Access Terapan

Di Access, untuk menampilkan ukuran kertas kita harus memilih sebuah report terlebih dulu dan membukanya. Setelah report terbuka, kita memilih ukuran kertas yang diinginkan dengan mengklik Page Setup dan masuk ke tab Page.

Fungsi yang dibuat di bawah bisa digunakan untuk menampilkan daftar printer yang ada di komputer kita. Fungsi yang diberi nama membuatDaftarPrinter ini dibuat dengan kode VBA sederhana, sangat sederhana malah. Cara mengaplikasikannya juga tidak sulit.

SQL Server Impor And Export adalah wizard membuat paket sederhana yang digunakan untuk mengimpor dan mengekspor data dengan berbagai macam format database, termasuk database yang berbentuk spreadsheet maupun text.

Di Access, fungsi Now digunakan untuk menentukan tanggal dan waktu tertentu menurut tanggal dan waktu di komputer yang digunakan. Tipe data yang dihasilkan adalah Variant (Date/Time).

Properti row source type sebuah combo box di form Access digunakan untuk menentukan sumber data dari control source. Ada tiga tipe dengan masing-masing tipe mempunyai tujuan dan kegunaannya.

Expression builder adalah perangkat yang disediakan oleh Access untuk membantu pemrogram database Access dalam menuliskan berbagai macam kode, baik itu berupa fungsi, operator, konstanta, maupun nilai. Expression builder membantu kita menampilkan kode yang diinginkan secara tepat dan akurat.

Running Sum merupakan properti data yang ada di control di sebuah report Access. Running sum digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan record secara akumulatif, di mana field yang dijumlahkan mempunyai tipe data Number.

Saat mendesain sebuah form dengan menggunakan form wizard, kita diminta untuk memilih salah satu dari empat macam layout form yaitu columnar, tabular, datasheet, dan justified. Pemilihan layout ini mempengaruhi tujuan atau kegunaan form yang kita buat.

Pada situasi tertentu, pengguna database ingin menampilkan record yang berisi sejumlah tertentu yang merupakan urutan teratas atau urutan terbawah dari sekumpulan record. Di Access, kita bisa menggunakan SELECT TOP yang diikuti dengan urutan tertentu, ke atas (Ascending) atau ke bawah (Descending).

Kita dapat membuat aplikasi database Access yang berfungsi sebagai front-end tanpa harus menggunakan linked table ke SQL Server. Dengan demikian, pada aplikasi database Access, di Navigation Pane objek Tables, kita tidak mendapatkan tabel yang berasal dari SQL Server.Hanya tabel temporer sajalah yang diperlukan di objek Tables.

Microsoft SQL Server Migration Assistant (SSMA) adalah perangkat yang digunakann untuk membantu migrasi dari database MS Access ke SQL Server. SSMA mengkonversi secara otomatis objek yang ada dalam MS Access ke objek yang ada di SQL Server.

Kita dapat menyimpan data di database SQL Server, dan kemudian membuat link tabel dari Access ke database ini. Dengan membuat tabel  yang dilink dari SQL Server ke Access, kita dapat menjalankan query, membuat report, dan memperbaharui data melalui form.

Seperti telah dijelaskan di bagian terdahulu. Pengaturan sistem yang akan kita buat mempunyai keunikan tersendiri. Keunikan itu terletak pada perancangan form yang akan kita buat berikut ini.

Setelah membuat tabel pengaturan sistem, kita harus membuat modul, terutama modul standar yang digunakan untuk mengelola pengaturan sistem. Modul yang kita buat akan memudahkan penulisan program saat menampilkan, memperbaharui, dan menyimpan data yang berkaitan dengan pengaturan sistem.

Tidak seperti tabel yang selama ini kita buat, tabel untuk pengaturan sistem mempunyai keunikan tersendiri. Umumnya, jumlah baris dalam tabel pengaturan sistem relatif tetap. Misalnya, jika jumlah baris 50. Maka, sepanjang masa tabel pada aplikasi database yang kita buat bertambah, tabel untuk pengaturan sistem tetap berjumlah 50. Baris itu akan bertambah jika, misalnya, kita melakukan upgrading atau membuat pembaruan aplikasi database yang mengharuskan kita untuk menambah baris pada pengaturan sistem.

Sebuah sistem, apa pun bentuknya,  akan selalu mempunyai mekanisme pengaturan yang digunakan sebagai langkah awal sistem itu bekerja. Pengaturan dibuat supaya sistem dapat bekerja sesuai dengan kondisi yang paling pas.

Ada berbagai macam cara (atau dalam istilah VBA di Access sering disebut metode) untuk menambah dan memperbaharui sebuah record. Secara umum, penggunaan VBA untuk menambah dan memperbaharui record dapat dilakukan dengan dua cara yaitu melalui pernyataan SQL dan recordset.

Fungsi berikut ini digunakan untuk menampilkan satu record dengan primary key tertentu sebagai kriterianya. Untuk menampilkan satu record, kita bisa membuat fungsi menampilkanSatuRecord seperti berikut ini.

Sejak Access 2010, grup AutoFormat sudah tidak ada lagi di bagian Ribbon untuk tampilan Form Layout dan Report Layout. AutoFormat sudah diganti dengan Themes. Menurut keterangan dari bagian support Microsoft, Themes menyediakan pilihan format yang lebih baik untuk mem-format form maupun report karena dapat disesuaikan, diperluas. dam dapat diunduh atau dibagikan dengan menggunakan sarana Office Online atau email. Themes juga dapat dipublikasikan ke server dan dapat digunakan untuk aplikasi Office lainnya, seperti Word, Excel, Power Point, dan Outlook. Sebaliknya, AutoFormat hanya bisa digunakan di Access.

Sebagai seorang database administrator, kita diwajibkan untuk memback-up database secara periodik. Memback-up database, terutama untuk database back-end merupakan suatu keharusan karena di sinilah semua data disimpan.

Seperti kita ketahui, saat membuat sebuah control yang ada dalam sebuah form di Access, nilai properti Description yang ada di field tabel akan diletakkan dalam properti Status Bar Text. Namun demikian, kita bisa saja menaruh nilai properti Description pada properti Control Tip Text. Dengan demikian, saat mouse digeser ke atas sebuah control, Access akan menampilkan semacam tips berisi deskripsi yang memudahkan pengguna dalam memahami control itu.

Sejak diluncurkannya Office 2007, sistem keamanan pada aplikasi Office Access mengalami perubahan yang signifkan.

Seringkali, sebuah kode program menjalankan beberapa tugas yang berbeda berdasarkan beberapa nilai. Jika kondisi bernilai benar, maka kode itu menjalankan satu tugas. Jika kondisi bernilai salah, maka kode program itu menjalankan tugas yang berbeda. Kemampuan sebuah aplikasi untuk memperoleh nilai, dan berdasarkan nilai itu, memutuskan kode manakah yang akan dijalankan disebut dengan proses pencabangan atau pemrosesan secara kondisional.

Pada Access, terutama di objek form, sebuah kontrol berupa label sering sekali terikat pada sebuah kontrol lainnya, seperti combobox, textbox, listbox, checkbox, option box, dan lain sebagainya. Label dalam sebuah form selain berfungsi sebagai judul form juga digunakan untuk menjelaskan tempat pemasukkan data, dalam hal ini label menjadi judul bagi textbox, listbox, checkbox dan tempat pemasukkan data lainnya.

Recursive query atau query rekursif dalam SQL digunakan untuk membuat query secara bertingkat, biasanya hanya dengan satu tabel untuk dilipatgandakan dengan nama lain. Secara khusus, MS Access memang tidak menyediakan pernyataan SQL yang digunakan untuk query rekursif. Namun demikian, kita bisa membuat sendiri query rekursif itu.

Satu masalah yang muncul saat kita menggunakan Access dalam hal data yang bertingkat adalah mengukur level kedalaman hirarki (tingkat) organisasi atau data. Data bertingkat ini mempunyai pola seperti orang tua yang beranak cucu cicit, istilahnya parent dan child. Nah, pada bagian ini, kita akan menggunakan rekursi untuk membuat fungsi yang dapat menentukan level kedalaman hirarki organisasi atau data, terutama data yang terdapat dalam sebuah tabel yang mempunyai pola parent dan child.

Untuk memuat nilai default dari field yang ada di tabel database back-end ke control dari form di front-end, kita dapat membuat fungsi yang sederhana. Berikut ini adalah fungsinya.

Untuk mengetahui atau mengecek apakah sebuah form dalam keadaan terbuka, kita dapat membuat sebuah fungsi pada VBA Access.

Pada front-end yang database back-end benar-benar terpisah, kita tidak bisa memasukkan nilai primary key seperti layaknya menggunakan linked-table di Access. Saat menggunakan link-table di Acccess, Access langsung tahu seandainya kita memasukkan nilai primary key yang sama dengan nilai yang tersimpan di linke-table.

Pada berbagai macam query, kita pasti menemukan pernyataan SQL SELECT yang sangat umum. Pernyataan SELECT pada SQL digunakan untuk menampilkan nilai satu atau lebih field dalam sebuah tabel. Supaya nilai field yang ditampilkan sesuai dengan keingin, kita bisa menyaring pernyataan SELECT dengan kriteria tertentu.

Seperti diketahui, penulisan kriteria pada SQL di VBA mengikuti aturan main tertentu yang sesuai dengan SQL pada Access. Kriteria pada SQL digunakan untuk memerintahkan SQL (umumnya di server database) supaya menampilkan data sesuai dengan keinginan pengguna.

Sebagaimana diketahui, penulisan pernyataan SQL pada sebuah field dengan tipe data text di sebuah tabel harus dituliskan di antara tanda petik tunggal (' '), misalnya:'Jakarta','111', 'Kalimalang', dan sebagainya. Untuk field dengan tipe data Date/Time di sebuah SQL harus dituliskan di antara tanda pagar (# #), misalnya: #9/9/17# (sembilan September 2017). Sedangkan Untuk field dengan tipe data Number di sebuah SQL dituliskan tanpa menggunakan tanda apa pun, baik tanda petik tunggal maupun tanda pagar.

Jika mempunyai satu set nama konstanta yang secara logis saling berkaitan, kita dapat mendefinisikan nilai dari masing-masing nama konstanta itu secara bersama-sama dalam sebuah enumerasi. Enumerasi memudahkan kita untuk mengingat nama konstansta yang menjadi anggota dalam enumerasi ini.

Pada lingkungan local computer atau komputer yang berdiri sendiri, pengaturan properti control di form yang berkaitan dengan sebuah field di tabel di Access mungkin tidak menimbulkan masalah yang berarti. Hal ini terjadi karena programmer Access akan dengan mudah menyusun kode VBA tanpa mempertimbangkan aspek yang berkaitan dengan database back-end.

Ada pertanyaan yang muncul dari pembaca sehubungan dengan bagaimana cara membuat fungsi yang berkaitan dengan objek form dan control, dan bisa dipakai di semua form, sehingga tidak perlu mengulang-ulang untuk membuat fungsi yang sama di setiap form.

Di posting artikel sebelumnya, kita telah membuat sebuah sebuah database yang diberi nama Akunting. Selain itu, kita juga telah membuat tabel sederhana dengan nama tblRekUtama di database itu. Pada bagian ini, kita akan menyisipkan data ke dalam tabel tblRekUtama.

Sama seperti di Access, membuat tabel di SQL Server juga terasa mudah. Caranya hampir sama dengan membuat tabel di MS Access.

Kita dapat membuat database di SQL Server Managament Studio dengan menggunakan script SQL atau menuliskannya secara langsung pada objek Databases. Sebagai tahap permulaan, kita akan membuat database secara langsung dengan menuliskannya di objek Database.

Saat pertama kali berhasil menginstall SQL Server 2014, hal pertama yang ingin kita lakukan adalah membuka SQL Server Management Studio atau biasa disingkat SSMS.

Di MS Access, bila kita membuat form dengan menggunakan sebuah tabel atau query sebagai record sourcenya, maka properti field yang terkait langsung dengan control yang ada di form akan diikutsertakan pada control yang terkait dengan field itu.

Satu keunikan tipe data number dengan properti field size Decimal pada MS Access adalah adanya properti Precison dan Scale. kedua properti ini tidak ditemukan pada tipe data number dengan field size yang lain, seperti Integer, Long Integer, Byte, dan sebagainya.

Kita dapat menyimpan database Access menjadi file yang bisa dieksekusi, yaitu dengan mengubah atau mengkonversi file database Access. Dengan mengkonversi menjadi file yang bisa dieksekusi, keamanan data dalam database menjadi terjaga. File database yang hanya bisa dieksekusi dapat mencegah database dari modifikasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Tipe data atau data type adalah properti terpenting sebuah field. Properti tipe data menentukan jenis data macam apakah yang harus disimpan pada sebuah field dalam sebuah tabel. Selain itu, tipe data juga menentukan cara penyajian data dalam sebuah report.

Pada database yang murni disusun menggunakan back-end database seperti Access, MySQL, SQL Server, dan sejenisnya, database designer bertugas menyusun arsitektur data yang lebih rinci, seperti bagaimana proses validasi akan dilakukan, caption yang dibutuhkan, tipe data yang diperlukan dan lain sebagainya.

Setelah mengetahui cara menampilkan data MySql di form di Access, kita akan belajar cara menambah data baru. Ada bebera cara menambah data baru pada MySql back-end melalui form di Access front-end, tergantung pada tipe data field yang akan digunakan sebagai primary key. Cara pertama berikut ini digunakan bila primary key mempunyai tipe data Text.

Pada komputer dengan sistem operasi berbasis Windows, pengaturan untuk tanggal dan waktu (Date and Time) dilakukan melalui Control Panel, yaitu melalui pengaturan Region and Language. Dengan demikian, di Access,  format tanggal dan jam juga dipengaruhi oleh pengaturan Region and Language pada Control Panel.

Pada posting artikel terdahulu, kita sudah memahami bagaimana cara melakukan koneksi data dari aplikasi client di MS Access ke database back-end yang ada di MySQL. Koneksi data itu dilakukan dengan menggunakan penulisan kode VBA yang berisi string koneksi MySQL. Kali ini, kita akan menampilkan data MySQL dalam form di Access.

Kita dapat membuat fungsi sendiri yang digunakan untuk membuka sekumpulan recordset. Sekumpulan recordset itu mungkin bisa berasal dari sebuah tabel atau query yang dibentuk dari satu atau beberapa tabel sekaligus.

Meskipun fungsi jalankanActionQuery cukup memadai untuk menjalankan semua tipe action query, kita dapat membuat fungsi yang lebih spesifik untuk menjalankan action query tipe delete atau yang biasa disebut delete query ini. Seperti diketahui, delete query adalah tipe action query yang digunakan untuk menghapus record.

Kita dapat membuat sebuah fungsi untuk mengecek apakah ada tabel tertentu dalam database Access. Paling tidak, ada dua fungsi yang dapat dibuat untuk mengecek keberadaan tabel di database Access, satu untuk database eksternal dan satu lagi untuk database yang sedang aktif (current database).

Sebelum melakukan koneksi ke database MySQL menggunakan driver Connector/ODBC, kita harus mengatur sebuah ODBC Data Source Name (DSN).  Data source network terdiri dari berbagai macam parameter konfigurasi yang diperlukan untuk melakukan komunikasi dengan sebuah database dalam sebuah nama tertentu. Kita menggunakan DSN dalam sebuah aplikasi untuk berkomunikasi dengan database, karena cara ini dipandang lebih mudah dari pada membuat parameter individual dalam aplikasi itu.

Properti Input Mask membantu pengguna saat memasukkan data dengan format yang benar. Input mask membatasi cara pengguna untuk memasukkan data ke dalam sebuah field. Sebagai contoh, kita bisa membatasi cara memasukkan nomor telepon, fax, kode pos hanya dengan memasukkan karakter numerik saja (0 s/d 9), tidak ada karakter alfabet/huruf. Input mask dapat diterapkan di berbagai macam objek seperti query, form, dan report.

Sejalan dengan kemajuan usaha, perusahaan mungkin juga akan mengembangkan database ke tingkat yang lebih tinggi namun dengan investasi yang tentunya murah. Bila, selama ini, kita menggunakan database Access untuk keperluan penyimpanan data transaksi, ada baiknya untuk mulai mempertimbangkan beralih ke database MySQL.

MySQL Workbench adalah perangkat grafis untuk bekerja dengan menggunakan Server dan Database MySQL. Ada beberapa fungsi utama dari MySQL Workbench yaitu Pengembangan SQL (SQL Development), Data Modeling (Design), Administrasi Server, Migrasi Data, dan Dukungan MySQL Enterprise.

MySQL WorkBench sangat mudah diinstall di komputer berbasis Windows. Sama seperti software yang berbasis Windows lainnya, instalasi MySQL WorkBench juga menggunakan wizard yang memandu kita selama proses instalasi.

Bagi yang sudah memahami database Access dan ingin meningkatkan kemampuan untuk mempelajari database lebih jauh, kita mungkin dapat mempelajari MySQL Database. Nah, cara paling mudah untuk belajar MySQL adalah dengan menggunakan MySQL Workbench.

ODBC kependekan dari Open Database Connectivity. ODBC adalah antarmuka program aplikasi, atau dalam bahasa Inggrisnya Application Program Interface (disingkat API), yang digunakan untuk mengakses data.

Di MS Access, action query adalah query yang mengubah data atau menyalin data. Action query berbeda dengan select query yang menghasilkan sekumpulan record. Dengan menggunakan action query, kita dapat menambah, menghapus, dan memperbaharui record dalam sebuah tabel. Selain itu, kita juga dapat membuat sebuah tabel.

Apa itu membuat Form Menggunakan Navigation? Pada dasarnya, form yang dibuat dengan menggunakan navigation berisi sejumlah tab yang dapat mempercepat akses dari satu form ke form lainnya dalam satu kesatuan form.

Banyak pengguna yang merasa bahwa menggunakan shortcut melalui keyboard pada komputer dapat membantu mereka bekerja secara lebih efisien. Di Access, bila kita bekerja dengan menggunakan datasheet sebuah tabel atau query mungkin akan membutuhkan shortcut keyboard untuk membantu melakukan pekerjaan yang bila menggunakan mouse mungkin akan memakan waktu lebih lama.

Access yang merupakan produk dari MS Office secara umum dapat dijalankan pada sistem 32-bit. Namun demikian, sejalan dengan semakin kompleksnya perhitungan, Microsoft selaku pemilik Office meningkatkan kemampuannya ke sistem 64-bit. Hal ini dilakukan sejak Office 2010.

Validation Rule dan Validation Text adalah dua properti yang saling berkaitan yang terdapat di Access. Bila ingin membuat Validation Rule, maka kita sebaiknya juga menyertakan Validation Text yang digunakan untuk menjelaskan secara ringkas Validation Rule.

Dalam sebuah aplikasi database yang disusun dengan menggunakan VBA dan menggunakan database back-end yang tidak selalu terbuka, kita harus memastikan terlebih dahulu, apakah database back-end itu dalam posisi sudah dibuka atau tidak. Untuk memastikannya, kita dapat membuat fungsi yang digunakan untuk mengecek sebuah database yang terbuka.

Microsoft (MS) Query adalah SQL Statement yang terdapat di MS Excel. MS Excel, seperti halnya MS Access menggunakan ACE.OLEDB atau JET.OLEDB provider dari Windows untuk menjalankan query.

Relasi one-to-one sangat jarang diaplikasikan pada sebuah database, karena melanggar prinsip normalisasi. Secara prinsip normalisasi, tabel yang berisi data yang menjelaskan entitas tunggal tidak boleh dipecah. Namun demikian, ada kasus tertentu di mana kita harus memecah tabel yang berisi data yang menjelaskan entitas tunggal itu. Umumnya, bila berisi hal-hal yang konfidensial, sebuah tabel akan dipisah menjadi dua, satu tabel bersifat umum dan terbuka, satu tabel lagi bersifat rahasia.

Saat membuat relasi antar dua tabel, Access menampilkan kotak dialog Edit Relationship. Dalam kotak dialog itu, kita diminta untuk mengatur beberapa hal. Selain itu, sisi sebelah kanan dari kotak dialog Edit Relationships mempunyai empat tombol.