Fungsi DMin dan DMax di MS Access

Di Access, fungsi DMin dan DMax digunakan untuk menentukan nilai minimum dan maksimum dari field dalam sekumpulan record. Kita dapat menggunakan fungsi DMin dan DMax dalam sebuah modul, macro, query, atau formula yang ada dalam sebuah control di form atau report.

Sintaks penulisan fungsi DMin dan DMax adalah sebagai berikut:

DMin (Expr, Domain [, Criteria])
DMax (Expr, Domain [, Criteria])

Keterangan:

Expr (Ekspresi): wajib diisi, merupakan ekspresi yang menunjukkan nama field. Nilai pada nama field inilah yang akan dihitung nilai minimum dan maksumunnya. Nama field ini bisa diperoleh secara langsung dengan menuliskan nama field atau merupakan proses dari formula tertentu yang menghasilkan nama field.

Domain (Domain): wajib diisi, merupakan ekspresi string yang menunjukkan sekumpulan record. Domain bisa berupa sekumpulan record dari sebuah query atau dari sebuah tabel.

Criteria (Kriteria): tidak wajib diisi, merupakan ekspresi yang digunakan untuk membatasi record yang ada di Domain. Jika kosong, maka fungsi DMin dan DMax akan menghitung nilai minimum dan maksimum dalam keseluruhan Domain. Jika mempunyai nilai, maka field yang ada dalam Kriteria harus ada dalam Domain. Jika field dari Kriteria tidak ada dalam Domain, maka fungsi DMin dan DMax akan bernilai Null.

Fungsi DMin dan DMax menghasilkan nilai minimum dan maksimum yang memenuhi kriteria. Bila Ekspresi berisi field dengan tipe data Numeric, maka fungsi DMin dan DMax menampilkan nilai numerik. Bila Ekspresi berisi field dengan tipe data Text/string, maka fungsi DMin dan DMax menampilkan nilai pertama atau terakhir secara urutan huruf.

Supaya fungsi DMin dan DMax bisa dijalankan dengan benar, kita harus menuliskan kriterianya dengan teliti. Dalam hal ini, nilai dari tipe data field yang ada dalam Domain akan mempengaruhi penulisan kriteria. Nilai dari tipe data teks atau string selalu ditulis di antara tanda  '' (dua tanda kutip tunggal), tipe data tanggal selalu ditulis di antara tanda ## (dua tanda pagar). Untuk tipe data angka, nilai dari kriteria tidak memerlukan tanda apapun.

Aturan penulisan nama field pada Ekspresi atau Kriteria 

Secara umum, bagi pemula yang masih belajar MS Access, penulisan nama field pada Ekspresi atau Kriteria adalah sebagai berikut:

1. Bila nama field terdiri dari 2 atau lebih suku kata yang terpisah, maka penulisan field menggunakan tanda kurung siku ([ ]), misalnya field Nama Kota ditulis [Nama Kota], field Tanggal Lahir ditulis [Tanggal Lahir], dan sebagainya.
2. Bila nama field hanya terdiri dari satu suku kata, penulisan nama field tidak harus menggunakan tanda kurung siku.
3. Bila nama field terdiri dari 2 atau lebih suku kata tetapi digabung menjadi satu suku kata, penulisan nama field tidak harus menggunakan tanda kurung siku, namun hendaknya ditulis dengan lebih jelas, misalnya dengan metode CamelCase. 

Untuk lebih jelasnya silakan lihat contoh di bawah.
Ada sebuah tabel seperti tampak pada gambar sebagai berikut:

? DMin("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchDate=#02/1/2016#")
GMA 745787
? DMin("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchDate=#02/3/2016#")
Null
? DMin("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchDate Between #02/1/2016# And #02/4/2016#")
GM 451348
? DMin("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchID Between 31 And 49")
GMA 745785
? DMax("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchDate=#02/1/2016#")
GMA 798152
? DMax("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchDate=#02/3/2016#")
Null
? DMax("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchDate Between #02/1/2016# And #02/4/2016#")
Transfer
? DMax("vouchChequeNo","tblVoucherTemp","vouchID Between 31 And 49")
GMA 745791

Ada sebuah tabel (atau query) seperti di bawah ini:

qryContohDMinMax

vouchDate	Voucher Id	vouchType	vouchAmount
1/31/2016	629	CD	3186400
1/31/2016	630	CD	924765
1/31/2016	634	BD	1000
1/31/2016	673	CD	2196400
1/31/2016	1124	BD	1000
2/1/2016	31	BD	560000
2/1/2016	32	BD	735000
2/1/2016	33	BD	1292500
2/1/2016	34	BD	965000
2/1/2016	35	BD	840000

Untuk menghitung nilai minimum dan maksimum dari field VouchAmount di query qryContohDMinMax yang mempunyai tanggal 01/31/2016 di Immediate Window, caranya sebagai berikut:

? DMin("VouchAmount","qryContohDMinMax","vouchDate=#01/31/2016#")
 1000 
? DMax("VouchAmount","qryContohDMinMax","vouchDate=#01/31/2016#")
 3186400