Siklus Akuntansi

Satu siklus akuntansi adalah tahapan dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Siklus akuntansi dimulai saat adanya pengakuan dokumen atau bukti transaksi yang sah dan berakhir saat ditutupnya periode akuntansi, yaitu dengan membuat jurnal penutup.
Tahapan proses pencatatan transaksi adalah sebagai berikut:

1. Pengakuan adanya dokumen atau bukti transaksi yang sah.
2. Mencatat transaksi ke dalam jurnal
3. Memproses atau melakukan posting jurnal ke buku besar.
4. Membuat neraja lajur sebelum penyesuaian.
5. Mencatat atau membuat jurnal penyesuaian.
6. Membuat neraja lajur setelah penyesuaian.
7. Membuat jurnal penutup.

Sistem akuntansi selalu mengikuti siklus di atas. Karena itu, memahami siklus akuntansi sangatlah penting dalam membuat system akuntansi yang berbasis computer.

Tahap pertama, pengakuan adanya bukti transaksi atu dokumen yang sah mudah untuk dilakukan. Biasanya, sebuah dokumen yang sah memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Dokumen itu asli, bukan salinan. Jika dokumen itu salinan, harus ada otorisasi dari bagian terkait yang bertanggung jawab atas keabsahan dokumen seperti tanda tangan atau cap yang asli. Sebuah dokumen salinan yang dapat dianggap sah itu misalnya tanda bukti kepemilikan kendaraan, sertifikat rumah atau tanah, akte pendirian perusahaan, dan surat perjanjian kontrak. Untuk alasan keamanan, dokumen asli itu harus disimpan di tempat terpisah dan aman. Sedangkan dokumen asli yang dapat dipergunakan sebagai dasar pencatatan transkaski misalnya tagihan telepon, listrik, jalan toll, perbaikan atau pemeliharaan peralatan kantor seperti mesin pendingin, computer, kendaraan, dan rumah.
2. Ada bagian atau otoritas yang bertanggun jawab terhadap keabsahan dokumen, biasanya ditunjukkan dengan tanda tangan asli dari pegawai yang bekerja pada saat dokumen itu dibuat.
3. Untuk tagihan, selain tanda tangan atau cap, ada juga materai, yang menunjukkan bahwa dokumen itu sah secara hukum. Untuk mendukung keabsahan dokumen legal, dapat juga dilampirkan dokumen pendukung lainnya yang isinya dapat berupa perincian transaksi.

Tahap kedua, mencatat transaksi ke dalam jurnal. Ini merupakan tahapan yang penting, karena di sinilah akurasi seorang akuntan diuji. Akuntan harus mampu mengidentifikasi, ke mana rekening atas transaksi yang terjadi itu dibuat jurnalnya. Sebagai contoh, dokumen tagihan listrik dalam sebuah jurnal tentu saja harus dicatatkan ke dalam rekening biaya listrik, sedangkan dokumen pembelian barang dagangan harus dicatakan ke dalam rekening persediaan barang dagangan. Bila perusahaan itu menggunakan system pencatatan secara akrual, maka akuntan harus mencatat hutang atas biaya listrik (biasanya hutang atas biaya akrual) dan persediaan barang dagangan (biasanya hutang dagang). Untuk standardisasi, seorang akuntan akan menggunakan daftar kode rekening sebagai panduan dalam membuat ayat jurnal transaksi. Kesalahan pada tahap pencatatan ini akan mengakibakan kesalahan dalam laporan keuangan, entah itu pada laporan pendapatan, neraca, atau arus kas). Lebih jauh lagi, pengambilan keputusan pun bias salah.

Untuk tahap ke tiga, empat, dan enam, dengan menggunakan teknologi komputer dewasa ini, tahap ini lebih mudah dilaksanakan. Posting ke buku besar dan membuat neraca lajur dapat dilakukan kapan saja diperlukan sehingga informasi dapat dihasilkan secara tepat waktu. Namun demikian, pada prakteknya, posting ke buku besar dan pembuatan neraca lajur biasanya dilakukan secara bulanan, biasanya akhir bulan.

Tahap ke lima, membuat jurnal penyesuaian untuk menyesuaikan atau mengoreksi jurnal yang salah dan sudah diproses. Selain itu jurnal penyesuaian juga dapat dibuat sebagai tambahan atas jurnal akrual atau deferral. Tujuan akrual atau deferral ini adalah untuk membuat laporan keuangan, terutama laporan pendapatan lebih stabil dan tidak memberi kesan berfluktuasi. Pengecualian mungkin saja dilakukan jika ada semacam transaksi yang tidak biasa (extra ordinary) yang memaksa akuntan untuk mencatatnya dalam periode yang berjalan.

Terakhir, membuat jurnal penutup untuk memindahkan laba/rugi bersih sebagai hasil dari perhitungan dari laporan pendapatan ke rekening laba di tahan. Jurnal penutup ini bisa dilakukan secara otomatis maupun manual.

Jika dilakukan secara manual, maka kita harus menghitung lebih dahulu, berapa laba/rugi perode berjalan dan kemudian membuat jurnal. Caranya adalah dengan memindahkan saldo pada akhir periode untuk masing-masing rekening biaya dan pendapatan ke dalam rekening yang disebut ringkasan pendapatan (income summary account), sehingga rekening-rekening biaya dan pendapatan itu kembali menjadi nol. Rekening ringkasan pendapatan inilah yang akan dipindahkan rekening laba ditahan.

Jika dilakukan secara otomatis, computer akan menghitung dan mentransfer saldo tadi ke rekening laba ditahan. Prinsip kerjanya sama dengan manual. Mengapa rekening-rekening biaya dan pendapatan itu harus dibuat kembali menjadi nol? Per definisi, laporan pendapatan adalah laporan yang berisi pendapatan dan biaya yang merupakan hasil operasi selama satu periode akuntansi. Periode itu dimulai dan diakhiri pada tanggal yang sudah ditentukan. Jadi, ketika satu periode akuntansi telah selesai, maka untuk periode berikutnya, rekening-rekening biaya dan pendapatan itu harus mulai lagi dari nol.

Hal ini berbeda dengan pengertian neraca. Neraca adalah laporan keuangan perusahaan yang menunjukkan posisi keuangan (yaitu saldo akhir) pada tanggal tertentu, yaitu pada akhir periode akuntansi. Jadi, saldo rekening neraca tidak akan dimulai dari awal lagi (dibuat nol). Rekening neraca bersaldo nol mungkin terjadi karena memang rekening tersebut mempunyai saldo akhir sebesar nol.