kode 601.310.000 atau bila ada alokasi proyek Astra International akan menjadi 601.310.A00, demikian dan seterusnya. Ketiga kode rekening yang digabungkan itu akan membentuk buku besar dengan kode rekening yang baru yang lebih rinci, seperti telah dijelaskan di posting yang berjudul Daftar Kode Rekening.
Untuk bentuk buku besar ringkas, kode rekening hanya terdiri dari rekening utama saja yang ditempatkan di header, sedangkan derivatif 1 dan derivatif 2 berada di dalam detail. Demikian pula dengan footernya yang hanya berisi penjumlahan debit dan kredit serta saldo akhir yang berkaitan dengan kode rekening utama saja. Bentuk buku besar ini cocok bagi pengguna yang hanya ingin mengetahui satu kode rekening saja. Jadi misalnya kode 601 untuk biaya gaji, bisa diketahui ke mana saja distribusi biaya gaji itu, dengan melihat pada bagian detail.
Agar pengguna dapat membaca dua macam bentuk buku besar itu, kita akan membuat dua macam laporan buku besar sesuai dengan bentuknya, lengkap dan ringkas.
Membuat Laporan Buku Besar Lengkap
Laporan buku besar, dalam Design view tampak pada Gambar 1 untuk rptBukuBesarLengkap. Buatlah dengan menggunakan Blank Report, lalu pada properti Record Source itu, pilihlah qryBukuBesar sebagai sumber datanya. Setelah itu, munculkan Field List pane dengan menekan tombol Add Existing Fields pada tab Design grup Tools. Bila masih berisi tabel-tabel, kliklah link Show only fields in the current record source di bagian bawah kotak Field List pane.
 |
| Gambar 1 |
Dengan berpedoman pada Gambar 1 untuk rptBukuBesarLengkap, tariklah field yang ada di kotak Field List pane ke dalam blank report sesuai dengan gambar itu. Semua label yang ada di detail dihapus atau dipindahkan ke bagian page header. Berikut ini adalah penjelasan untuk nomor yang tertera pada gambar itu untuk rptBukuBesarLengkap.
- Sisipkan text box dengan Control Source==Nz(IdPerusahaan("Nama"),"") untuk memberi identitas perusahaan pada buku besar yang akan dicetak/dilihat.
- Buatlah label dengan properti Name=Indikator dan Caption=Report. Kita dapat mengubah waran label itu atau membiarkan apa adanya. Indikator ini akan muncul di layar komputer dan berfungsi untuk memberi informasi bahwa report dibuka dengan Report view. Dengan menggunakan Report view, maka link yang ada dalam laporan buku besar menjadi aktif dan dapat diklik untuk melihat sumbernya. Contohnya adalah tipe dan nomor jurnal yang penjelasannya ada di bawah. Bila report dibuka dengan Print preview, indikator ini tidak akan muncul, link yang ada dalam laporan buku besar menjadi tidak aktif.
- Buatlah text box dengan Name= drTglTransaksi dan Control Source=="Dari tanggal: " & Format([Forms]![frmBukuBesar]![drTglTransaksi],"dd-mmm-yyyy") & " sampai tanggal: " & Format([Forms]![frmBukuBesar]![sdTgl Transaksi],"dd-mmm-yyyy").
- Buatlah text box dengan Name= sdTglTransaksi, Control Source= =[Forms]![frmBukuBesar]![sdTglTransaksi], dan Visible=No.
- Buatlah text box dengan Control Source= =IIf(PreferensSistem("Pengucapan") <>"", "(Debit, Kredit dan Saldo Dalam " & PreferensSistem("Pengucapan") & ")","").
- Pada bagian Kode header ini, hal yang perlu diperhatikan adalah grup Kode berasal dari field Kode yang merupakan gabungan dari field Kode Rekening Utama, Derivatif 1 dan Derivatif 2. Di satu sisi, yang ditampilkan di bagian Kode header adalah masing-masing field dari rekening itu.
Untuk text box TipeJurnal dan NoJurnal di bagian detail, atur properti Is Hyperlink=Yes. Tujuannya, bila rptBukuBesarLengkap dilihat dengan Report view, maka linknya akan aktif dan dapat diklik ke sumbernya. Kita dapat mengatur warna dan bentuk dari fontnya, apakah warna biru dengan garis bawah atau normal seperti font yang lainnya. Adapun properti On Click diatur dengan event procedure berikut ini:
Private Sub NoJurnal_Click() globSumberBukuBesar = "TglTransaksi=#" & Me.TglTransaksi & "# and TipeJurnal='" & Me.TipeJurnal & "' and NoJurnal=" & Me.NoJurnal BukaForm "frmPermTransJournal_Parent" End Sub Private Sub TipeJurnal_Click() NoJurnal_Click End Sub
- Pada bagian Kode footer, sisipkan text box dengan Control Source= ="Subtotal/Saldo Akhir " & [koderek] & " " & [deriv1] & " " & [deriv2] untuk menunjukkan keterangan subtotal dari kode yang ada di Kode header.
- Sisipkan text box untuk menunjukkan jumlah saldo akhir sebuah rekening dengan Control Source= =HitungSaldoAkhir(1,[KodeRek],[sdTglTransaksi], [deriv1],[deriv2]). Saldo akhir pada bagian ini bisa dihilangkan, karena sudah ada kolom saldo akhir tersendiri.
- Sisipkan text box untuk memberikan informasi pengguna yang mencetak dan waktu pencetakannya dengan Control Source= ="Dicetak oleh: " & TampilkanLogin() & ", tanggal dan waktu: " & Format(Now(),"dd-mmm-yyyy hh:nn ampm").
- Sisipkan text box untuk memberikan informasi halaman dengan Control Source= ="Halaman " & [Page] & "/" & [Pages].
Agar buku besar dapat dicetak, maka kita dapat menggunakan kertas dengan ukuran legal, atau panjang minimal 12”. Buku besar harus dicetak dengan orientasi landscape. Kita dapat mengatur dengan sesuka hati, lebar masing-masing field yang ada di laporan buku besar, tetapi jangan sampai melebihi lebar maksimal kertas.
Aturlah propeti report On Open dengan event procedure:
Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)
Me.Caption = "Laporan Buku Besar Lengkap" & Nz(IdPerusahaan("Nama"), "")
If Me.CurrentView = 6 Then
Me.Indikator.Visible = True
End If
End Sub
Membuat Laporan Buku Besar Ringkas
Buku besar ringkas tidak berarti isinya lebih sederhana. Perbedaan dengan buku besar lengkap terletak pada cara pandang. Bila buku besar lengkap, kita melihat dan membacanya sebagai satu kesatuan rekening yang terdiri dari rekening utama, derivatif 1 dan derivatif 2, maka pada buku besar ringkas, kita melihat dan membaca satu kode rekening utama saja. Rekening derivatif 1 dan 2 berada di bagian detail.
 |
| Gambar 2 |
Cara pembuatan laporan buku besar ringkas pada dasarnya sama dengan buku besar lengkap. Berikut ini adalah penjelasan nomor yang tertera pada Gambar 2 untuk rptBukuBesarRingkas. Perbedaan utama terletak pada nomor berikut ini (nomor lain sama dengan rptBukuBesarLengkap di atas):
- Buatlah text box dengan Name=drTglTransaksi, Format=Medium Date, dan Control Source =[Forms]![frmBukuBesar]![drTglTransaksi]. Di sebelah kanan text box ini, Buatlah text box dengan Name=sdTglTransaksi, Format=Medium Date, dan Control Source =[Forms]![frmBukuBesar]![sdTglTransaksi].
- Pada bagian KodeRek header, hal yang perlu diperhatikan adalah grup KodeRek berasal dari field KodeRek saja.
- Pada bagian Kode footer, sisipkan text box dengan Control Source= ="Subtotal/Saldo Akhir " & [koderek] untuk menunjukkan keterangan subtotal dari kode yang ada di KodeRek header.
Comments
Post a Comment