Bagian Database Access

Database yang dibuat dengan menggunakan Access terdiri dari:

1. Tables
2. Queries
3. Forms
4. Reports
5. Macros
6. Modules

Penjelasannya seperti di bawah ini.

Tables

Sebuah tabel dalam suatu database terdiri dari kolom dan baris, mirip seperti sebuah lembar kerja pada Excel, tetapi tanpa format apa pun. Dengan demikian, relatif mudah bagi kita, bahkan orang awam sekalipun untuk mengimpor sebuah lembar kerja ke dalam database Access. Perbedaan utama antara menyimpan data dalam lembar kerja dengan database terletak pada bagaimana pengguna mengelola data itu.

Setiap baris dalam sebuah tabel disebut sebagai record. Record adalah tempat di mana bagian dari informasi yang secara individual disimpan. Setiap record terdiri dari satu atau lebih field. Field sama dengan kolom dalam tabel. Sebagai contoh, ada sebuah tabel bernama "Jurnal_Transaksi" di mana setiap record (baris) berisi informasi tentang nomor jurnal yang berbeda, dan masing-masing field (kolom) berisi berbagai jenis informasi, seperti tanggal, kode rekening, referensi, jumlah debit, jumlah kredit, dan sebagainya. Field harus dirancang menurut tipe data tertentu, apakah itu teks, tanggal atau waktu, numerik, atau beberapa jenis lainnya.

Untuk membuat database yang paling fleksibel, efisien dalam penyimpanan, tetapi juga efektif dalam pemakaiannya, data harus dapat dikelola sedemikian rupa di dalam suatu tabel sehingga pengulangan tidak perlu terjadi. Sebagai contoh, jika pengguna menyimpan informasi tentang karyawan, setiap data karyawan yang disimpan hanya memerlukan sekali pemasukkan dalam sebuah tabel karyawan. Contoh lainnya, data yang berhubungan dengan kode rekening akan disimpan dalam tabel tersendiri yang khusus berisi data kode rekening, demikian pula dengan data yang berhubungan dengan kantor juga mempunya tabel tersendiri. Proses inilah yang disebut dengan normalisasi.

Cara lain untuk menggambarkan record dan field adalah dengan memvisualisasikan gaya lama katalog kartu perpustakaan. Setiap kartu di dalam lemari katalog sesuai dengan recod dalam database, sedangkan setiap bagian informasi pada masing-masing kartu (penulis, judul, dan sebagainya) sesuai dengan field dalam database.

Queries

Queries atau query adalah pelaksana yang sesunggunya dalam database karena dapat melakukan banyak fungsi yang berbeda. Fungsi mereka yang paling umum adalah untuk mengambil data tertentu dari tabel. Karena data yang dilihat biasanya tersebar di beberapa tabel, query memungkinkan pengguna untuk melihatnya dalam datasheet tunggal. Juga, karena tidak ingin melihat semua record sekaligus, query mempunyai kemampuan dengan menambahkan kriteria untuk "menyaring" data ke hanya record yang diinginkan. Query sering berfungsi sebagai sumber record pada sebuah form atau report.

Query tertentu dapat diperbaharui setiap saat, yang berarti pengguna dapat mengedit data dalam tabel yang mendasari melalui datasheet query. Jika pengguna bekerja di query yang dapat diperbaharui, ingatlah bahwa pembaharuan yang sebenarnya terjadi di dalam tabel, bukan hanya dalam datasheet query.

Secara umum, query dibagi dalam dua jenis: select query dan action query. Select query hanya mengambil data untuk kemudian menggunakan data tersebut apa adanya. Pengguna dapat melihat hasil dari query di layar, mencetaknya, menyalinnya ke clipboard, atau  dapat menggunakan hasil dari query sebagai sumber catatan atau record source dalam form atau report.  Gambar 2.3 di atas adalah contoh sebuah select query yang dibuat dengan menggunakan Design view. Sedangkan SQLnya adalah sebagai berikut:

SELECT JournalEntryDetail.AccountID, JournalEntry.Date, JournalEntry.Type, JournalEntry.JournalNumber, JournalEntryDetail.Number, JournalEntry.JournalID, JournalEntry.Ref, JournalEntry.Process, JournalEntryDetail.RefDetail, JournalEntryDetail.Description, JournalEntryDetail.Deriv1, JournalEntryDetail.Deriv2, JournalEntryDetail.Deriv3, JournalEntryDetail.Deriv4, JournalEntryDetail.Deriv5, JournalEntryDetail.Debit, JournalEntryDetail.Credit, JournalEntryDetail.Alloc, JournalEntryDetail.DueDate, JournalEntryDetail.Deffered, IIf([alloc]=False,0,[debit]-[Credit]) AS Balance, IIf([Balance]<0,-[Balance],0) AS CreditAlloc, IIf([Balance]>0,[Balance],0) AS DebitAlloc FROM JournalEntry INNER JOIN JournalEntryDetail ON JournalEntry.JournalID = JournalEntryDetail.JournalID WHERE (((JournalEntryDetail.AccountID) Between [Forms]![AccountAllocation]![FromAccount] And [Forms]![AccountAllocation]![UptoAccount]) AND ((JournalEntryDetail.Alloc)=False)) ORDER BY JournalEntryDetail.AccountID, JournalEntry.Date, JournalEntry.Type, JournalEntry.JournalNumber, JournalEntryDetail.Number;

Action query, seperti namanya, melakukan tugas dengan data. Action query dapat digunakan untuk membuat tabel baru, menambahkan data ke tabel yang ada, memperbaharui, atau menghapusnya.

Buku ini tidak membahas bab yang khusus mengulas hal-hal teknis yang berkaitan dengan query. Query pada buku ini akan langsung dibahas di masing-masing form, report, atau modul. Kita akan banyak sekali menjumpai query di sana.

Forms

Forms, form, atau dalam bahasa Indonesia “formulir” adalah antarmuka yang digunakan untuk bekerja dengan data. Form dapat berisi tombol perintah yang melakukan berbagai perintah. Pengguna dapat membuat database tanpa menggunakan form dengan hanya mengedit data dalam tabel, tetapi cara ini tidak disarankan karena alasan keamanan. Oleh karena itu,  pengguna database menggunakan form untuk melihat, memasukkan, dan mengedit data dalam tabel karena dapat dikontrol oleh Access.

Form berisi format yang mudah digunakan untuk bekerja dengan data dan dapat menambahkan elemen fungsional, seperti tombol perintah, ke dalamnya. Pengguna dapat memprogram tombol untuk menentukan data yang muncul pada form, membuka form atau laporan lainnya, atau melakukan berbagai tugas lainnya. Sebagai contoh, pengguna mungkin memiliki form yang bernama "Form Pelanggan" di mana dia bekerja dengan data pelanggan. Form pelanggan mungkin memiliki tombol yang membuka form pemesanan di mana pengguna dapat memasukkan satu pemesanan barang yang baru bagi pelanggan itu.

Form juga memungkinkan pengguna untuk mengontrol bagaimana pengguna lain berinteraksi dengan data dalam database. Sebagai contoh, pengguna dapat membuat form yang menunjukkan hanya beberapa kolom tertentu dan memungkinkan hanya operasi tertentu yang akan dilakukan. Hal ini membantu melindungi data dan untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan itu benar.

Reports

Reports, report, atau dalam bahasa Indonesia “laporan” digunakan untuk meringkas dan menyajikan data yang ada dalam tabel. Report biasanya menjawab pertanyaan spesifik, seperti "Berapa saldo akhir piutang dagang tahun ini?" atau "Berapa laba bersih perusahaan selama periode berjalan?" Setiap report dapat diformat untuk menyajikan informasi dengan cara yang paling mudah dibaca.

Report mampu menyajikan data yang kompleks dalam suatu cara sedemikian rupa, sehingga pengguna dapat memahami laporan itu dengan cepat dan mudah. Report yang bagus mampu menyajikan apa yang benar dan apa yang salah, sehingga pengguna laporan itu dapat mengambil keputusan keuangan dan bisnis dengan tepat.

Sebuah report dapat dihasilkan setiap saat, dan umumnya akan selalu mencerminkan data saat ini dalam database. Report biasanya telah didesain dalam format yang siap untuk dicetak, namun demikian ada juga report yang dilihat pada layar monitor, diekspor ke program lain, atau dikirim sebagai pesan e-mail.

Macros

Macros atau macro di Access merupakan bahasa pemrograman sederhana yang dapat digunakan untuk menambahkan fungsi ke database. Sebagai contoh, pengguna dapat memasukkan macro untuk tombol perintah pada sebuah form sehingga macro dapat dijalankan setiap kali tombol itu diklik. Macro mengandung tindakan untuk melakukan tugas, seperti membuka laporan, menjalankan query, atau menutup database. Kebanyakan operasi database yang dilakukan secara manual dapat diotomatisasi dengan menggunakan macro, sehingga mereka dapat menjadi perangkat yang membantu menghemat banyak waktu.

Modules

Modules, module, atau modul, seperti macro, adalah obyek yang dapat digunakan untuk menambahkan fungsi ke database. Bila pengguna membuat makro di Access dengan memilih dari daftar tindakan makro, pada modul, pengguna menuliskan perintah dengan menggunakan kode VBA.

Sebuah modul adalah kumpulan deklarasi, pernyataan, dan prosedur yang disimpan bersama-sama sebagai satu unit. Sebuah modul dapat berupa modul kelas (class module)atau modul standar (standard module). Untuk modul kelas, selain ada di Navigation pane, ada yang tercantum di form atau report. Modul kelas di form atau report biasanya mengandung prosedur yang spesifik untuk form atau report tersebut. Modul standar mengandung prosedur umum yang tidak berhubungan dengan objek lainnya. Modul standar tercantum di bagian Modul pada Navigation pane. Di bawah ini adalah contoh modul hasil konversi dari macro di atas.

'-------------------------------
' LaporanKas
'-------------------------------
Function LaporanKas()
On Error GoTo LaporanKas_Err
    DoCmd.Echo True, ""
    SendKeys "Y", False
    DoCmd.OpenQuery "LaporanKas Table", acNormal, acEdit
    DoCmd.OpenQuery "LaporanKas Append 2", acNormal, acEdit
    DoCmd.DeleteObject acTable, "LaporanKasTable"
LaporanKas_Exit:
    Exit Function
LaporanKas_Err:
    MsgBox Error$
    Resume LaporanKas_Exit
End Function