Access Terapan

Tabel adminnistrasi (tblAdminPengguna) digunakan untuk pengaturan pengguna yang masuk ke dalam sistem. Untuk masuk ke dalam sistem, seorang pengguna harus terdaftar di tabel ini. Setelah terdaftar, pengguna dapat masuk sesuai dengan hak-hak yang dimilikinya. Hak ini sesuai dengan tingkatan manajemen, seperti misalnya seorang staff level bawah tidak dapat melihat laporan keuangan atau neraca lajur, tidak bisa melihat jurnal yang sifarnya konfidensial (misal: jurnal penggajian). Sebaliknya, seorang pemimpin perusahaan bisa mengakses seluruh sistem, selevel dengan pengguna yang berperan sebagai administrator. Berikut ini adalah field yang dibutuhkan.

Tabel yang disimpan dengan nama tblIdentitasPerusahaan digunakan sebagai identitas perusahaan. Identitas ini biasanya diletakan di bagian atas dari sebuah form atau report. Selain itu, tabel ini juga digunakan untuk keperluan administrasi surat keluar masuk. Field yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.

Pengertian tabel induk atau master table ini sama dengan  file induk atau file master dalam istilah sistem akuntansi. Tabel induk berisi informasi ringkas tentang item yang ada di dalamnya. Tabel induk ini akan digunakan sebagai panduan untuk memasukkan data transaksi kedalam tabel transaksi. Tabel induk dalam software akuntansi pada blog ini meliputi:

Database yang dibuat dengan menggunakan Access terdiri dari: Tables Queries Forms Reports Macros Modules Penjelasannya seperti di bawah ini.

Database adalah alat untuk mengumpulkan dan mengorganisir informasi. Database dapat menyimpan informasi tentang orang, barang, perintah, dan lain sebagainya. Ada bermacam-macam database yang formatnya berupa daftar seperti dalam program pengolah kata atau spreadsheet . Namun demikian, karena daftar tersebut mulai berkembang dan bertambah, pengulangan dan inkonsistensi mulai muncul dalam data. Data menjadi sulit untuk dipahami dalam bentuk daftar, dan cara mencari atau menarik subset data keluar untuk diamati mulai terbatas. Bila masalah ini mulai muncul, adalah ide yang baik untuk mentransfer daftar ke database yang dibuat dengan menggunakan Sistem Manajemen Database (Database Management System-DBMS), seperti Microsoft Acces.

Software akuntansi merupakan bagian kecil dari sistem akuntansi. Namun demikian, software akuntansi sangat membantu pekerjaan akuntan yang tugasnya mencatat semua transaksi keuangan untuk kemudian diolah menjadi laporan keuangan. Software akuntansi adalah alat yang dibuat sesuai dengan sistem akuntansi yang berlaku di sebuah entitas.

Daftar kode rekening minimal berisi kode berikut nama rekening untuk mewakili rekening yang akan digunakan dalam pembuatan jurnal transaksi, buku besar, dan neraca lajur. Selain itu, daftar kode rekening juga berguna untuk: Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang mungkin tidak bisa dikelola. Sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan dari transaksi yang telah diproses. Dapat mengidentifikasi transaksi dan rekening yang bersifat unik dalam sebuah file. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Berdasarkan klasifikasi, ada dua macam jenis file: File induk atau master file : file ini berisi data (semi) permanen yang berkaitan dengan entitas atau objek tertentu seperti daftar kode rekening, daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar persediaan, data karyawan, dan sebagainya. File induk biasanya digunakan sebagai pedoman/panduan untuk mencatat apa yang terjadi di file transaksi. File transaksi  atau transaction file : file ini berisi catatan yang berkaitan dengan transaksi dan peristiwa yang sedang diproses, seperti penjualan, penerimaan barang, pembayaran gaji karyawan bulanan, jurnal transaksi, dan sebagainya. File transaksi isinya terinci, berdasarkan urutan waktu kejadian.

Dalam istilah akuntansi, double entry bookkeeping berarti bahwa untuk setiap transaksi keuangan yang terjadi, akuntan harus mencatatnya dalam sebuah jurnal dengan dua sisi yang berbeda, yaitu sisi debit dan sisi kredit. Jumlah total debit harus sama dengan total kredit. Cara ini seperti aksi dan reaksi dari hukum ketiga Newton : "Untuk setiap aksi, ada reaksi yang sama dan berlawanan" . Jika debit adalah aksi maka kredit adalah reaksi. Secara matematis, double entry bookkeeping adalah sebagai berikut: Debit = Kredit

Sebagai pedoman dasar, pekerjaan di bidang akuntansi dimulai dari pemahamam yang disebut dengan “persamaan dasar akuntansi”. Persamaan dasar akuntansi adalah sebagai berikut: Aktiva = Hutang + Ekuitas Pemilik Jika Ekuitas Pemilik = Saham preferens + Saham biasa + Agio saham + Translasi mata uang asing + Laba ditahan

Dalam konsep sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut: Manajemen puncak: menerima laporan ringkas dan bersifat strategis. Bergantung pada tipe usaha, horizon waktu berkisar antara dua sampai dengan lima tahun. Manajemen menengah: dapat berupa ringkasan atau terinci dan bersifat operasional. Rentang waktunya berkisar satu sampai dengan dua tahun. Manajemen level bawah: sebagian laporan yang diterima bersifat detail dan taktikal/klerikal. Rentang waktunya kurang dari satu tahun.