Double Entry Bookkeeping

Dalam istilah akuntansi, double entry bookkeeping berarti bahwa untuk setiap transaksi keuangan yang terjadi, akuntan harus mencatatnya dalam sebuah jurnal dengan dua sisi yang berbeda, yaitu sisi debit dan sisi kredit. Jumlah total debit harus sama dengan total kredit. Cara ini seperti aksi dan reaksi dari hukum ketiga Newton : "Untuk setiap aksi, ada reaksi yang sama dan berlawanan" . Jika debit adalah aksi maka kredit adalah reaksi. Secara matematis, double entry bookkeeping adalah sebagai berikut:

Debit = Kredit

Jadi misalnya, sebuah perusahaan yang membeli barang dagangan secara tunai tidak akan mengurangi kas menggunakan tanda negatif, tetapi akan mencatat pembelian barang dagangan dengan jurnal seperti berikut:

Persediaan (dr) xxx
Kas (cr) xxx

Atau jika pembelian dilakukan dengan utang , maka jurnalnya adalah sebagai berikut:

Persediaan (dr) xxx
Hutang (cr) xxx

Dengan menggunakan double entry bookkeeping, saldo rekening hutang meningkat. Pada saat pembayaran, hutang akan dikurangi dengan mengkredit jumlah yang sama pada rekening kas.

Hutang (dr) xxx
Kas (cr) xxx

Jadi, dalam melakukan pencatatan, akuntansi tidak mengenali tanda negatif seperti dalam matematika. Kembali ke persamaan dasar akuntansi di atas:

Aset + Biaya = Kewajiban + Ekuitas + Pendapatan

Dengan konsep double entry bookkeeping, maka sisi debit adalah aset dan biaya , sementara sisi kredit adalah kewajiban, ekuitas , dan pendapatan . Pernyataan ini menunjukkan konsep double entry bookkeeping, yang dalam kondisi normal, aset dan biaya selalu berada di sisi debit, sedangkan kewajiban, ekuitas, dan pendapatan selalu berada di sisi kredit .

Sekali lagi, ditekankan di sini bahwa dalam melakukan pencatatan, akuntansi tidak mengenali tanda negatif. Oleh karena itu, jika aset tersebut dikurangi maka aset tersebut akan dikreditkan. Atau jika kewajiban berkurang, maka kewajiban akan didebit. Tanda negatif hanya akan muncul bila kita menghitung saldo akhir.

Semua kondisi normal untuk aset, biaya, kewajiban, ekuitas, dan pendapatan dapat digambarkan sebagai berikut:

Secara sederhana, aktiva adalah kekayaan perusahaan, sedangkan kewajiban dan ekuitas adalah sumber dari mana kekayaan itu berasal. Pendapatan menggambarkan bagaimana perusahaan memperoleh manfaat dari menggunakan aktiva dan pengeluaran menggambarkan bagaiman perusahaan itu mengorbankan kekayaannya. Jika manfaat lebih besar dari pada pengorbanan, perusahaan akan mendapatkan laba (laba bersih), dan jika pengorbanan yang lebih besar dari pada manfaatnya, perusahaan akan mendapatkan kerugian (rugi bersih).

Aktiva dan biaya, dalam kondisi normal akan bersaldo debit. Kewajiban, ekuitas, dan pendapatan, dalam kondisi normal akan bersaldo kredit. Pada kebanyakan sistem pencatatan, seperti yang akan kita buat nanti, saldo akhir positif digunakan untuk aktiva dan biaya, sedangkan saldo akhir yang negatif digunakan untuk kewajiban, ekuitas, dan pendapatan. Bila aktiva dan biaya bersaldo akhir negatif (yang berarti bersaldo akhir kredit), berarti ada yang salah dalam pencatatan. Demikian juga bila kewajiban, ekuitas, dan pendapatan bersaldo akhir positif. Untuk itu kita perlu melihat apa yang terjadi dengan rekening-rekening di dalamnya.