Memasukkan Data ke Tabel di SQL Server Management Studio

Di posting artikel sebelumnya, kita telah membuat sebuah sebuah database yang diberi nama Akunting. Selain itu, kita juga telah membuat tabel sederhana dengan nama tblRekUtama di database itu. Pada bagian ini, kita akan menyisipkan data ke dalam tabel tblRekUtama.

Ada beberapa cara untuk menyisipkan data ke dalam tabel dalam database SQL Server Management Studio. Adapun cara itu adalah sebagai berikut:

1. Secara manual: mengetikkan data satu per satu ke setiap baris yang ada di tabel.
2. Copy/Paste: meng-copy data dari sumber yang lain, kemudian mem-paste data itu ke dalam tabel. Sumber data bisa berasal dari database lain ataupun aplikasi lain, selama masih mempunyai urutan kolom dan tipe data yang sama dengan tipe data yang ada di tabel.
3. Import: menggunakan fitur Import and Export Wizard untuk mengimpor data dari sumber lain.
4. Kode SQL: menuliskan kode SQL yang digunakan untuk menyisipkan data ke dalam tabel.
5. Aplikasi/Website: memperbaharui tabel dengan menggunakan aplikasi atau website.

Empat cara pertama biasa dilakukan bila sifat data itu statis, berupa data master/induk, atau data yang akan berfungsi sebagai referensi untuk data lain. Sebagai contoh, dalam suatu universitas, jumlah fakultas relatif tetap untuk setiap tahun ajaran. Data nama fakultas ini sifatnya statis, berfungsi sebagai data induk yang akan digunakan sebagai referensi bagi mahasiswa yang ingin kuliah. Contoh lainnya, data pada tabel nama pelanggan bersifat statis karena akan digunakan sebagai referensi untuk transaksi piutang dagang.

Berikut ini adalah penjelasan untuk setiap cara di atas.

Memasukkan data secara manual

Untuk memasukkan data secara manual di SSMS, caranya adalah sebagai berikut:
Sorot tabel yang datanya ingin ditambah, lalu klik mouse kanan untuk menampilkan menu shortcut. Pilih Edit Top 200 Rows untuk membuka tabel itu. Dengan membuka tabel seperti ini, kita dapat memasukkan data secara manual. Cara ini mirip dengan saat kita menggunakan datasheet view pada tabel di MS Access.

Gambar 1. Memasukkan data secara manual ke tabel di SSMS

Menyisipkan secara manual hanya dilakukan jika jumlah datanya sedikit, mungkin kurang dari 100 baris dan 3 kolom. Bila lebih dari itu, memasukkan data secara manual menjadi tidak praktis dan efisien. Apalagi jika ada beberapa macam tipe data yang harus dimasukkan ke dalam sebuah tabel, sebagai misal, tipe data text, integer, dan datetime. Memasukkan data secara manual dengan berbagai macam tipe data seperti ini akan memakan waktu. Dengan demikian, memasukkan data secara manual tidak disarankan.

Memasukkan data dengan Copy dan Paste

Saat sebuah tabel dibuka dengan cara di atas, kita juga bisa memasukkan data dengan cara meng-copy data sumber dan mem-paste-nya ke dalam tabel. Sumber data bisa berasal dari mana saja, baik dari MS Excel, MS Access, maupun dari aplikasi database semacam SQL Server dan MySQL. Yang penting, urutan kolom dan tipe datanya sama.

Gambar 2. Memasukkan data dengan meng-copy data dari tabel di Access dan mem-paste ke tabel di SSMS

Dibandingkan dengan cara manual seperti di atas, cara ini lebih efisen, tetapi tetap saja mempunyai keterbatasan. Kita tidak bisa mengcopy data dalam jumlah baris yang sangat banyak. Untuk itu, kita harus memecah baris data menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, misalnya, tiap 50, 100, atau 200 baris untuk sekali copy dan paste. Pada jumlah record tertentu, cara copy dan paste semacam ini mungkin akan memakan waktu, sehingga kita memerlukan cara lain untuk memasukkan data ke tabel di SSMS.

Impor data

Kita dapat mengimpor data dari suber lain. Hasilnya sama dengan cara meng-copy dan paste seperti yang dilakukan di atas. Di sisi lain, memasukkan data dengan cara mengimpor lebih fleksible dan dapat disesuaikan dengan berbagai macam kondisi. Misalnya, memilih data tertentu dengan kriteria tertentu saja yang bisa dimasukkan. Dengan cara ini, hanya data yang benar-benar dibutuhkan bisa diimpor ke dalam tabel di SSMS.

Memasukkan data dengan cara mengimpor membutuhkan pengetahuan SQL yang cukup memadai, karena mesti menuliskan kode SQL yang dapat disesuaikan dengan kriteria yang kita inginkan. Untungnya, SSMS menyediakan kemudahan bagi pengguna yang masih awam untuk menuliskan kode SQL dengan cara yang mudah, mirip di MS Access.

Untuk memasukkan data dengan cara mengimpor, klik kanan pada folder database yang diinginkan (misalnya dalam hal ini folder Akunting) untuk menampilkan menu shorcut. Setelah itu, pilih Task dan Impor Data.... SSMS akan menampilkan wizard untuk mengimpor data. Ikuti petunjuk di situ.

Gambar 3. Memasukkan data dengan cara impor

Sumber data yang digunakan untuk mengimpor dapat berasal dari berbagai macam aplikasi database seperti:

1. SQL Server
2. Flat file
3. Microsoft Office Access
4. Microsoft Office Excel

Kita bisa juga menjalankan wizard di atas melalui menu Windows Start, melalui SQL Server Data Tools (SSDT), dan melalui command prompt. Untuk command prompt, kita harus menentukan lokasi direktori terlebih dahulu ke C:\Program Files\Microsoft SQL Server\100\DTS\Binn, C:\Program Files\Microsoft SQL Server\120\DTS\Binn atau lokasi lain yang sesuai dengan konfigurasi SQL Server di mana direktori Binn berada. Setelah itu, dalam direktori Binn, jalankan DTSWizard.exe.

SQL Script

Bila kita sudah cukup mahir menggunakan SQL Server, memasukkan data dengan menuliskan SQL mungkin adalah cara paling cepat dan akurat. Cara ini mirip dengan mengimpor data. Perbedaannya, bila di impor data, SSMS meyediakan wizard, pada cara ini, kita langsung menuliskan kode SQL yang digunakan untuk memasukkan data. Kode SQL ini berisi pernyataan INSERT yang bisa digabungkan dengan berbagai macam kriteria yang kita inginkan.

Memasukkan data menggunakan aplikasi/website

Untuk diketahui, database SQL Server banyak digunakan sebagai back-end dari sebuah front-end. Dalam hal ini front-end bertindak sebagai sebuah aplikasi. Pengguna dari aplikasi front-end bertanggung jawab untuk menambahkan dan mengedit data ke database yang berada di back-end. Karena itu, banyak data yang tersimpan di tabel pada back-end diperbaharui melalui sebuah aplikasi. Aplikasi yang digunakan untuk memperbaharui bisa dibuat dengan berbagai macam cara dan nama, misalnya menggunakan MS Access untuk memperbaharui data gudang, menggunakan Visual Basic untuk data piutang, C++ untuk data payroll, dan sebagainya. Bahkan sebuah web pun bisa digunakan untuk memperbaharui data yang ada di back-end.

Secara visual, cara memasukkan data menggunakan aplikasi atau website terlihat sederhana, bahkan boleh dibilang ramah pengguna (user friendly). Tetapi, dibalik kesederhanaan itu, tersimpan berbagai macam kode pemrograman, selain kode SQL seperti telah dijelaskan di atas. Kode pemrograman ini sangatlah kompleks, dimulai dari proses inisialisasi sistem, sampai ke "data selesai disimpan ke dalam database back-end".

Untuk contoh aplikasi yang terbilang sederhana, kita bisa mengguna MS Access. Di Access, inisialisasi sistem dijalankan sebagian secara otomatis, dengan bantuan Office atau Windows. Sebagian lagi, kita harus menyusunnya secara manual. Hal ini berbeda bila kita menyusun aplikasi dengan menggunakan Visual Basic, C++, Java, PHP, dan lain sebagainya. Semua proses inisialisasi sistem, pemrogram yang harus menyusunnya secara manual.

Untuk contoh aplikasi MS Access, silakan klik Contoh Sederhana Aplikasi Back-End dan Front-End Database di MS Access Dengan Menggunakan DAO ini.