Membuat Tabel Induk Rekening Utama

Pengertian tabel induk atau master table ini sama dengan  file induk atau file master dalam istilah sistem akuntansi. Tabel induk berisi informasi ringkas tentang item yang ada di dalamnya. Tabel induk ini akan digunakan sebagai panduan untuk memasukkan data transaksi kedalam tabel transaksi. Tabel induk dalam software akuntansi pada blog ini meliputi:

1. Tabel identitas nama perusahaan, yang akan digunakan sebagai judul form (isi properti Caption pada form) atau kepala laporan (report header).
2. Tabel sistem preferens, yang akan digunakan untuk melakukan pengaturan awal.
3. Tabel administrasi pengguna, yang akan digunakan untuk masuk ke dalam sistem.
4. Tabel-tabel yang akan digunakan dalam proses pencatatan jurnal transaksi:
   
   1. Daftar kode rekening utama, yang berisi rekening yang akan digunakan dalam pembuatan laporan keuangan.
   2. Tipe jurnal, digunakan untuk mengidentifikasi dari mana sumber transaksi itu berasal atau bagaiman suatu jurnal itu harus diperlakukan. Misalnya: transaksi penerimaan kas biasanya berasal dari jurnal khusus penerimaan kas yang dikelola oleh bagian kasir, transaksi pembelian biasanya berasal dari jurnal khusus pembelian yang dikelola oleh bagian pembelian, dan sebagainya.
   3. Daftar kode rekening derivatif 1, merupakan turunan/derivatif 1 dari Daftar kode rekening utama.
   4. Daftar kode rekening derivatif 2, merupakan turunan/derivatif 2 dari Daftar kode rekening utama.
5. Tabel menu, yang digunakan untuk mengatur menu sesuai dengan hak akses pengguna.
6. Tabel periode, yang digunakan untuk mengontrol periode akuntansi.

Tahap pertama, tentu saja kita harus membuat lebih dahulu file database Access yang juga akan menjadi software akuntansi. File database Access biasanya mempunyai ekstensi .mdb untuk Access sebelum 2007 dan .accdb untuk Access 2007 ke atas. Misalnya, nama file itu adalah akunting.accdb.

Agar menjadi jelas, kita akan membuat tabel daftar kode rekening sebagai contohnya. Selanjutnya, ikuti berikut ini:

1. Anda dapat membuat tabel dengan mengklik tab Create pada Ribbon dan kemudian pada grup Tables, pilih Table Design.
2. Pada kolom Field Name, ketik  “KodeRek”, pada kolom Data Type pilih Text, dan pada kolom Description, ketikkan “Masukkan kode rekening yang unik”.
3. Pastikan KodeRek dinyatakan sebagai kode kunci primer (primary key). Jika belum, sorotlah baris KodeRek, klik mouse kanan dan pilih primary key pada shortcut menu yang tersedia. Cara ini juga bisa dilakukan dengan memilih grup Table Tools – tombol Primary Key.
4. Selanjutnya, untuk Field Properties (berada di bagian bawah, tekan F6 untuk berpindah ke  Field Properties, isikan pada General Tab: Field Size = 3 dan Caption = Kode Rekening.
5. Di bawah baris KodeRek, masukkan field yang kedua dengan mengetikkan “NamaRek” isikan Data Type = Text, Description = Nama atau deskripsi rekening. Untuk Field Properties, isikan General Tab: Field Size = 100 dan Caption = Nama Rekening.
6. Untuk field ketiga, isikan Field Name = Grup, Data Type = Text, dan Description = Pilih salah satu grup: Aktiva, Hutang, Ekuitas, Pendapatan, Biaya, atau Ringkasan Pendapatan. Pada bagian Field Properties, isikan:
   
   1. Tab General: Field Size =1, Caption = Nama Grup, and Required = Yes.
   2. Tab Lookup:
      
      • Display Control = Combo Box
      • Row Source Type = Value List
      • Row Source = Kode Grup;Nama Grup;1;Aktiva;2;Hutang; 3;Ekuitas;4;Pendapatan;5;Biaya;6;Ringkasan Pendapatan
      • Bound Column = 1
      • Column Count = 2
      • Column Heads = Yes
      • Column Widths = 0";1.5"
      • List Width = 1.5" (Minimal harus sama dengan total Column Widths di atas)
      • Limit To List = Yes
7. Simpan tabel dengan nama “tblRekUtama”.

Jika tblRekUtama dilihat dengan cara Datasheet view, maka tabel itu akan tampak seperti pada Gambar di atas. Pada tahap ini kita sudah mengetahui bagaimana membuat tabel sederhana dengan nama tblRekUtama yang dalam software akuntansi merupakan tabel untuk menyimpan daftar rekening.

Langkah selanjutnya adalah membuat tabel induk untuk identitas nama perusahaan, identitas pengguna, tipe jurnal, daftar kode rekening derivatif 1, dan daftar kode rekening derivatif 2, dan pengaturan menu. Dengan mengikuti cara pembuatan tabel tblRekUtama, informasi berikut ini diperlukan untuk membuat tabel-tabel yang lain.