Access Terapan

Pada relasi many-to-many, setiap record yang berada di kedua tabel dapat terhubung dengan satu, banyak, atau bahkan tak ada record di tabel lainnya. Untuk merelasikan kedua tabel, kita harus membuat tabel ketiga yang dinamakan junction table. Tabel ketiga ini harus berisi field yang menjadi primary key dari tabel pertama dan kedua.

Di lingkungan front-end dan back-end, kita hampir tidak pernah membuat tabel atau query di database Access yang dijalankan sebagai aplikasi yang sedang dibuka (di current database). Database Access yang dijalankan sebagai aplikasi yang sedang terbuka, dalam pengertian ini dinamakan database front-end, jarang digunakan untuk menyimpan tabel atau query yang sifatnya permanen. Dalam banyak hal, tabel atau query yang disimpan di front-end sifatnya temporer, karena kelak, bila tidak dibutuhkan, mereka akan dihapus.

Video berikut ini adalah penjelasan bagian-bagian database Access. Secara umum, database Access dibagi menjadi enam bagian objek tertinggi. Enam objek ini berisi data dan perangkat yang diperlukan untuk membuat sebuah database di Access, seperti dijelaskan melalui video.

Pada situasi tertentu, saat membuka database front-end, kita mungkin menggunakan record source sebuah form yang terhubung ke database back-end. MS Access memang menyediakan tabel yang bisa terhubung (linked table) yang dapat digunakan sebagai record source sebuah form. Masalahnya, tabel itu dalam keadaan terlihat di Navigation Pane.

Format untuk field dengan tipe data Number dan Currency menentukan bagaimana data yang berupa angka akan ditampilkan di layar komputer atau dicetak di kertas. Access menyediakan pilihan format field Number dan Currency yang berbeda-beda, umumnya sudah disediakan secara built-in.

Pada aplikasi database yang menggunakan back-end dan front-end, sebagai pengembang database, kita harus bisa menemukan cara bagaimana menghemat bandwith dan membuat lancar trafik jaringan. Ada banyak cara digunakan, salah satunya adalah dengan membuka dan menutup database back-end, melalui aplikasi yang ada di front-end.

Posting kali ini menjelaskan bagaimana membuat fungsi untuk membuka database di MS Access. Fungsi ini melibatkan metode yang sudah umum digunakan di VBA, yaitu OpenDatabase. Membuka database, terutama digunakan untuk menghubungkan ke tabel dan query, adalah proses yang pertama kali dilakukan saat mengakses database.

Integrity rules adalah peraturan yang dijalankan saat Access ingin mengperbarui, menghapus, dan melakukan operasi pada record dalam tabel yang mengikuti peraturan ini. Secara prinsip, database relasional mendefinisikan beberapa peraturan yang ditujukan untuk menjalankan keterpaduan antar tabel secara referensial atau disebut juga referential integrity. Artinya, tabel yang mempunyai relasi dengan tabel lain harus disinkronisasikan. Access mempunyai peraturan tersendiri yang dijalankan dengan menggunakan ACE Database Engine.

Grafik candlestick, mungkin grafik ini tidak umum di telinga kita. Wajar saja, karena grafik ini sangat jarang digunakan untuk keperluan penyajian laporan di tempat kerja. Namun, bagi mereka yang bekerja di perdagangan saham, komoditi, dan valuta asing (foreign exchange, forex), grafik candlestick adalah sebuah keharusan.

Selain menggunakan Data Access Object (DAO), sebuah string koneksi ke database Access bisa juga dilakukan dengan menggunakan ActiveX Data Object (ADO). Pada koneksi yang menggunakan ADO, kita harus mendefinisikan setidaknya empat konstanta. Keempat konstanta itu adalah:

Pada aplikasi Access untuk server dan client tanpa menggunakan linked table, kita harus membuat koneksi dari komputer client ke komputer server agar data dari server dapat dikirim ke client. Untuk menentukan koneksi database Access itu, kita bisa membuat fungsi sendiri yang disimpan dalam aplikasi Access di komputer client. Dengan demikian, bila aplikasi Access di client dikonversi ke accde, koneksi dapat dilakukan dengan aman. Kita dapat memberi nama fungsi itu, misalnya cariDbsConString seperti akan dijelaskan berikut ini.

Pada aplikasi Access untuk server dan client tanpa menggunakan linked table, kita harus menentukan lokasi database di komputer server agar komputer client dapat melakukan koneksi ke database itu. Untuk menemukan lokasi database Access itu, kita bisa membuat fungsi sendiri yang disimpan dalam aplikasi Access di komputer client. Dengan demikian, bila aplikasi Access di client dikonversi ke accde, koneksi dapat dilakukan dengan aman.

Grafik garis dan batang mengkombinasikan garis dan batang dalam satu gambar grafik. Grafik garis dan batang umumnya dibuat untuk mempresentasikan gambaran peristiwa dari waktu ke waktu dalam bentuk trend, bisa detik, menit, harian, mingguan, dan seterusnya.

Normalisasi adalah proses mengorganisasi data yang ada di sebuah tabel dan field yang ada di dalamnya dengan tujuan mengurangi pengulangan dan memperbaiki integritas data. Pengulangan data pada sebuah tabel akan memakan banyak memori penyimpanan dan menyulitkan pengguna mengelola databasenya. Integritas data berhubungan dengan keakuratan dan konsistensi sebuah database.

Pada bentuk normal ketiga ini, sebuah tabel harus memenuhi syarat bentuk normal kedua dan semua field yang diperoleh dari data yang berasal dari field lain dari sebuah tabel atau tabel lain dari database harus dieliminasi atau dihapus. Sebagai gantinya, kita hanya menggunakan field yang murni merupakan data mentah (bukan hasil perhitungan) atau field yang menjadi referensi atau primary key dari sebuah tabel. Untuk menampilkan data yang berasal dari field lain, kita menggunakan query.

Setelah sebuah tabel memenuh syarat bentuk normal pertama, proses selanjutnya adalah memastikan tabel itu memenuhi syarat bentuk normal kedua atau second normal form (2NF). Bentuk normal kedua menjadikan sebuah rancangan tabel menjadi semakin efisen dan tentu saja memori penyimpanan menjadi semakin kecil.

Tahap awal normalisasi, disebut juga betuk normal pertama, jika sebuah tabel memenuhi persyaratan berikut ini:

Jika, dengan berbagai macam pertimbangan, tipe data sebuah field yang telah berisi data di sebuah tabel database Access ingin dikonversi, maka kita akan menghadapi masalah berupa hilangnya sebagian atau seluruh data pada field itu, sebagai akibat konversi tipe data. Terlebih dahulu, kita harus memahami akibat dari konversi tipe data pada sebuah field yang telah berisi data:

Dengan menggunakan referensi VBA untuk Outlook, kita bisa mengirim email via Access. Jadi, misalnya sebuah database Access mempunyai sebuah tabel yang di dalamnya berisi alamat email, entah itu email pelanggan, email pengguna Access, atau email dari pihak lainnya, maka kita bisa membuat semacam format email standard.

Microsoft Access memungkinkan kita untuk mengekspor objek, seperti tabel, query, form, dan report ke dalam format lain seperti Excel, PDF, RTF, dan HTML dengan menggunakan perintah yang disediakan oleh Access.

Navigation Pane adalah lokasi sentral tempat kita bisa melihat dan mengakses objek dalam database Access. Di Navigation Pane itu, kita bisa membuka form, report, atau memasukkan data secara langsung ke dalam tabel. 

Mengetahui berapa jumlah pajak penghasilan PPh 21 yang harus dibayarkan oleh seorang wajib pajak adalah hal yang penting. Tarif PPh 21 dipotong dari jumlah Penghasilan Kena Pajak yang dibulatkan ke bawah ke ribuan penuh. Jadi, misalkan jumlah Penghasilan Kena Pajak adalah Rp 12.345.678, maka pembulatan ke bawah ke ribuan penuh menjadi Rp 12.345.000.

Pada Access 2010 ke atas, Microsoft melakukan penambahan tipe data yang sama sekali baru dibandingkan dengan Access 2007 ke bawah. Di Access 2010, Microsoft menambahkan tipe data sebuah field bernama Calculated.

Secara umum, para pengembang aplikasi MS Access menerapkan semacam konvensi atau pedoman tidak tertulis sebagai cara memberi nama objek di dalamnya. Sebagian besar konvensi itu terlihat sederhana, hanya dengan menambahkan beberapa awalan (prefiks) yang menunjukkan tipe objek pada sebuah nama objek.

Berbeda dengan tipe data lain non BLOB yang bisa langsung terbaca dengan membuka Datasheet view dari sebuah tabel, tipe data BLOB tidak bisa dibaca dengan cara itu. Dengan membuka Datasheet view tabel yang berisi data BLOB, kita hanya akan melihat sebuah tulisan Long Binary Data tanpa mengetahui bagaimana bentuk data yang sebenarnya adalah sebuah file.

Seperti telah dijelaskan di posting terdahulu, BLOB atau Binary Large Object Bitmap merupakan tipe data biner yang digunakan untuk menyimpan objek berupa file ke dalam suatu database. Di MS Access kita juga bisa membuat sebuah database yang digunakan khusus untuk menyimpan objek berupa file. Ikuti caranya pada pembahasan berikut ini. Untuk mudahnya, kita akan membuat sebuah database. Namailah database itu blob.accdb. Database blob.accdb ini hanya akan berisi sebuah tabel yang akan digunakan untuk mengelola data yang berupa file. apa pun tipe file nya. Oleh karena itu supaya database blob.accdb ini informatif, maka kita akan membuat sebuah tabel, sebutlah nama tabel itu tblBlob. Berikut ini adalah field beserta propertinya yang ada dalam tblBlob. Field Name: blobId Field Description: Nomor urut BLOB object Properti: Caption: BlobId Type: Long Integer (Autonumber) Field Name: blobObjek Field Description: Sisipkan sebuah objek BLOB di sini Properti: Caption: Objek BL

Bagi para pengguna Access dan programmer Access yang masih pemula, tipe data BLOB terdengar asing. Adalah hal yang masuk akal bahwa BLOB tidak terlihat sebagai tipe data di MS Access, terutama saat kita membuat sebuah tabel dan mengisi tipe data yang diinginkan.

Kita bisa membuat sendiri sebuah FIle Dialog dengan menggunakan VBA di MS Access. File Dialog atau dialog file adalah sebuah kotak yang menampilkan daftar direktori, folder, atau file. Dengan menggunakan daftar ini, pengguna komputer dipersilakan untuk memilih rincian yang ada di dalamnya.

Mungkin tidak semua pengguna Access mengetahui bahwa aplikasi database ini mempunyai kemampuan dalam menyajikan grafik layaknya sebuah spreadsheet macam Excel. Bahkan kita bisa menampilkan grafik secara dinamis, di mana data bisa kita ubah sesuai dengan parameter/variabel yang dimasukkan. Gambar 1. Bagian-bagian chart di Access

Sebuah field dalam sebuah tabel di MS Access selalu mempunyai properti. Properti itu mencerminkan sifat dan perilaku dari field itu. Properti yang paling penting dalam sebuah field adalah tipe data. Tipe data sebuah field menentukan jenis data seperti apa yang bisa disimpan. Sebagai contoh, sebuah field dengan tipe data Text dapat menyimpan data yang berisi karakter berupa teks maupun angka. Contoh lainnya, sebuah field yang mempunyai tipe data Number hanya dapat menyimpan data numerik.

Field size Decimal pada Tipe data Number di MS Access mempunyai keunikan yang membedakannya dengan field size yang lain. Perbedaan itu terletak pada properti Precision dan Scale. Properti Precision merujuk pada jumlah digit maksimum dalam sekumpulan angka. Sementara itu, properti Scale adalah jumlah digit di sebelah kanan tanda desimal yang ada pada sekumpulan angka.

Ada kalanya kita diminta oleh direksi untuk membuat laporan yang enak dilihat dan mudah dimengerti. Maklum, jajaran direksi mempunyai pekerjaan yang lumayan banyak. Laporan yang bentuknya berupa angka-angka pada sebuah tabel tentu akan membuat direksi tidak begitu menyukai.

Pada posting yang berkaitan dengan front-end database kali ini, kita akan membuat program sederhana yang digunakan untuk mengakses sebuah tabel di back-end database untuk kemudian data pada tabel itu dimuat seluruhnya ke sebuah form. Ikuti penjelasan lengkap berikut ini.

Di aplikasi database Access, kita tidak bisa menampilkan report menggunakan recordset dalam lingkungan database front-end yang tidak mempunyai sumber tabel/query. Bila sumber tabel/query berada di database back-end, sedangkan di front-end tidak ada sama sekali, maka saat kita menggunakan recordset sebagai sumber datanya, Access akan menampilkan pesan kesalahan yang terjadi saat report dibuka.

Meyimpan data dalam file teks adalah salah satu solusi yang bagus dalam menyusun program. Menggunakan file teks merupakan salah satu cara untuk menyimpan data yang akan ditampilkan di layar. Data yang tersimpan bisa digunakan sebagai pengganti atau pelengkap dari data yang tersimpan dalam database.

Membaca data dari sebuah file teks merupakan prosedur yang umum dilakukan saat menjalankan sebuah program. Pada berbagai macam aplikasi, kita sering menemukan jenis file teks yang berisi parameter-parameter tertentu yang dijalankan saat program pertama kali dibuka. File teks itu, biasanya berekstensi .ini, seperti system.ini, properties.ini, dan php.ini berisi configurasi sebuah aplikasi. Kita bisa membaca file teks semacam itu dengan menggunakan FileSystemObject (FSO) yang ada di Access VBA.

Semua file teks yang dibuka dengan menggunakan kode program secara otomatis akan ditutup saat kode program selesai dijalankan. Oleh karena itu, kita tidak harus secara eksplisit menutup file teks setiap kali membukanya. Walaupun demikian, menutup file teks secara eksplisit (dengan menulis pernyataan penutup) sebaiknya tetap dilakukan bila kita telah membuka file teks itu.

Ada tiga tahap pengelolaan data dalam bentuk file teks. Tahap pertama, kita membuka file teks. File teks dapat dibuka dengan cara membuka file teks yang sudah dibuat, atau dengan membuat file teks yang baru. Saat kita membuat yang baru, secara otomatis, file teks itu terbuka dan siap untuk digunakan. Kedua cara itu membutuhkan sebuah referensi ke objek TextStream.

File teks atau dalam bahasa Inggris disebut text file adalah salah satu bentuk file yang paling sederhana. Disebut paling sederhana karena file teks ini sangat mudah dibuat, baik melalui command-line, notepad, wordpad, bahkan MS Word sekalipun. Bahkan file teks ini bisa dibuat di lingkungan sistem operasi seperti Unix, Linux, MacOs, Windows, dan masih banyak lagi.

Dalam situasi tertentu, kita mungkin ingin mengambil data dari sumber lain, entah itu berupa tabel, nilai field, properti, dan sebagainya. Ada kalanya, data dari sumber lain itu mempunyai tipe yang berbeda. Perbedaan tipe data seperti ini sering kita jumpai saat menuliskan kode VBA, apalagi bila kita sering menggunakan pernyataan SQL.

Pengertian Back-end dan Front-end Database Access dengan Recordset DAO di sini adalah menggunakan metode yang telah disediakan oleh Access VBA untuk melakukan penambaham, pengeditan, dan penghapusan record melalui DAO.Recordset (DAO=Data Access Object)

Umumnya, bila ingin membuat query di Access, kita menggunakan tabel yang sudah tersedia di Access Navigation Pane pada bagian objek Tables. Tabel yang tersedia di Access Navigation Pane itu bisa merupakan tabel lokal atau merupakan linked table yang bisa berasal dari berbagai macam database, entah itu FoxPro, Dbase III, atau bahkan MS Excel. Membuat query yang menggunakan database eksternal dengan linked table memang merupakan cara yang paling mudah untuk dilakukan. Namun demikian, hal ini bukan merupakan pokok bahasan dari posting berikut ini.

Seperti kita tahu, MS Access merupakan aplikasi database (DBMS) yang sangat user-friendly. Kemudahan Access bisa dilihat dari berbagai macam feature yang tersedia dan bisa dipelajari oleh seorang pemula, bahkan yang masih awam dengan database. Di satu sisi, bagi programmer tingkat lanjut, kita bisa juga membuat program yang lebih canggih yang bagi sebagian awam mungkin nampak simple tetapi perlu kreativitas yang memadai.

Pada dasarnya, semua aplikasi yang berbasis Windows dapat mencetak data/dokumen ke sebuah printer dengan menggunakan ukuran kertas yang sudah disediakan oleh Windows. Ukuran kertas berada dalam sebuah daftar ukuran kertas dan ada bermacam-macam.  Kita dapat melihat ukuran kertas bila ingin mencetak data/dokumen ke sebuah printer.

For each ... Next merupakan pernyataan yang digunakan untuk mengulang satu atau lebih pernyataan (statement) atau perintah untuk setiap elemen yang ada dalam sebuah array atau collection. For each ... Next adalah salah satu bentu loop (kalang) yang dibatasi oleh pernyataan For each dan Next. Sebuah program akan melaksanakan loop ini jika, paling tidak, ada sebuah elemen dalam grup. Sesaat setelah berada dalam loop, semua perintah di dalam loop itu akan dijalankan. Jika jumlah elemen dalam grup lebih dari satu, maka semua perintah di dalam loop itu akan dijalankan di setiap elemen yang ada di grup. Bila tidak ada lagi elemen dalam grup, maka loop itu selesai dan dilanjutkan dengan perintah berikutnya yang berada di bawah Next.

Sebuah perusahaan ekspor biasanya akan membuat dokumen ekspor semacam packing list, bill of lading/shipping instruction, delivery order, dan tentu saja tagihan atau invoice kepada pelanggan di luar negri. Untuk tagihan kepada pelanggan di luar negri, kita tidak mungkin menggunakan hanya satu bahasa saja, yaitu bahasa Indonesia. Biasanya, tagihan ekspor dinyatakan dalam salah satu bahasa internasional yang diakui, misalnya bahasa Inggris. Bisa saja kita membuat tagihan yang memuat dua macam bahasa, yaitu bahasa Indonesia yang kemudian diikuti dengan bahasa Inggris sebagai terjemahannya.

Di berbagai macam tagihan atau kuitansi, kita sering menjumpai baris yang berisi kata "Terbilang". Baris terbilang ini merupakan fungsi yang digunakan untuk menjelaskan angka jumlah tertagih/dibayarkan dalam bentuk kata-kata. Sebagai contoh, selembar tagihan telepon dari operator seluler berjumlah sebesar Rp 446.999 yang diucapkan menjadi Empat Ratus Empat Puluh Enam Ribu Sembilan Ratus Sembilan Puluh Sembilan Rupiah.

Konstanta dalam VBA di Access digunakan untuk mendeklarasikan sebuah nilai yang dianggap tidak berubah. Umumnya, konstanta bersifat global dan dideklarasikan di bagian atas sebuah module, walaupun ada juga yang ditempatkan di dalam sebuah fungsi atau sub routine/procedure.

Pada beberapa posting terdahulu, kita telah menyinggung istilah path, namun belum dibahas lebih dalam apa itu path. Path dalam sebuah sistem file adalah urutan hirarki dari nama file atau folder yang menunjukkan dengan tepat, lokasi file atau folder itu berada. Pada dasarnya, path adalah alamat sebuah file atau folder.

Seperti telah dijelaskan di posting terdahulu yang berjudul Menampilkan Properti File dengan Menggunakan FileSystemObject di Access, sebuah file mempunyai atribut yang nilainya mempunyai tipe Bitmap, sama seperti tipe Bitmap pada atribut folder. Bitmap bukan merupakan format gambar seperti bitmap image, tetapi merupakan cara bagaimana data disimpan dan ditampilkan.

Setiap file mempunyai sejumlah properti yang berguna dalam pengaturan sistem file. Sebagai misal, properti Type akan menampilan jenis file berdasarkan ekstensinya, contoh: .docx adalah ekstensi untuk file MS Word, .accdb adalah ekstensi file untuk MS Access, .php adalah ekstensi file untuk PHP, dan sebagainya. Properti DateLastAccessed menunjukkan tanggal terakhir seseorang membuka sebuah file. Properti ini berguna untuk menentukan apakah file (terutama file untuk dokumen seperti MS word, Excel, Power Point, dsb.) yang tersimpan dalam Hard disk masih sering digunakan/dibuka atau tidak. Bila tidak, maka file yang jarang dibuka itu sebaiknya dipindahkan ke media penyimpanan yang lain, seperti CD. Dengan memindahkan file yang jarang dibuka tetapi masih dianggap penting, maka kita bisa sedikit mengosongkan Hard disk untuk menyimpan file lainnya.

Selain dihapus, sebuah file mungkin juga dipindahkan ke media penyimpanan yang lain. Tujuannya, untuk mengurangi beban media penyimpanan yang sedang dipakai. Umumnya, file yang sudah jarang dibuka tetapi masih dianggap penting disimpan dalam media penyimpanan lainnya seperti di CD atau pita magnetis lainnya. Selain mengurangi beban, memindahkan file juga membuat kapasitas media penyimpanan yang dipakai menjadi lebih banyak, sehingga proses memuat data juga akan berjalan lebih cepat.

Meng-copy file dari satu folder ke folder lain dalam satu komputer atau dari satu komputer ke komputer lain dalam sebuah jaringan adalah hal yang biasa kita lakukan saat kita berinteraksi dengan komputer. Bila sudah terbiasa menggunakan Windows Explorer untuk meng-copy file, maka ada baiknya kita mencoba membuat sendiri cara meng-copy file dengan menggunakan metode CopyFile yang disediakan FileSystemObject di Access.

Kemampuan FileSystemObject untuk menghapus file memungkinkan kita untuk membuat kode VBA di Access yang secara otomatis akan menghapus file yang sesuai dengan keinginan. Dengan menggunakan proses searching yang dilakukan melalui statement for each... next, maka kita dapat memilih kriteria file yang ingin dihapus secara serentak. Hal ini berbeda bila kita melakukannya melalui Windows Explorer yang tidak bisa menghapus file yang berada di beberapa folder secara serentak.

Mengelola file dengan FileSystemObject di MS Access pada intinya adalah mengelola file yang tersimpan dalam sistem file. Sebagai contoh, pada sistem operasi Windows, kita biasa membuka folder My Documents untuk melihat file dokumen apa saja yang berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari. Untuk melihat program yang terpasang di Windows, kita bisa membuka folder Program Files. Folder Program Files berisi file yang biasa digunakan untuk membuka aplikasi yang datanya tersimpan di My Documents, misalnya: file Excel dibuka dengan Excel.exe., dsb.

Folder, sama seperti objek lain pada FileSystemObject, juga mempunyai properti. Untuk melihat properti sebuah folder di Windows Explorer, kita bisa memilih sembarang folder, lalu klik mouse kanan untuk menampilkan menu shortcut dan pilih Properties di menu ini. Cara lainnya,  setelah memilih sembarang folder, kita bisa menekan menu File dan pilih Properties.

Bagi kita yang sering menggunakan Windows Explorer tentu sudah tidak asing lagi dengan perintah untuk meng-copy dan paste, memindahkan, menghapus, atau bahkan mengganti nama sebuah folder. Mungkin, tidak banyak orang yang tahu bahwa MS Access juga mempunyai kemampuan seperti itu. Pada posting kali ini, kita akan belajar bagaimana melakukan pengeditan seperti yang kita lakukan dengan Windows Explorer, terutama yang berkaitan dengan editing folder.

Pada posting terdahulu, kita sudah membuat program yang digunakan untuk mengelola disk drive dari sebuah komputer. Pada posting berikut ini kita akan membuat program yang digunakan untuk mengelola folder. Secara umum proses yang berlaku saat kita mengelola disk drive juga berlaku di folder, yaitu melakukan koneksi untuk mengakses folder yang ingin dibuka, mengecek apakah sebuah folder tersimpan dalam disk drive, serta merinci isi dari sebuah folder.

Di MS Access, kita bisa melakukan manajemen disk drive dengan menggunakan FileSystemObject. Disk drive adalah perangkat yang memungkinkan sebuah komputer untuk membaca atau menyimpan data ke dalam sebuah media penyimpan yang ada di dalam perangkat itu. Sebuah komputer paling tidak memiliki satu buah Hard Disk Drive (HDD) yang digunakan untuk menempatkan Operating System dalam mengelola perangkat keras dan lunak dari komputer itu. Selain HDD, sebuah komputer juga dilengkapi dengan sebuah CD/DVD drive yang digunakan untuk membaca atau menyimpan data dalam sebuah CD/DVD. Bila belum cukup, maka kita juga bisa menambahkan disk drive yang sifatnya portable/mobile, seperti portable HDD, CD/DVD drive, SD card, dan flash disk.

Mungkin tidak banyak programmer Access yang tahu bahwa MS Access mempunyai kemampuan dalam melakukan administrasi file layaknya sebuah Windows Explorer pada OS Windows. Kemampuan Access dalam menangani sistem file meliputi administrasi disk drive, folder/directory, dan file. Untuk folder/directory dan file, kita juga dapat melakukan fungsi editing seperti menyalin (copy), memindahkan (remove), menghapus (delete), dan mengganti nama (rename). Kita dapat melakukan administrasi sistem fIle di Access menggunakan FileSystemObject.