Membuat Grafik di Form Menggunakan Wizard

Ada kalanya kita diminta oleh direksi untuk membuat laporan yang enak dilihat dan mudah dimengerti. Maklum, jajaran direksi mempunyai pekerjaan yang lumayan banyak. Laporan yang bentuknya berupa angka-angka pada sebuah tabel tentu akan membuat direksi tidak begitu menyukai.

Nah, salah satu bentuk laporan yang tidak melulu berupa angka adalah grafik atau chart. Dengan menggunakan grafik atau chart, laporan menjadi tampak lebih ringkas. Apalagi bila berwarna-warni, maka laporan menjadi lebih enak dilihat mata. Pengguna juga bisa langsung tahu, bagian mana dalam sebuah grafik yang mempunyai porsi yang lebih tinggi atau besar.

Dengan menggunakan controls design di Access, kita bisa membuat grafik, misalnya dengan bantuan Use Control Wizards. Ikuti caranya berikut ini:

1. Buatlah sebuah tabel dengan nama tabel=tblSalesSummary. Pada sebuah aplikasi, tabel ini sebenarnya adalah query yang diproses dari berbagai macam tabel. Namun untuk keperluan tutorial, kita meringkasnya menjadi sebuah tabel tblSalesSummary. Nama-nama field beserta data dapat dilihat di bawah ini.

Nama Tabel:tblSalesSummary

Date	InvoiceNo	Spec	CompanyName	Country	Region	WeightInKg	TotalSales
15-Dec-03	697/BDL-INV/RYM/XII/2003	Van	Rymer International Seafood	USA	USA	13,444.70	60,100.80
30-Dec-03	732/BTT-INV/MZT/XII/2003	Van	Mazzetta Company	USA	USA	293,932.80	1,296,000.00
30-Dec-03	751/BKG-INV/OGR/XII/2003	Van	Ocean Garden Products	USA	USA	14,152.32	68,640.00
30-Dec-03	752/BKG-INV/OGR/XII/2003	Van	Ocean Garden Products	USA	USA	14,152.32	54,600.00
02-Jan-04	001/BTT-INV/EMP/I/2004	Van	Empress International	USA	USA	5,656.40	32,245.50
06-Jan-04	007/BDL-INV/APW/I/2004	BT	A+P Warendhandels GmbH	Germany	Europe	7,244.00	58,528.76
06-Jan-04	007/BDL-INV/APW/I/2004	Van	A+P Warendhandels GmbH	Germany	Europe	1,296.00	10,087.20
06-Jan-04	970/BDL-INV/MRH/VII/2004	Van	Maruha Corporation	Japan	Japan	14,576.00	117,115.60
09-Jan-04	003/BDL-INV/RYM/I/2004	Van	Rymer International Seafood	USA	USA	14,696.64	59,940.00
09-Jan-04	004/BDL-INV/RYM/I/2004	Van	Rymer International Seafood	USA	USA	14,696.64	56,700.00
09-Jan-04	009/BDL-INV/RYM/I/2004	Van	Rymer International Seafood	USA	USA	14,696.64	59,940.00
09-Jan-04	010/BTT-INV/CPT/I/2004	Van	Captn's Pack Products	USA	USA	13,608.00	51,900.00
Dan seterusnya. Untuk memperoleh database tabel ini secara lengkap klik di sini.

2. Selanjutnya, buatlah sebuah form dengan menggunakan (tab Ribbon Create) Blank Form atau Form Design, terserah pilih saja mana yang paling nyaman. Simpanlah terlebih dahulu form yang masih kosong dengan nama frmGrafik.
3. Klik tab Ribbon Design. Lalu, pada grup Controls, aktifkan (klik) Use Control Wizards (1), dan klik Insert Chart (2). Lihat gambar di bawah ini.

   

   Gambar 1. Tombol Use Control Wizards dan Insert Chart

4. Buatlah kotak di area Detail dari form frmGrafik, sehingga akan muncul kotak dialog Chart Wizard seperti di gambar berikut ini.

   

   Gambar 2. Chart Wizard saat pertama kali dibuka

5. Pada pertanyaan "Which table or query would you like to use to create your chart?", pilihlah tabel tblSalesSummary, lalu tekan tombol Next.
6. Pada pertanyaan "Which fields contain the data you want for the chart?", pilihlah Spec dan WeightInKg, seperti tampak pada gambar berikut ini, lalu tekan tombol Next.

   

   Gambar 3. Pilih field yang akan ditampilkan dalam grafik

7. Pada pertanyaan "What type of chart whould you like?", pilihlah 3-D Column Chart, seperti gambar di bawah ini, lalu tekan tombol Next.

   

   Gambar 4. Memilih 3-D Column Chart

8. Pada pertanyaan "How do you want to lay out the data in your chart?", biarkan apa adanya seperti gambar di bawah ini.

   

   Gambar 5. Lay out grafik yang ingin ditampilkan

9. Pada pertanyaan terakhir dari wizards, "What title would you like for your chart?", ketikkan Grafik Penjualan. Pada pertanyaan "Do you want the chart to display a legend?", pilih Yes, display a legend, seperti gambar di bawah ini. Tekan tombol Next.

   

   Gambar 6. Memberi nama judul grafik

Wizard sudah selesai. Untuk melihat grafik, silakan ubah views ke Form View. Tampilan grafik dalam Form View masih kasar sekali (seperti gambar di bawah ini), sehingga kita mesti memformat ulang, supaya tampilan menjadi enak dilihat.

Gambar 7.. Tampilan kasar grafik setelah chart wizard selesai dibuat

Untuk mengedit dan memformat grafik, ubah kembali views-nya ke Design View, setelah itu ikuti langkah berikut ini.

1. Tampilkan property sheet dari chart dan ubahlah Name=crtGrafik seperti gambar berikut ini.

   

   Gambar 8. Property sheet dari control yang bernama crtGrafik

2. Setelah itu, di dalam area grafik, tekan mouse kiri dua kali (double click). Cara lainnya, tekan mouse kanan, untuk menampilkan shorcut, lalu pilih Chart Object, opsi Edit. Tampilan Access akan berubah seperti gambar di bawah ini.

   

   Gambar 9. Jendela pengeditan grafik pada MS Access

3. Untuk mengedit bagian/garis sumbu y (vertikal), double click garis vertikal di samping kanan angka. Cara lain, pada bagian Chart Objects, pilih Value Axis lalu pilih menu Format, opsi Selected Axis... Ctrl+1, sehingga akan muncul kotak Format Axis seperti di bawah ini.

   

   Gambar 10. Memformat sumbu Y pada grafik

   1. Pada tab Scale, ubahlah Display units: Thousands.
   2. Pada tab Number, ubahlah Category: Number dan beri tanda centang pada kotak User 1000 Separator (,).
   3. Klik tombol OK untuk mengakhiri.
   Design View grafik tampak seperti gambar di bawah ini.

   

   Gambar 11. Tampilan grafik setelah sumbu Y diperbarui

4. Ubahlah label Thousands (di atas angka). Caranya, double click label Thousands atau pilih Value Axis Display Units Label pada Chart Objects, lalu pilih menu Format, opsi Selected Label... Ctrl+1, sehingga akan muncul kotak Display Units Label seperti di bawah ini.

   

   Gambar 12. Memformat sebuah label di grafik

   1. Klik tab Alignment, dan ubahlah spin box Degrees menjadi 90.
   2. Klik tombol OK untuk mengakhiri.
   3. Geserlah label Thousands ke sisi paling kiri dalam Chart Area.
   Hasil akhirnya, Design View grafik tampak seperti gamber di bawah ini.

   

   Gambar 13. Tampilan grafik setelah label diformat

5. Untuk mengubah warna dinding grafik menjadi putih, pilihlah Walls pada Chart Objects, lalu pilih menu Format, opsi Selected Wall... Ctrl+1, sehingga akan muncul kotak Format Walls. Pada opsi Area, pilihlah None (atau warna putih), seperti di bawah ini.

   

   Gambar 14. Mem-format dinding pada grafik

6. Untuk mengubah gridline menjadi lebih halus, double click gridline horizontal sehingga muncul kotak Format Gridlines. Pada tabe Patern, pilih Custom dengan Style garis putus-putus halus. Hasilnya seperti gambar di bawah ini.

   

   Gambar 15. Grafik setelah dinding berwarna putih dan gridline diperhalus

7. Untuk mengubah label pada Legend dari SumOfWeightInKg menjadi Weight In Kg:
   
   1. Tutuplah MS Access Chart Editor dan kembali ke Form Design.
   2. Bukalah properti crtGrafik.
   3. Klik tab Data, masuk ke properti Row Source, seperti gambar di bawah ini.
   4. Ubahlah pernyataan SQL menjadi seperti berikut ini: SELECT [Spec],Sum([WeightInKg]) AS [Weight In Kg] FROM [tblSalesSummary] GROUP BY [Spec].

Simpan form frmGrafik. Bila format grafik dirasa sudah cukup, maka hasil akhir grafik dalam views Form View seperti di bawah ini

Gambar 16. Hasil akhir grafik setelh dibuka dengan views Form View

Ada banyak sekali cara memformat grafik. Analog dengan cara di atas, kita dapat mem-format bagian-bagian dari grafik sesuai dengan keinginan.

Pembaca dapat memperoleh sample file grafik dengan cara sbb:

1. Ikuti blog Access Terapan di Facebook dengan mem-follow atau me-like FB page di https://www.facebook.com/AccessTerapan atau follow Google Blog Follower. Bagi yang tidak memfollow, permintaan (request) akan diabaikan.
2. Kirim email ke admin yanto.e.subroto@gmail.com untuk diikutsertakan menjadi anggota grup Access Terapan. 
3. Sebagai tanda bukti keanggotaan, admin grup Access Terapan akan mengirimkan email ke alamat yang dituju. 
4. Selanjutnya, silakan download file zip bernama grafik3DPemula.zip yang merupakan Access Database membuat grafik bagi pemula (nama file grafik.accdb).
5. Bukalah form frmGrafik dalam format Form View untuk melihat grafik seperti gambar 16.