Access Terapan

Modul global berisi fungsi yang tidak mengacu pada satu aktivitas obyek tertentu. Modul global digunakan untuk memudahkan identifikasi bahwa fungsi-fungsi yang ada di dalamnya bersifat global. Contohnya adalah fungsi tombol untuk kembali ke awal record ( first ), record sebelum ( previous ), record berikut ( next ), akhir record ( last ), dan sebagainya. Oleh karena itu modul seperti ini disimpan dengan nama mdlGlobal.

Pada Access, modul berisi deklarasi, pernyataan, prosedur atau fungsi yang diprogram dengan cara yang terstruktur dan sistematis sebagai sebuah kesatuan yang terpadu. Ada dua jenis modul, yaitu modul kelas atau class module dan modul standar atau standard module. Class module biasanya ada di form atau report, dan biasanya berisi prosedur yang khusus diprogram untuk form atau report itu. Oleh karena itu, class module sering disebut modul form (bila berada di form) dan modul report (bila berada di report). Standard module berisi prosedur umum yang tidak berhubungan dengan atau dapat digunakan pada objek yang lain, seperti query, form, dan report. Standard module tercantum di bagian Modules pada Navigation pane.

Walaupun berbagai macam form sudah terbentuk, kita mungkin tidak puas dengan beberapa detail format. Oleh karena itu kita akan mencoba menata ulang tampilan form supaya enak dipandang dan informatif. Kita dapat menata ulang tampilan melalui Form view atau Layout view.

Adakalanya, satu tabel terdiri dari banyak field yang sebenarnya bisa dikelompokkan, namun karena satu dan lain hal, pemasukkan data melalui form menjadi tidak fokus. Nah, penggunaan Tab Control dalam mendesain form akan banyak membantu. Menambahkan tab atau page akan membuat sebuah form lebih terorganisir dan lebih mudah digunakan, terutama jika form mengandung banyak kontrol.

Membuat form yang didalamnya berisi subform paling cocok diterapkan pada tabel yang mempunyai relasi one-to-many dengan tabel lain. Tujuannya adalah menghilangkan duplikasi pada satu atau lebih field dalam tabel pada saat pemasukkan data.

Jika ingin membuat form sendiri tanpa melalui bantuan Form Wizard, maka kita dapat membuat sendiri melalui Blank Form atau form kosong yang belum terbentuk. Dengan Blank Form, Access memberikan banyak fleksibilitas dalam mendesain form sesuai dengan keinginan. Umumnya, membuat form melalui Blank Form digunakan bila field yang diletakkan dalam form itu jumlahnya tidak terlalu banyak.

Form Wizard adalah cara paling mudah untuk membuat sebuah form yang disediakan oleh Access. Dengan menggunakan Form Wizard, pengguna dapat memilih field apa saja yang perlu ditampilkan di form, mengelompokan dan mengurutkan sesuai dengan keinginan. Kita akan menggunakan tblRekUtama sebagai uji coba pembuatan form melalui wizard ini.

Setelah membuat tabel yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah membuat relasi antar tabel. Relasi database atau database relationship adalah sarana yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel dalam database Access. Bila relasi database itu selesai dibuat, maka kita akan dapat mendesain form, report, dan query.  Tujuan merancang relasi database ini adalah untuk menghindari duplikasi data pada saat proses pemuatan, sehingga data dapat ditampilkan dengan cepat oleh Access.

Kita akan membuat tabel untuk menyimpan budget dengan nama tblBudget. Tabel ini berisi data budget yang dimasukkan selama satu periode akuntansi. Tabel ini digunakan untuk membuat laporan pertanggungjawaban, yaitu dengan membandingkan realisasi atau aktual dengan budget.

Tabel jurnal transaksi yang kedua adalah membuat tabel permanen, sebut saja tblPermTransJurnal. Tabel tblPermTransJurnal juga mempunyai dua tabel, parent table dan child table. Demikian juga,  properti untuk tblPermTransJurnal sama dengan tblTempTrans Jurnal.

Pada sofware akuntansi yang akan kita buat, tabel transaksi berisi hal-hal atau peristiwa keuangan yang dicatat setiap kali peristiwa itu terjadi dengan menggunakan dokumen atau bukti transaksi yang valid sebagai dasar pencatatan. Proses pencatatan dilakukan dengan menggunakan jurnal, yang dalam Access, disimpan dalam tabel transaksi. Umumnya, untuk memudahkan pengguna di level klerikal, jurnal transaksi yang dibuat terdiri dari dua tabel: Tabel orang tua ( parent table ): berisi informasi global dan ringkas, sebagai misal, nomor jurnal, tipe jurnal, tanggal, pembuat jurnal, dan verifikator jurnal. Tabel anak ( child table ): berisi informasi yang terinci seperti kode rekening, referens, debit, kredit, dan deskripsi transaksi.

Nama tabel: tblMenus Tabel tblMenus digunakan untuk menyimpan data pengaturan menu yang akan kita buat sendiri. Field Name = Id Data Type = AutoNumber Description = Nomor identitas form Field Properties - General Tab: Field Size = Long Integer Caption = Nomor Id Field Name = IdForm Data Type = Text Description = Nama form seperti yang tercantum pada Navigation pane Field Properties - General Tab: Field Size = 100 Caption = Id Form Index=Yes(No Duplicates) Field Properties – Lookup Tab: Display Control= Combo Box Row Source type= Table/Query Row Source= SELECT Name FROM MsysObjects WHERE Left$([Name],1)<>"~" AND Type=-32768 ORDER BY Name; Bound Column=1 Column Count=1 Column Widths=2 List Width=2 Limit To List=Yes Field Name = NamaForm Data Type = Text Description = Nama form yang tertulis pada Caption dari form Field Properties - General Tab: Field Size = 100 Caption = Nama Form Pada Menu Field Name = Nam

Tabel yang disimpan dengan nama tblSistemPref ini merupakan penghubung ( interface ) yang dapat digunakan pada saat proses data seperti pengaturan jurnal penutup, jurnal penyesuaian, administrasi pengguna, dan lain-lain yang sifatnya spesifik karena software ini memang memerlukannya. Hal-hal yang tidak bisa diatur dengan tabel yang sudah tersedia di atas dapat dilakukan melalui tabel ini.

Tabel yang disimpan dengan nama tblPeriode digunakan sebagai fungsi kontrol dalam pemasukkan jurnal transaksi. Hal ini untuk menghindarkan kesalahan posting pada periode akuntansi yang berjalan. Berikut adalah field yang dibutuhkan.

Tabel tblTipeJurnal digunakan untuk mengidentifikasi jurnal yang akan digunakan dalam pencatatan dan bagaimana kita memperlakukannya. Berikut ini adalah field yang dibutuhkan, dan simpanlah tabel tipe jurnal ini dengan nama tblTipeJurnal.

Ada dua tabel induk untuk rekening derivatif, yaitu tblRekDerivatif1 dan tblRekDerivatif2. Tabel tblRekDerivatif1 dapat berperan sebagai pemasok, pelanggan, bagian, atau departemen. Tabel tblRekDerivatif2 dapat berperan sebagai produk, proyek, atau jasa. Dalam software yang akan kita buat ini, tblRekDerivatif1 digunakan untuk menyimpan data bagian atau departemen, sedangkan tblRekDerivatif2 berperan sebagai  nama proyek.

Tabel adminnistrasi (tblAdminPengguna) digunakan untuk pengaturan pengguna yang masuk ke dalam sistem. Untuk masuk ke dalam sistem, seorang pengguna harus terdaftar di tabel ini. Setelah terdaftar, pengguna dapat masuk sesuai dengan hak-hak yang dimilikinya. Hak ini sesuai dengan tingkatan manajemen, seperti misalnya seorang staff level bawah tidak dapat melihat laporan keuangan atau neraca lajur, tidak bisa melihat jurnal yang sifarnya konfidensial (misal: jurnal penggajian). Sebaliknya, seorang pemimpin perusahaan bisa mengakses seluruh sistem, selevel dengan pengguna yang berperan sebagai administrator. Berikut ini adalah field yang dibutuhkan.

Tabel yang disimpan dengan nama tblIdentitasPerusahaan digunakan sebagai identitas perusahaan. Identitas ini biasanya diletakan di bagian atas dari sebuah form atau report. Selain itu, tabel ini juga digunakan untuk keperluan administrasi surat keluar masuk. Field yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.

Pengertian tabel induk atau master table ini sama dengan  file induk atau file master dalam istilah sistem akuntansi. Tabel induk berisi informasi ringkas tentang item yang ada di dalamnya. Tabel induk ini akan digunakan sebagai panduan untuk memasukkan data transaksi kedalam tabel transaksi. Tabel induk dalam software akuntansi pada blog ini meliputi:

Database yang dibuat dengan menggunakan Access terdiri dari: Tables Queries Forms Reports Macros Modules Penjelasannya seperti di bawah ini.

Database adalah alat untuk mengumpulkan dan mengorganisir informasi. Database dapat menyimpan informasi tentang orang, barang, perintah, dan lain sebagainya. Ada bermacam-macam database yang formatnya berupa daftar seperti dalam program pengolah kata atau spreadsheet . Namun demikian, karena daftar tersebut mulai berkembang dan bertambah, pengulangan dan inkonsistensi mulai muncul dalam data. Data menjadi sulit untuk dipahami dalam bentuk daftar, dan cara mencari atau menarik subset data keluar untuk diamati mulai terbatas. Bila masalah ini mulai muncul, adalah ide yang baik untuk mentransfer daftar ke database yang dibuat dengan menggunakan Sistem Manajemen Database (Database Management System-DBMS), seperti Microsoft Acces.

Software akuntansi merupakan bagian kecil dari sistem akuntansi. Namun demikian, software akuntansi sangat membantu pekerjaan akuntan yang tugasnya mencatat semua transaksi keuangan untuk kemudian diolah menjadi laporan keuangan. Software akuntansi adalah alat yang dibuat sesuai dengan sistem akuntansi yang berlaku di sebuah entitas.

Daftar kode rekening minimal berisi kode berikut nama rekening untuk mewakili rekening yang akan digunakan dalam pembuatan jurnal transaksi, buku besar, dan neraca lajur. Selain itu, daftar kode rekening juga berguna untuk: Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang mungkin tidak bisa dikelola. Sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan dari transaksi yang telah diproses. Dapat mengidentifikasi transaksi dan rekening yang bersifat unik dalam sebuah file. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Berdasarkan klasifikasi, ada dua macam jenis file: File induk atau master file : file ini berisi data (semi) permanen yang berkaitan dengan entitas atau objek tertentu seperti daftar kode rekening, daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar persediaan, data karyawan, dan sebagainya. File induk biasanya digunakan sebagai pedoman/panduan untuk mencatat apa yang terjadi di file transaksi. File transaksi  atau transaction file : file ini berisi catatan yang berkaitan dengan transaksi dan peristiwa yang sedang diproses, seperti penjualan, penerimaan barang, pembayaran gaji karyawan bulanan, jurnal transaksi, dan sebagainya. File transaksi isinya terinci, berdasarkan urutan waktu kejadian.

Dalam istilah akuntansi, double entry bookkeeping berarti bahwa untuk setiap transaksi keuangan yang terjadi, akuntan harus mencatatnya dalam sebuah jurnal dengan dua sisi yang berbeda, yaitu sisi debit dan sisi kredit. Jumlah total debit harus sama dengan total kredit. Cara ini seperti aksi dan reaksi dari hukum ketiga Newton : "Untuk setiap aksi, ada reaksi yang sama dan berlawanan" . Jika debit adalah aksi maka kredit adalah reaksi. Secara matematis, double entry bookkeeping adalah sebagai berikut: Debit = Kredit

Sebagai pedoman dasar, pekerjaan di bidang akuntansi dimulai dari pemahamam yang disebut dengan “persamaan dasar akuntansi”. Persamaan dasar akuntansi adalah sebagai berikut: Aktiva = Hutang + Ekuitas Pemilik Jika Ekuitas Pemilik = Saham preferens + Saham biasa + Agio saham + Translasi mata uang asing + Laba ditahan

Dalam konsep sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut: Manajemen puncak: menerima laporan ringkas dan bersifat strategis. Bergantung pada tipe usaha, horizon waktu berkisar antara dua sampai dengan lima tahun. Manajemen menengah: dapat berupa ringkasan atau terinci dan bersifat operasional. Rentang waktunya berkisar satu sampai dengan dua tahun. Manajemen level bawah: sebagian laporan yang diterima bersifat detail dan taktikal/klerikal. Rentang waktunya kurang dari satu tahun.

Satu siklus akuntansi adalah tahapan dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Siklus akuntansi dimulai saat adanya pengakuan dokumen atau bukti transaksi yang sah dan berakhir saat ditutupnya periode akuntansi, yaitu dengan membuat jurnal penutup.

Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti order pembelian, laporan pemakaian barang, atau sebuah pesan yang bahkan hanya muncul di layar komputer melalui chatting. Terlepas dari bentuk fisiknya, informasi yang berguna selalu mempunyai karakteristik khusus, demikian pula dengan sistem akuntansi. Sistem akuntansi yang baik, sebagai bagian dari informasi, harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi sebagai berikut ini:

Sebagai disiplin ilmu yang terkait dengan informasi, praktek akuntansi dewasa ini tidak dapat dilepaskan dari teknologi – terutama computer – yang digunakan untuk memasukkan data akuntansi dan memprosesnya menjadi informasi yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan keuangan.