Access Terapan

Ekstensi .accde adalah ekstensi file database Access yang sudah dikompilasi. Bila selama proses pembuatan sofware akuntansi, kita menggunakan file dengan ekstensi .accdb, maka setelah sistem selesai dibuat dan siap untuk diimplementasikan, untuk alasan keamanan data, kita harus membuat kompilasi file dari .accdb ke .accde. Jika file Access dengan ekstensi .accdb berisi form, report, macro, dan kode VBA yang bisa diedit, maka dengan mengkompilasi menjadi .accde, form, report, macro, dan kode VBA akan terlindungi dan tidak bisa dimodifikasi oleh pengguna. Untuk mengkompilasi file menjadi .accde, lakukan cara berikut ini:

Pada sebuah file yang mempunyai kode VBA atau Macro, sebelum file itu terbuka, Access akan selalu menampilkan pesan peringatan keamanan yang tertulis: Security Warning Certain content in the database has been disabled Disamping kanan tanda peringatan ada tombol perintah Options. Access, secara default, akan mematikan database yang mengandung kode VBA atau Macro. Access tidak akan mampu mendeteksi apakah kode VBA atau Macro yang ada di dalam database itu berbahaya atau tidak. Hanya pengguna database itulah yang tahu. Bila membuka file yang telah dibuat ini secara berulang kali, hal ini akan mengganggu kita. Jika pengguna mengetahui bahwa kode VBA atau Macro itu dibuat oleh sumber atau orang yang bisa diandalkan, maka dia bisa memilih opsi Enable this content, seperti pada Gambar 1.

Pengguna yang ingin melakukan aktivitas di dalam sistem harus login ke dalam dengan memasukkan identitas dan password. Identitas dan password ini kemudian dicek terlebih dahulu di daftar pengguna yang ada di dalam tblAdminPengguna. Bila keduanya cocok, maka pengguna dapat masuk ke dalam dan melakukan aktivitas sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.

Preferensi sistem adalah bagian yang hanya bisa diakses oleh adminstrator, fungsinya untuk melakukan pengaturan dan membuat preferensi sistem yang kita inginkan sebagai default. Pengelolaan ini bersifat khusus dan hanya bisa diaplikasikan pada sistem yang kita buat. Membuat form yang digunakan untuk mengatur sistem cukup mudah. Dengan menggunakan tabel tblSistemPref sebagai record source, kita dapat membuat form melalui tombol Forms, Form Wizard, atau Blank Form seperti telah dijelaskan posting yang lalu. Design view form ini tampak seperti pada Gambar 1.

Adakalanya, karena satu dan lain hal, seperti misalnya kemampuan membuat jenis report yang terbatas, bentuk format tidak seperti yang diinginkan, informasi yang diperoleh tidak optimal, dan sebagainya, kita ingin mengolah data dengan menggunakan aplikasi spreadsheet semacam Excel. Dengan Excel, bentuk report yang memanjang ke kanan akan lebih mudah dicetak sesuai dengan keinginan, karena spreadsheet itu menyediakan fasilitas colum to repeat at left, sehingga kolom disebelah kiri bisa dicetak ulang di halaman berikutnya, mirip seperti row to repeat at top atau header di Access yang mencetak ulang bagian atas di setiap halaman kertas.

Seperti halnya laporan budget yang umumnya berbentuk trend bulanan, kita juga bisa membuat laporan trend aktual bulanan, baik untuk laporan yang hanya menampilkan rekening utama saja, atau laporan yang menampilkan rekening utama, derivatif 1, dan derivatif 2.

Jajaran manajemen perusahaan biasanya ingin mengetahui prestasi di divisi, departemen, atau bahkan pada level yang lebih rendah, seksi (misal seksi gudang, seksi dapur, dsb), yaitu dengan mengukur seberapa baiknya mereka mengendalikan biaya yang ada di bawah tanggung jawab masing-masing departemen. Dalam praktek, kemampuan suatu bagian untuk mengendalikan biaya ini disebut dengan cost responsibility, atau pertanggungjawaban biaya. Sedangkan laporan yang dipakai, tentu saja bernama cost responsibilty report. Laporan ini berisi rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap departemen dalam satu periode waktu. Umumnya, periode yang digunakan adalah bulan. Sebagai pembanding, perusahaan bisa menggunakan biaya yang disusun sesuai dengan anggaran periode yang berlaku, atau dengan membandingkan biaya bulan tertentu pada periode berjalan dengan biaya bulan tertentu pada periode yang lalu, dan sebagainya.

Secara umum, budget ditampilkan dalam bentuk trend yang terdiri dari kolom kode rekening beserta nama, setelah itu berturut-turut adalah jumlah budget tiap bulan dengan disertai jumlah total budget. Namun untuk menampilkan bentuk laporan yang berupa trend di Access tidaklah sesederhana itu karena laporan yang disediakan sifatnya statis, sedangkan budget yang kita buat sifatnya dinamis. Untuk menyiasati hal itu, maka kita perlu melakukan semacam manipulasi data sehingga Access bisa menampilkan laporan budget yang dinamis, sesuai dengan keinginan kita.

Data budget disimpan di dalam tabel tblBudget. Tabel ini bisa diisikan melalui single form sebagai default view-nya. Mengenai pembuatan form ini, kita bisa menggunakan cara seperti telah dibahas pada posting yang berkaitan dengan cara membuat form, baik itu melalui wizard atau manual dengan menggunakan blank form. Setelah selesai dibuat, kita dapat menyimpan form budget dengan nama frmBudget seperti pada Gambar 1.

Budget adalah rencana kerja yang disusun untuk satu periode waktu. Dalam pengertian keuangan, rencana kerja itu ditransformasikan dalam satuan moneter. Seperti kita ketahui, aktivitas operasi sebuah perusahaan itu bisa dihitung dengan berapa unit produk yang dihasilkan oleh bagian produksi, jumlah sumber daya manusia yang dipekerjakan menurut hitungan bagian personalia, berapa kebutuhan alat tulis kantor menurut bagian umum, dan sebagainya. Masing-masing dari bagian itu mempunyai budget kuantitas sendiri-sendiri yang satu dengan yang lain mungkin berbeda. Tetapi, sebagai bagian dari entitas perusahaan, mereka semua harus menggunakan satuan ukuran budget yang bisa diterima oleh semua pihak, yaitu satuan moneter, misalnya rupiah, dolar, euro, dan sebagainya.