Membuat File Excel, PDF, RTF, dan HTML Menggunakan DoCmd.OutputTo di MS Access VBA

Microsoft Access memungkinkan kita untuk mengekspor objek, seperti tabel, query, form, dan report ke dalam format lain seperti Excel, PDF, RTF, dan HTML dengan menggunakan perintah yang disediakan oleh Access.

Perintah yang digunakan untuk mengekspor itu adalah DoCmd.OutputTo. Sintaks penulisannya adalah sebagai berikut:

DoCmd.OutputTo ObjectType, ObjectName, OutputFormat, OutputFile, Autostart, Templatefile, Encoding

di mana:

1. ObjectType merupakan tipe objek yang mempunyai nilai:
   
   • acOutputTable untuk tabel
   • acOutputQuery untuk query
   • acOutputForm untuk form
   • acOutputReport untuk report
   • acOutputFunction untuk fungsi
   • acOutputModule untuk modul
   • acOutputServerView diguakan untuk SQL Server
   • acOutputStoredProcedure
2. ObjectName – nama dari tabel, query, form atau objek yang merupakan bagian dari ObjectType.
3. OutputFormat – format dokumen hasil ekspor yang mempunyai nilai:
   
   • acFormatHTML untuk HTML (ekstensi file .html)
   • acFormatRTF untuk RTD (ekstensi .rtf)
   • acFormatSNP untuk SNP (ekstensi .snp)
   • acFormatTXT untuk TXT (ekstensi .txt)
   • ,acFormatXLS untuk XLS (ekstensi .xls)
   • acFormatXLSX untuk XLSX (ekstensi .xlsx)
   • acFormatPDF untuk PDF (ekstensi .pdf)
4. OutputFile merupakan nama path file dari hasil dokumen yang di-output. Oleh karena itu, namanya harus lengkap, sebagai contoh: D:\SoftwareHRD\tblPPH.xlsx untuk file dengan format XLSX. Bila dibiarkan kosong, Windows akan mengarahkan aplikasi yang sesuai (menjadi default) untuk menyimpan file dan meminta kita menuliskan file yang diinginkan.
5. AutoStart, dapat bernilai True atau False (default: False). Bila True, maka dokumen akan langsung dibuka dengan menggunakan aplikasi yang menjadi default. Bila False, dokumen output akan disimpan tetapi tidak langsung dibuka secara otomatis. Kita sendiri yang membukanya secara manual.
6. Templatefile – Nama path file lengkap, digunakan sebagai template file HTML.
7. Encoding-tipe nilai Variant, opsional, digunakan untuk file teks/html

Parameter ObjectType dan ObjectName harus sinkron. Bila ObjectType adalah acOutputTable, maka ObjectName juga harus berada di objek tabel di bagian Navigation Pane. Bila ObjectType dan ObjectNam, maka Access akan menampilkan pesan kesalahan.

Parameter OutputFormat dan OutputFile juga harus sinkron. Bila OutputFormat adalah acFormatPDF, maka OutputFile juga harus berekstensi .pdf supaya aplikasi PDF bisa membukanya. Demikian pula bila OutputFormat adalah acFormatXLSX, maka OutputFile juga harus berekstensi .xlsx supaya aplikasi MS Excel bisa membukanya. Bila OutputFormat dan OutputFile tidak sinkron, maka aplikasi yang digunakan untuk membuka OutputFile akan menampilkan pesan kesalahan atau peringatan.

Contoh perintah:

DoCmd.OutputTo acOutputTable, "tblPPH", acFormatXLSX, "D:\SoftwareHRD\tblPPH.xlsx", True

DoCmd.OutputTo memerintahkan Access untuk membuat output dari objek tabel yang bernama "tblPPH" dengan format .xlsx disimpan di "D:\SoftwareHRD\tblPPH.xlsx" untuk langsung dibuka dengan menggunakan aplikasi Excel (minimum 2007). Hasil output ada di gambar bawah:

DoCmd.OutputTo acOutputTable, "tblPPH", acFormatPDF, "D:\SoftwareHRD\tblPPH.pdf", True

DoCmd.OutputTo memerintahkan Access untuk membuat output dari objek tabel yang bernama "tblPPH" dengan format .pdf disimpan di "D:\SoftwareHRD\tblPPH.pdf" untuk langsung dibuka dengan menggunakan aplikasi Adobe Acrobat Reader. Hasil output ada di gambar bawah:

DoCmd.OutputTo acOutputReport, "rptSlipGaji", acFormatPDF, "D:\SoftwareHRD\slipGaji.pdf"

DoCmd.OutputTo memerintahkan Access untuk membuat output dari objek report yang bernama "rptSlipGaji" dengan format .pdf disimpan di "D:\SoftwareHRD\slipGaji.pdf.