Pengkategorian File

Berdasarkan klasifikasi, ada dua macam jenis file:

1. File induk atau master file: file ini berisi data (semi) permanen yang berkaitan dengan entitas atau objek tertentu seperti daftar kode rekening, daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar persediaan, data karyawan, dan sebagainya. File induk biasanya digunakan sebagai pedoman/panduan untuk mencatat apa yang terjadi di file transaksi.
2. File transaksi  atau transaction file: file ini berisi catatan yang berkaitan dengan transaksi dan peristiwa yang sedang diproses, seperti penjualan, penerimaan barang, pembayaran gaji karyawan bulanan, jurnal transaksi, dan sebagainya. File transaksi isinya terinci, berdasarkan urutan waktu kejadian.

Berdasarkan jangka waktu penyimpanan, ada dua macam file:

1. File permanen atau permanent file: file yang berisi data atau catatan yang sudah diproses dan tidak dapat diedit dan dihapus. File ini tidak mempunyai jangka waktu penyimpanan (tidak terbatas)
2. File temporer atau temporary file: file yang berisi data atau catatan yang bersifat sementara, masih ada kemungkinan untuk diedit, bahkan dihapus jika sudah lewat waktu peyimpanan atau dipandang sudah tidak berguna.