Fungsi DCount di MS Access

Di Access, fungsi DCount digunakan untuk mengetahui jumlah record dari sekumpulan record yang ada dalam tabel, query, atau domain. Fungsi DCount dapat digunakan di VBA, modul, macro, query, atau kontrol yang ada dalam form atau report.

Sintaks penulisan DCount adalah sebagai berikut:

DCount (Expr, Domain [, Criteria])

Keterangan:

Expr (Ekspresi): wajib diisi, merupakan ekspresi yang menunjukkan nama field dalam sebuah domain, bisa berupa tabel atau query. Nama field ini bisa diperoleh secara langsung dengan menuliskan nama field atau merupakan proses dari formula tertentu yang menghasilkan nama field dengan tipe data Numeric.

Domain (Domain): wajib diisi, merupakan ekspresi string yang menunjukkan sekumpulan record. Domain bisa berupa sekumpulan record dari sebuah query atau dari sebuah tabel.

Criteria (Kriteria): tidak wajib diisi, merupakan ekspresi yang digunakan untuk membatasi record yang ada di Domain. Jika kosong, maka fungsi DCount akan menghitung jumlah record dalam keseluruhan Domain. Jika mempunyai nilai, maka field yang ada dalam Kriteria harus ada dalam Domain. Jika field dari Kriteria tidak ada dalam Domain, maka fungsi DCount akan bernilai Null.

Supaya fungsi DCount bisa dijalankan dengan benar, kita harus menuliskan kriterianya dengan teliti. Dalam hal ini, nilai dari tipe data field yang ada dalam Domain akan mempengaruhi penulisan kriteria. Nilai dari tipe data teks atau string selalu ditulis di antara tanda '' (dua tanda kutip tunggal), tipe data tanggal selalu ditulis di antara tanda ## (dua tanda pagar). Untuk tipe data angka, nilai dari kriteria tidak memerlukan tanda apapun.

Aturan penulisan nama field pada Ekspresi atau Kriteria 

Secara umum, bagi pemula yang masih belajar MS Access, penulisan nama field pada Ekspresi atau Kriteria adalah sebagai berikut:

1. Bila nama field terdiri dari 2 atau lebih suku kata yang terpisah, maka penulisan field menggunakan tanda kurung siku ([ ]), misalnya field Nama Kota ditulis [Nama Kota], field Tanggal Lahir ditulis [Tanggal Lahir], dan sebagainya.
2. Bila nama field hanya terdiri dari satu suku kata, penulisan nama field tidak harus menggunakan tanda kurung siku.
3. Bila nama field terdiri dari 2 atau lebih suku kata tetapi digabung menjadi satu suku kata, penulisan nama field tidak harus menggunakan tanda kurung siku, namun hendaknya ditulis dengan lebih jelas, misalnya dengan metode CamelCase. 

Fungsi DCount tidak menghitung record yang mempunyai nilai Null pada field Ekspresi. Jika nilai Null ingin dihitung dalam fungsi DCount, maka field Ekspresi dapat diisi dengan karakter wildcard atau asterik ("*"). Dengan menggunakan tanda *, semua record yang memenuhi Kriteria dalam suatu domain akan dihitung, termasuk field yang bernilai Null. Untuk lebih jelasnya silakan lihat contoh di bawah.

Seperti telah dijelaskan di awal, kita dapat menjalankan fungsi DCount di modul, query, macro, maupun kontrol yang ada di form ataupun report. Berikut ini berbagai macam contoh pengunaan fungsi DCount.

Ada sebuah tabel (atau query) seperti di bawah ini:

qryContohDCount

vouchDate	vouchType	vouchAmount	vouchSupplierCustomer
1/28/2016	CD	25000	Fitri
1/28/2016	CD	506000	Sari Kriscahyani
1/28/2016	CD	55000	Murni Ginting
1/28/2016	CD	500000	Printcom
1/28/2016	CD	200000	Nascom
1/29/2016		250	BNI 46
1/29/2016	BD	2431300	Karyawan
1/29/2016	CD	20000	PT. Tirta Investama
1/29/2016	CD	164800	Tono
1/31/2016	CD	2196400	Gratika Makasar
2/1/2016	CD	1405200	BNI 46
2/1/2016	BD	1000000	Angling Kusuma
2/2/2016	CD	210000	Agung Nusantara Com
2/2/2016	CD	150000	Rustati
2/3/2016	CD	1037640	BNI 46
2/4/2016	BD	10605250	Yourdan Piris
2/5/2016	CD	125000	PT. Aneka Graha Sejati
2/5/2016	CD	1350	Terang Bulan
2/7/2016	CD	1122300	BNI 46

Untuk menghitung jumlah nilai yang ada di field VouchAmount di query qryContohDCount yang mempunyai tanggal 01/31/2016 di Immediate Window, caranya sebagai berikut:

? DCount("*","qryContohDCount")
 19 
? DCount("*","qryContohDCount","vouchDate=#1/28/2016#")
 5 
? DCount("*","qryContohDCount","vouchSupplierCustomer='BNI 46'")
 4 
? DCount("vouchType","qryContohDCount","vouchSupplierCustomer='BNI 46'")
 3 

Perhatikan pada contoh ke-3 dan ke-4. Kedua contoh ini mempunyai Domain dan Kriteria yang sama tetapi mempunyai Ekspresi yang berbeda. Ekpresi pada contoh ke-3 menggunakan tanda asterik (*) memberikan hasil 4. Pada contoh ke-4, Ekspresi berisi field VouchType memberikan hasil 3.